Avec les permissions appropriées, l'application Nabu Pro permet aux superviseurs de créer d'autres comptes superviseur au sein de la plateforme.

Afin de créer un nouveau superviseur, vous devez d'abord vous rendre dans les options de votre compte et sélectionner Superviseurs :

Cela vous amènera à la page Superviseurs, où vous pouvez voir tous les comptes superviseur, avec leur nom, courriel, statut, et leurs groupes d'autorisations assignés. À partir d'ici, vous pouvez accéder aux options de votre page et sélectionner la deuxième option pour créer un nouveau compte superviseur :

Ceci ouvrira la fenêtre Ajouter un superviseur. Ici, vous aurez d'abord la possibilité de créer un superviseur à partir d'un utilisateur existant, si applicable, ou de créer un nouveau superviseur à partir de zéro.

• Si vous avez déjà créé un compte utilisateur pour votre superviseur, vous pouvez simplement sélectionner son nom dans la liste déroulante et soumettre votre choix.
• Autrement, vous devrez entrer le prénom, le nom et l'adresse e-mail du superviseur afin de pouvoir créer son nouveau compte.

La deuxième étape de la création d'un superviseur consiste à lui attribuer son ou ses rôle(s) de permissions.

La dernière étape pour terminer la création d'un nouveau superviseur est de l'assigner à son ou ses groupe(s).

Enfin, cliquez sur Sauvegarder pour terminer la création du compte.

La plateforme Nabu Pro comprend un rôle de superviseur spécialement conçu pour les auditeurs externes. Pour ajouter un auditeur externe, accédez aux options de votre compte et sélectionnez Superviseurs :

Cela vous amènera à la page Superviseurs, où vous pouvez voir tous les comptes de superviseur existants sous l'onglet principal. À partir de cette liste, les super-administrateurs peuvent transformer un superviseur régulier en auditeur externe à partir des Actions sur le côté gauche :

Une fois le changement effectué, vous pourrez retrouver le superviseur sous l'onglet Auditeurs externes de la page Superviseurs.

L'application Nabu Pro permet aux superviseurs de définir des filtres automatiques selon les groupes, qui seront appliqués à tous vos tableaux de ressources.

Pour ce faire, vous devez d'abord vous diriger vers les options de votre compte. Vous pouvez accéder à cette page en cliquant sur l'icône de votre compte dans le coin supérieur droit de votre application, puis en sélectionnant la première option disponible :

Dans la page Mon compte, allez à la section Mes groupes située plus bas. Cochez l'option Filtrer automatiquement les resources par mes groupes préférés, puis cliquez sur Sauvegarder pour appliquer les modifications.

Si cela est fait correctement, vous remarquerez en naviguant dans l'application que les items des tableaux sont automatiquement filtrés en fonction de vos groupes préférés :

La plateforme Nabu Pro permet aux superviseurs de gérer leurs préférences pour les notifications par courriel.

Pour ce faire, naviguez vers les options de votre compte. Vous pouvez accéder à cette page en cliquant sur l'icône de votre compte dans le coin supérieur droit de votre application, et en sélectionnant la première option disponible :

Dans la page Mon compte, vous trouverez la section Préférences des emails située au milieu de la page. À partir d'ici, vous pouvez sélectionner le type de notification que vous souhaitez recevoir de la plateforme par courriel :

Les superviseurs peuvent recevoir des notifications dont le contenu est filtré en fonction de leurs besoins. Ceci se fait en définissant vos préférences de groupe dans votre profil (voir l'entrée précédente du FAQ pour plus de détails).

Lorsque vous créez un nouvel utilisateur dans votre application Nabu Pro, vous aurez d'abord le choix entre deux types de comptes différents :

Contractuel :

Le compte de type Contractuel est destiné aux utilisateurs qui utiliseront la plateforme de manière temporaire.

• Seul un nombre limité de licences contractuelles peut être ajouté à votre plateforme.
• Les licences contractuelles sont facturées mensuellement. Le coût mensuel des licences contractuelles est plus élevé que celui des licences d'employés.
• Les licences contractuelles permettent de réaliser des économies pour les utilisateurs qui utiliseront la plateforme pour une durée maximale de 4 mois.
• Pour les utilisateurs qui utiliseront la plateforme plus longtemps, les licences employés sont plus économiques.

Employé :

Le compte de type Employé est le type de compte normal et est destiné aux utilisateurs réguliers.

• Il n'y a pas de limite au nombre de licences d'employés qui peuvent être créées.
• Les licences des employés sont facturées annuellement.
• Les licences des employés peuvent être transférées à un autre utilisateur après qu'elles aient été libérées. Pour plus de détails, consultez le Guide du superviseur.

Lorsque vous créez un nouvel utilisateur dans votre application Nabu Pro, vous aurez le choix entre deux licences différentes :

Communication :

La licence Communication permet aux utilisateurs d'accéder aux mémos de l'organisation qui sont envoyés dans l'application Nabu Pro.

• Les utilisateurs avec cette licence pourront utiliser les sections Tableau de bord et Mémos de l'application Utilisateur.
• Ces utilisateurs peuvent également être assignés aux Groupes pour en faciliter la gestion.
• Les superviseurs pourront attribuer des mémos à ces utilisateurs dans l'application, ce qui leur permet de suivre automatiquement quand les mémos sont lus, ainsi que de définir des rappels automatisés.

Contrôle :

La licence Contrôle permet aux utilisateurs d'accéder à toutes les fonctionnalités disponibles avec la licence Communication, en plus des fonctionnalités de suivi des documents et des formations.

• Les utilisateurs avec cette licence pourront utiliser toutes les sections de l'application Utilisateur.
  (Tableau de bord, Formations, Documents, et Mémos)
• Les superviseurs pourront assigner des formations internes à ces utilisateurs dans l'application, qui générera automatiquement un certificat suite à une tentative réussie par l'utilisateur et qui fera le suivi du temps pris dans la section théorique et l'examen de la formation.
• Les superviseurs pourront attribuer des formations externes à suivre par ces utilisateurs, ce qui leur rappellera automatiquement leur expiration imminente tout en offrant aux superviseurs un système simple pour approuver les soumissions.
• Enfin, les superviseurs auront également la possibilité d'assigner des documents à ces utilisateurs, qui seront également automatiquement suivis pour l'éligibilité, tout en envoyant des rappels automatisés pour les utilisateurs et les superviseurs à chaque cycle de renouvellement.

Pour afficher les items complétés désassignés et les mémos précédemment lus d'un utilisateur, vous devez d'abord vous rendre sur la page d'informations de cet utilisateur. A partir de cette fenêtre, vous pourrez accéder au menu des options dans le coin supérieur droit. Vous pouvez alors sélectionner la première option disponible :

Cela ouvrira la page des Items complétés désassignés et mémos lus pour l'utilisateur. Ici, vous trouverez la liste de tous les éléments précédemment attribués, y compris les formations, les documents et les mémos. Vous pouvez utiliser les champs de filtre situés au-dessus pour rechercher des éléments dans la liste.

À partir de cette page, vous pouvez cliquer sur l'un des items précédemment attribués pour ouvrir la page d'historique de l'utilisateur pour l'élément. Sur cette fenêtre, vous avez accès aux mêmes fonctionnalités et options disponibles dans la page d'historique d'un utilisateur pour un item attribué.

Il est possible pour les superviseurs de générer un rapport incluant les items d'un utilisateur complétés précédemment. Pour plus de détails, voir: Profil de conformité complet de l'utilisateur.

Pour les détails, voir l'entrée précédente du FAQ ci-dessus.

L'application Nabu Pro permet aux superviseurs d'utiliser des numéros dans le champ Titre lors de la création d'une formation ou d'un document. Si vous souhaitez trier les éléments de vos listes par ordre numérique, vous devrez procéder comme suit :

• Entrez le numéro en premier dans le titre de l'article.
• Utilisez le même nombre de chiffres au total pour chaque numéro utilisé.

L'application Nabu Pro permet aux superviseurs de déterminer comment l'expiration des formations ou documents est calculée pour chaque élément nécessitant des renouvellements périodiques. Cela permet d'aligner correctement la fonctionnalité de suivi automatique de la plateforme avec la réalité des exigences réglementaires de votre entreprise.

Lors de la création d'un nouvel article dans l'application Nabu Pro, vous devez définir la Période de validité en mois. Celle-ci représente la durée pendant laquelle l'éligibilité d'un utilisateur est maintenue après avoir terminé avec succès l'article. La saisie d'une valeur supérieure à 0 dans ce champ révélera un nouveau champ situé juste en dessous. Celui-ci vous permet de choisir le type de Calcul de la date d'expiration pour l'élément que vous voulez créer.

Il y a quatre types de calcul d'expiration différents disponibles :

1. Expiration en fonction du dernier renouvellement: La date d'expiration est basée sur la dernière fois que l'item a été complété. En utilisant ce type de calcul, la nouvelle date d'expiration sera toujours définie à la même date que la dernière tentative réussie par un utilisateur, décalée par le nombre de mois que vous avez défini dans le champ Période de validité.
   • Exemple: Pour une formation annuelle terminée le 20 mars 2020, la prochaine échéance est fixée au 20 mars 2021.
     
     
     

     Expiration en fonction du dernier renouvellement
     
     Si elle est renouvelée l'année suivante le 25 février 2021, alors la prochaine date d'expiration sera le 25 février 2022.
2. Expiration à date prédéfinie: La date d'expiration est toujours prévue à la même date dans le cycle, quelle que soit la date à laquelle le document ou la formation a été complété pour la dernière fois, décalée par le nombre de mois que vous avez défini dans le champ Période de validité. Les documents tels que les permis de conduire, qui sont renouvelés à la date d'anniversaire de l'utilisateur, entrent dans cette catégorie.
   • Exemple: Pour un document officiel tel qu'un permis de conduire renouvelé chaque année, la date d'expiration est toujours basée sur la date de naissance du conducteur. Quelle que soit la date d'émission du permis, l'expiration doit être fixée à la date de naissance de l'utilisateur, comme indiqué sur le document.
     
     
     

     Expiration à date prédéfinie
     
     Lorsque le document est renouvelé pour l'année suivante, la date d'expiration reste basée sur la date de naissance de l'utilisateur, quelle que soit la date à laquelle le permis a été renouvelé.
3. Expiration à date fixe: La date d'expiration est prévue le même jour que la première tentative réussie soumise par l'utilisateur, décalée par le nombre de mois que vous avez défini dans le champ Période de validité, tant que la tentative de renouvellement est effectuée pendant la fenêtre de disponibilité de l'article et avant la date d'expiration.
   • Exemple: Pour une formation annuelle qui a été initialement complétée le 20 mars 2020, les prochaines échéances seront ce même jour chaque année si les renouvellements sont effectués dans la fenêtre de temps appropriée.
     
     
     

     Expiration à date fixe
     
     Si la formation est renouvelée le 27 février 2021, la date limite suivante sera toujours le 20 mars pour l'année 2022, à condition que la formation soit renouvelée avant la date d'expiration et après le début de la Période de disponibilité de l'article pour l'utilisateur.
   Si une nouvelle tentative réussie est effectuée par l'utilisateur en dehors de la fenêtre de disponibilité de l'article ou après la date d'expiration actuelle, la nouvelle date d'expiration calculée sera désormais basée sur le même jour que cette dernière tentative réussie, sans tenir compte des autres tentatives qui ont été faites précédemment. Pour des informations plus détaillés au sujet des renouvellements, voir: XXXX
4. Expiration au premier du prochain mois: La date d'expiration est fixée au premier jour du mois suivant la date de réalisation initiale d'une tentative réussie par l'utilisateur, décalée par le nombre de mois que vous avez défini dans le champ Période de validité, tant que la tentative de renouvellement est effectuée pendant la fenêtre de disponibilité de l'article et avant la date d'expiration.
   • Exemple: Pour une formation annuelle terminée le 20 mars 2020, les dates limites suivantes seront le 1er avril de chaque année si les renouvellements sont effectués dans la fenêtre de temps appropriée.
     
     
     

     Expiration au premier du prochain mois
     
     Si la formation est renouvelée le 27 février 2021, la date limite suivante sera toujours le 1er avril pour l'année 2022, tant que la formation est renouvelée avant la date d'expiration et après le début de la Période de disponibilité de l'article pour l'utilisateur.
   Si une nouvelle tentative réussie est effectuée par l'utilisateur en dehors de la fenêtre de disponibilité de l'article ou après la date d'expiration actuelle, la nouvelle date d'expiration calculée sera désormais fixée au premier jour du mois suivant cette dernière tentative réussie, sans compte tenu des autres tentatives qui ont été faites précédemment. Pour des informations plus détaillés au sujet des renouvellements, voir: XXXX

Modifier le calcul d'expiration des articles existants

Vous pouvez également modifier le calcul d'expiration de vos éléments créés précédemment en accédant à votre section Formations ou Documents de l'application à partir du menu latéral, puis en sélectionnant la formation ou le document pour lequel vous souhaitez modifier le calcul d'expiration. Depuis la fenêtre de l'item à modifier, vous pouvez trouver dans les options de la page la fonction Modifier l'information de la Formation ou Document située près du bas de la liste :

Cela vous amènera à la page Modifier l'information de la Formation ou Modifier l'information du Document. C'est ici que vous pouvez ajuster le calcul de la date d'expiration et période de validité de l'article en fonction des critères d'éligibilité dictés par la réglementation de votre industrie.

La plateforme Nabu Pro permet de suivre automatiquement les dates d'expiration de chaque élément nécessitant des renouvellements périodiques, qui sont calculés en fonction de leur type d'expiration :

• Expiration basée sur le dernier renouvellement & Expiration à date prédéfinie - Les renouvellements sont calculés en fonction de la dernière tentative effectuée seulement.
• Expiration au premier jour du mois suivant & Expiration à date fixe - Les renouvellements sont calculés en fonction des tentatives précédemment accomplies et la Fenêtre de disponibilité.
• Pour plus de détails sur les types d'expiration, voir: Comment les dates d'expiration sont-elles calculées?

Lorsque vous créez un nouvel article dans l'application Nabu Pro, vous devez définir la Fenêtre de disponibilité :

La Fenêtre de disponibilité représente le nombre de jours avant la date d'expiration (ou la date de début) pendant lesquels les utilisateurs peuvent accéder et compléter la formation ou le document.

Exemple: Pour un item dont la fenêtre de disponibilité est de 30 jours, si un utilisateur est supposé expirer le 25 juillet, l'item sera disponible pour être complété le 25 juin de la même année :

La Fenêtre de disponibilité agit également comme la période au cours de laquelle les renouvellements sont prévus d'être effectués. La plateforme Nabu Pro considère que toute tentative complétée dans cette fenêtre fait partie de la séquence existante - Par conséquent, les dates d'expiration des renouvellements effectués dans la fenêtre de disponibilité resteront basées sur l'expiration de la première tentative dans la séquence actuelle :

En revanche, lorsqu'un renouvellement se produit en dehors de la période prévue, le système calcule une nouvelle date d'expiration afin de maintenir la conformité avec la réglementation. Cela s'applique aux renouvellements en retard effectués par les utilisateurs, ainsi qu'aux tentatives rétroactives ajoutées par les superviseurs lorsqu'elles ont été complétés avant que l'item ne soit disponible pour l'utilisateur :

Pour étendre l'éligibilité d'un utilisateur, vous devez d'abord vous rendre sur la page d'historique de la formation ou du document de l'utilisateur en question.

À partir de la page historique, vous pouvez accéder aux options dans le coin supérieur droit et sélectionner Prolonger l'éligibilité. Une fenêtre contextuelle s'ouvrira, vous permettant d'indiquer la nouvelle date d'expiration, ainsi que la justification et les documents pertinents :

Afin d'invalider la tentative de formation ou une entrée de document pour un utilisateur, vous devez d'abord vous rendre sur la page d'historique des tentatives pour la formation ou le document de l'utilisateur en question.

À partir de la page d'historique, vous pouvez accéder aux options dans le coin supérieur droit et sélectionner Invalider l'éligibilité. L'invalidation annulera la dernière tentative de formation ou entrée de document valide. Le superviseur doit fournir une raison valide à cette action.

Invalider une tentative mettra à jour le statut d'éligibilité de l'utilisateur en fonction de l'entrée valide précédente. S'il n'y a pas de tentative réussie précédemment, l'utilisateur sera considéré comme étant expiré immédiatement. Cependant, il est possible d'accorder une période de grâce avant que l'utilisateur soit considéré comme expiré à nouveau au moment de l'invalidation de la tentative.

La vidéo suivante montre comment effectuer cette action :

Invalider une tentative de formation ou une entrée de document

Invalidation en lot

Il est également possible d'invalider l'éligibilité de plusieurs utilisateurs simultanément pour une formation ou un document donné.

Pour ce faire, commencez par ouvrir la page d'information de l'article en question. Cliquez sur les options de la page dans le coin supérieur droit, et sélectionnez Invalider les utilisateurs éligibles. Cela ouvrira une fenêtre modale dans laquelle vous devrez indiquer la raison pour laquelle l'éligibilité des utilisateurs est invalidée. Vous avez ensuite la possibilité d'invalider tous les utilisateurs qui sont actuellement éligibles ou de sélectionner individuellement chaque utilisateur à invalider.

Encore une fois, il est possible d'accorder aux utilisateurs un délai de grâce avant qu'ils ne soient considérés comme étant expirés dans le système lors de l'invalidation de leurs tentatives.

Nabu Pro comprend des options de configuration spécialement conçues pour permettre aux gestionnaires de maintenir les séquences de renouvellement existantes des employés.

Pour les éléments dont le calcul d'expiration est configuré comme Expiration à date fixe et Expiration le premier du mois suivant, la date des renouvellements à venir est affectée par la séquence historique de l'utilisateur. Par conséquent, lors de l'ajout de la première tentative d'historique d'un utilisateur pour un tel élément dans la plateforme, une option unique est mise à la disposition des superviseurs pour définir une date de renouvellement personnalisée :

Afin de garantir la validité des informations fournies et minimiser le risque d'erreurs, le système vérifie si la date fournie est compatible avec la configuration actuelle de l'article. Si la date d'expiration que vous avez proposée est rejetée, assurez-vous que la période de Fenêtre de disponibilité de l'article est correctement définie.

À partir du 2021-04-04, votre application Nabu Pro effectue un suivi de toutes les modifications apportées à vos formations et documents (à l'exclusion des utilisateurs et des groupes affectés) et les enregistre dans la page Historique des modifications pour l'article en question.

Vous pouvez trouver cette fonctionnalité en accédant d'abord à la section Formations ou Documents de l'application à partir du menu latéral, puis en sélectionnant la formation ou le document pour lequel vous souhaitez voir les modifications apportées. Depuis la fenêtre de l'article qui vous intéresse, vous trouverez la fonction Historique des modifications parmi les premières options disponibles pour la page :

Cela vous amènera à la page Historique des modifications. Ici, vous pourrez voir la liste complète de toutes les modifications qui ont été apportées à l'article en question depuis le 4 Avril 2021.

Depuis cette fenêtre, vous pouvez utiliser le filtre de recherche situé au-dessus du tableau pour trouver des modifications spécifiques en fonction de l'auteur, de la date ou du contenu de la note. Alternativement, utilisez les cases de filtre sous le champ de recherche pour afficher uniquement les modifications pour un type de changement spécifique (Tag de version, création, modification ou suppression).

Vous pouvez cliquer sur un des changements dans la liste pour afficher des détails supplémentaires. Ceci est particulièrement utile pour les modifications des propriétés de l'item, où vous pouvez voir précisément quels champs ont été modifiés, ainsi que l'ancienne et la nouvelle valeur attribuée pour chaque champ qui a été modifié :

Utiliser les Tags de Version

La page Historique des modifications vous permet de créer des tags de version pour vos éléments, permettant aux superviseurs de différencier facilement les différentes versions de leur formation ou document. Cette fonctionnalité donne aux superviseurs la possibilité de suivre toutes les modifications apportées à l'article entre les différentes versions, et permet également de générer un rapport PDF comprenant toutes les modifications apportées pour chaque version.

Les superviseurs disposent de deux méthodes pour créer un tag de version dans l'application :

1. À partir de la fenêtre Historique des modifications, cliquez sur le bouton Taguer une version situé dans le coin supérieur droit, sous les options de votre compte. Cela vous amènera à la fenêtre Taguer une version. Sur cette page, vous pouvez saisir un nom (ou un numéro) pour identifier la version que vous créez. En utilisant cette méthode, vous devrez spécifier la date de la dernière modification effectuée pour la version que vous faites. Enfin, vous devez fournir des informations dans le champ Résumé des modifications, qui devraient inclure les détails pertinents requis à des fins d'audit.
2. Alternativement, vous pouvez créer un tag de version en allant à la dernière modification effectuée dans le tableau pour la version que vous souhaitez créer, et en cliquant sur le bouton situé à sa droite. Cela remplira automatiquement le champ de date dans la fenêtre Taguer une version pour correspondre à la modification choisie dans la liste. Vous devez ensuite saisir un nom pour identifier la version à créer et inclure les détails pertinents requis à des fins d'audit dans le champ Résumé des modifications.

Une fois que vous avez créé un tag de version pour un article, vous pourrez générer un rapport PDF des modifications apportées pour cette version spécifique. Pour faire cela, vous devez cliquer sur le tag de version dans votre liste des modifications et des tags de version, puis cliquer sur le bouton Générer PDF situé en bas à droite de la fenêtre contextuelle :

La vidéo suivante montre comment vous pouvez utiliser cette fonctionnalité dans votre plateforme Nabu Pro :

Historique des modifications

La plateforme Nabu Pro permet aux superviseurs et aux utilisateurs de générer des certificats d'achèvement pour toutes les tentatives de formation qui ont été réussies. Pour déverrouiller cette fonctionnalité, vous devez avoir un instructeur assigné à votre formation interne. La section suivante explique en détail comment créer vos instructeurs, suivie des méthodes pour assigner vos instructeurs aux formations.

Créer un Instructeur

L'application Nabu Pro permet aux superviseurs de créer des instructeurs au sein de la plateforme. Ces formateurs peuvent ensuite être assignés à vos formations internes. Un instructeur doit être affecté à vos formations internes afin de pouvoir générer des certificats d'achèvement pour les tentatives d'examen réussites.

Pour créer un nouvel instructeur, allez à la section Formations, puis cliquez sur les options de la page dans le coin supérieur droit et sélectionnez Paramètres des certificats.

Une fois sur la page Paramètres des certificats, vous pourrez créer un nouvel instructeur en accédant à nouveau aux options de la page et en sélectionnant la deuxième option disponible :

Cela vous amènera à la page Créer un instructeur. Ici, vous pouvez simplement entrer le nom et le titre du nouvel instructeur, puis ajouter une image de sa signature. Cliquez sur Suivant pour sélectionner les articles à assigner à l'instructeur. Enfin, cliquez sur le bouton Terminer pour créer l'instructeur.

Vous pouvez voir un aperçu des certificats qui seront générés lorsque cet instructeur sera assigné à vos formations internes. Pour ce faire, cliquez sur le lien Voir un exemple qui se trouve dans le message de confirmation en haut de la page une fois que votre nouvel instructeur est créé avec succès.

Assigner un instructeur à une formation particulière :

Afin d'assigner un instructeur à une formation interne, vous devez d'abord vous rendre sur votre page Formations et sélectionner la formation en question. À partir de la page de la formation, allez dans les options de votre page dans le coin supérieur droit et cliquez sur Modifier l'information de la formation :

Cela vous amènera à la page Modifier l'information de la formation. Ici, vous pouvez sélectionner l'instructeur pour la formation dans la liste déroulante du champ approprié. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour appliquer vos modifications.

Assigner un instructeur à plusieurs formations :

Afin d'assigner un instructeur à plusieurs formations internes, vous devez d'abord vous rendre sur votre page Formations. À partir de cette fenêtre, accédez aux paramètres des certificats en cliquant sur les options de la page dans le coin supérieur droit et en sélectionnant Paramètre des certificats.

Une fois sur la page Paramètre des certificats, cliquez sur le nom de l'instructeur auquel vous voulez assigner des formations. Vous arriverez sur la page d'information de l'instructeur. Allez dans les options de la page et sélectionnez Modifier les formations.

Cela vous amènera à la page Assigner l'instructeur aux formations. Ici, vous êtes présenté avec la liste des formations présentement attribuées à l'instructeur sélectionné, en plus de vos formations internes pas encore attribuées à un instructeur. Vous pouvez simplement sélectionner les formations auxquelles vous souhaitez assigner l'instructeur et désélectionner les formations à désassigner. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour appliquer vos modifications.

Générer le Certificat

Une fois qu'un instructeur est affecté à votre formation interne, vous aurez la possibilité de générer des certificats d'achèvement pour les tentatives réussies des utilisateurs. Pour plus de détails, voir Exporter des données.

L'application Nabu Pro est configurée pour envoyer automatiquement des notifications par email aux utilisateurs et aux superviseurs. Les déclencheurs varient en fonction du type d'item, des actions effectuées et des groupes assignés.

Formations & Documents

Mémos

Superviseurs Ciblés

La plateforme Nabu Pro filtre automatiquement les superviseurs qui sont ciblés par les alertes mentionnés plus haut. Ceux-ci sont filtrés en fonction de leurs permissions, de leurs groupes assignés, ainsi que les groupes assignés aux utilisateurs et items concernés.

Les alertes sont envoyés aux superviseurs selon la hiérarchie suivante:

1. Superviseurs avec les permissions nécessaires & groupes en commun avec l'utilisateur et l'item
2. Superviseurs avec les permissions nécessaires & groupes en commun avec l'utilisateur seulement
3. Superviseurs avec les permissions nécessaires & groupes en commun avec l'item seulement
4. Superviseurs attitrés à l'item avec les permissions nécessaires et les super-administrateurs

Avec votre application Nabu Pro, vous avez la possibilité de configurer vos formations et documents afin qu'ils ne soient jamais considérés comme expirés une fois qu'un utilisateur les a terminés avec succès une fois.

Lors de la création ou modification d'une formation ou d'un document, plusieurs champs vous seront présentés afin de configurer correctement l'élément pour le suivi automatisé. Pour que l'article n'ait pas de date d'expiration, vous devez saisir la valeur « 0 » dans le champ Période de validité en mois :

Une fois votre nouvel élément créé ou modifié avec succès, vous pouvez valider que l'article n'expirera pas en consultant la page d'informations de votre article. Sous l'onglet général, vous verrez que la Période de validité de votre article affiche N'expire jamais. Ceci confirme que l'éligibilité des utilisateurs affectés n'expirera pas après une tentative réussie, à moins qu'un superviseur n'invalide leur éligibilité.

La plateforme Nabu Pro vous offre la possibilité de créer des formations internes pour les examens à livre ouvert.

Accédez à la formation interne que vous souhaitez convertir en un examen à livre ouvert. Allez aux options de la page et sélectionnez Modifier les informations de formation.

Cela vous amènera à la page Modifier les informations de formation. Ici, vous pouvez ajouter le contenu à fournir aux utilisateurs dans l'onglet Matériel de référence.

De retour à l'onglet Informations, vous avez la possibilité de poser les questions de l'examen au hasard ou dans l'ordre. Sélectionnez l'option que vous préférez en cochant la case Poser les questions dans l'ordre aléatoire ou en la laissant vide. Vous pouvez également définir le nombre de questions posées sur le total des questions ajoutées à la formation en indiquant le nombre dans la champ Nombre de questions posées. Enfin, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les modifications.

Pour plus de détails sur comment créer et modifier les questions d'un examen, consultez la page Modifier les questions . *****

Avec votre application Nabu Pro, vous avez la possibilité de créer vos propres formations internes avec seulement du contenu vidéo en tant que théorie.

Cependant, si vous avez essayé d'ajouter une vidéo comme diapositives pour une formation, vous avez peut-être remarqué que cela ne fonctionne pas. Cela se produit car les diapositives doivent être au format PDF. Alors, comment pouvez-vous ajouter une vidéo comme contenu théorique pour une formation interne?

Pour ce faire, vous devrez ajouter au moins une diapositive à votre formation interne. Ceci est nécessaire car le contenu vidéo ne peut être ajouté que comme média de diapositives.

Accédez à la formation interne à laquelle vous souhaitez ajouter le contenu vidéo. Allez aux options de la page et sélectionnez Ajouter des diapositives:

Cela vous amènera à la page Ajouter des diapositives. Ici, vous pouvez ajouter la ou les diapositives qui apparaîtront comme arrière-plan de votre contenu vidéo.

Une fois les diapositives ajoutées avec succès, vous êtes redirigé vers la page de la formation. Une fenêtre contextuelle apparaît pour confirmer que les diapositives ont été ajoutées et vous fournir les prochaines étapes. Sélectionnez l'option Ajouter plus d'interactions avec des médias de diapositives. Vous pouvez également y accéder à partir des options de page.

Maintenant, sur la page Modifier les médias de diapositives, vous êtes présenté avec une vue en grille de vos diapositives. Sélectionnez la diapositive pour laquelle vous souhaitez ajouter la vidéo et cliquez sur l'icône Modifier. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle répertoriant les supports ajoutés à la diapositive, le cas échéant. Cliquez sur l'icône Plus pour ajouter un nouveau média.

Une deuxième fenêtre contextuelle apparaîtra pour créer le support de diapositive. Premièrement, définissez le type de média en tant que pièce jointe dans le menu déroulant. Ensuite, cliquez sur le bouton Plus pour ajouter le fichier vidéo, ou faites glisser et déposez le fichier dans la fenêtre de pièce jointe. Vous pouvez également modifier le titre du fichier multimédia si vous le souhaitez. Enfin, sélectionnez l'option Lecture automatique pour démarrer automatiquement la vidéo lorsque les utilisateurs affichent la diapositive.

L'application Nabu Pro permet aux superviseurs de suivre automatiquement les renouvellements des certifications et des documents récurrents.

Vous trouverez ci-dessous des modèles de configuration qui vous aideront à mettre en place un suivi adéquat de vos documents officiels dans Nabu Pro :

Permis de conduire (Québec)

Pour suivre correctement tous les scénarios possibles concernant les permis de conduire au Québec, deux documents sont nécessaires :

Passeport (Canada)

Pour suivre correctement tous les scénarios possibles concernant les passeports au Canada, deux documents sont nécessaires :

Carte d'identité en zone réglementée (CIZR)

• Expiration en fonction du dernier renouvellement
• Période de validité = 60 mois
• Disponible = 180 jours
• Expiration imminente = 180 ou 90 jours

Document d'aviation (Canada)

• Expiration au premier du prochain mois
• Période de validité = 120 mois
• Disponible = 90 jours
• Expiration imminente = 90 jours

L'application Nabu Pro permet aux superviseurs d'inclure des fichiers PDFs interactifs dans le Matériel de référence lors de la création et la modification d'une formation ou d'un document. Cela permet aux utilisateurs de remplir les documents PDFs requis directement à partir de leur appareil, sans avoir à convertir les fichiers ou les imprimer en version papier au préalable.

Utiliser un PDF interactif dans Nabu Pro

La vidéo ci-dessus offre un exemple de l'expérience d'un utilisateur lors de la soumission d'une formation externe faite avec un PDF interactif, ainsi que l'expérience d'un superviseur lors de la révision.

Pour savoir comment créer un PDF interactif, consultez notre guide rapide sur le blog Nabu Pro.

Lorsque vous tentez d'ajouter des diapositives de contenu théorique à vos formations internes, il est possible que le processus échoue. Quand cela se produit, un message d'erreur apparaît en haut de la fenêtre pour indiquer que l'opération a échoué:

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles cela peut se produire. Voici les causes les plus courantes:

• Fichier très volumineux
• Présentation avec plusieurs centaines ou milliers de pages
• Fichier corrompu

Si le problème n'est pas lié à votre connexion internet, il s'agit probablement d'un problème de compatibilité avec le PDF.

Comment rendre votre fichier PDF compatible

La section suivante fournit des ressources et des conseils qui peuvent aider à corriger un fichier PDF problématique. Voici les meilleures pratiques:

• Utilisez des polices standard: Utilisez des polices standard (comme Arial, Times New Roman et Helvetica) qui sont largement supportées pour éviter les problèmes de compatibilité.
• Réduire la résolution des images: Diminuer la résolution des images pour réduire la taille du fichier. Utilisez la compression JPEG ou JPEG2000 pour réduire la taille sans affecter la qualité de manière significative.

Adobe Acrobat

Si vous disposez d'une licence Adobe Acrobat Pro, vous pouvez essayer plusieurs outils ou options qui vous aideront à rendre votre fichier PDF compatible avec le téléversement sur notre plateforme:

• Créer un nouveau PDF: Ouvrez le PDF, puis allez dans Fichier > Exporter vers > PDF, et enregistrez le fichier en tant que nouveau PDF.
• PDF optimisé: Ouvrez le fichier dans Adobe Acrobat, allez dans Fichier > Enregistrer sous autre > PDF optimisé, et cochez l'option "Optimiser pour une visualisation rapide sur le web".
• PDF/A Standard: Version standardisée du PDF conçue pour l'archivage à long terme, qui garantit une compatibilité maximale. Allez dans Fichier > Enregistrer sous autre > PDF archivable (PDF/A).
• Compresser le PDF: Allez dans Fichier > Enregistrer sous autre > PDF de taille réduite, puis suivez les instructions pour enregistrer la version compressée du PDF..
• Convertir le PDF : Si les étapes ci-dessus ne fonctionnent pas, vous pouvez essayer de convertir le PDF dans un autre format (comme un document Word ou PowerPoint), puis de le réenregistrer en tant que PDF.

Alternatives à Acrobat

Nous recommandons les outils en ligne suivants aux clients qui n'ont pas accès à Adobe Acrobat Pro:

• PDF24 tools
  • Optimize PDF est idéal pour les petites présentations avec des images de haute qualité qui peuvent avoir été corrompues.
  • Compress PDF est idéal pour les fichiers volumineux et les documents PDF comportant plusieurs centaines de pages.
• I Love PDF
  • Repair PDF est idéal pour les petites présentations avec des images de haute qualité qui peuvent avoir été corrompues.
  • Compress PDF est idéal pour les fichiers volumineux et les documents PDF comportant plusieurs centaines de pages.

Si aucune des solutions proposées ci-dessus ne résout votre problème, veuillez nous contacter directement à l'adresse support@nabupro.com.

Les superviseurs ont la capacité de manipuler les données présentées dans les rapports générés depuis la section Rapports. Cela permet aux administrateurs de personnaliser les données, l'affichage et le format des rapports afin de mieux répondre à leurs besoins et de révéler des informations utiles.

Paramètres du rapport

Commencer un rapport ouvrira la page d'information du rapport. Vous trouverez les paramètres du rapport en haut de cette fenêtre :

Utilisez ces paramètres pour spécifier quel type de données devra être inclus lorsque vous exécutez le rapport.

Tri et filtrage des colonnes

Une fois généré, le rapport apparaît sur la page et présente les entrées de données sous forme de tableau. Les différents symboles situés à côté des titres des colonnes vous permettront de personnaliser davantage l'affichage de votre rapport.

Il est possible de trier les données présentées par les valeurs d'une colonne spécifique, par ordre croissant ou décroissant, en cliquant sur le bouton de tri (). Cela réorganisera les données présentées dans l'ordre alphanumérique, en commençant par les chiffres.

Des filtres supplémentaires peuvent être appliqués aux colonnes qui comportent le bouton de filtre. (). Cela permet aux superviseurs de modifier dynamiquement les entrées qui sont présentées dans le rapport. En cliquant sur le bouton, une fenêtre miniature s'ouvre, vous permettant de sélectionner les entrées que vous souhaitez afficher dans le rapport.

Groupage

Certains rapports offrent aux superviseurs la possibilité de modifier leur format de présentation en appliquant la fonction de groupage. Lorsque disponible, vous trouverez cette option dans le coin supérieur droit du tableau du rapport :

L'application du regroupement au rapport réorganisera les entrées pour les réunir en fonction du critère sélectionné. Cette opération fait apparaître de nouvelles rangées du résumé pour chaque groupe, qui affichent des informations agrégées sans nécessiter de calculs manuels.

Lorsque le groupage est appliqué, il est possible d'afficher uniquement les informations récapitulatives de chaque groupe en cliquant sur le bouton Afficher le résumé qui apparaît à droite du volet de sélection du groupage.

Nabu Pro permet aux superviseurs de personnaliser leur section de rapports pour mieux répondre à leurs besoins et gagner du temps. Cela peut être réalisé en créant des rapports personnalisés, qui peuvent être organisés en fonction des préférences de l'utilisateur et peuvent être partagés avec d'autres superviseurs au sein de la plateforme.

Sauvegarder un rapport personnalisé

Il est possible pour les superviseurs de créer des rapports personnalisés à partir des types de rapports existants disponibles par défaut.

Pour ce faire, ouvrez le type de rapport que vous souhaitez personnaliser. Sélectionnez les paramètres du rapport que vous souhaitez inclure, puis exécutez le rapport. Une fois que c'est fait, allez dans les options de la page et sélectionnez Sauvegarder. Saisissez un nom pour votre rapport personnalisé et ajoutez des détails si nécessaire. Cette fonction permet de conserver les paramètres du rapport en cours et vous permet d'y accéder à nouveau rapidement.

Une fois enregistré, votre rapport personnalisé sera ajouté à la section Mes rapports personnalisés de la page Rapports.

Gérer les rapports personnalisés

La section Mes rapports personnalisés permet aux superviseurs d'accéder rapidement à leurs rapports enregistrés et de les gérer.

Pour modifier l'ordre dans lequel les rapports enregistrés apparaissent, il suffit de sélectionner le rapport en cliquant sur l'icône de sélection () et faites-le glisser jusqu'à la position souhaitée.

Vous trouverez des informations et des fonctions supplémentaires en cliquant sur le bouton Détails. Cliquer sur le bouton flèche ( ) révélera des options supplémentaires. À partir d'ici, vous pouvez partager le rapport sauvegardé avec un autre superviseur dans l'application ou le supprimer.

Certains des rapports disponibles dans l'application Nabu Pro affichent des diagrammes de quartiles lorsque suffisamment d'entrées sont incluses :

Les diagrammes de quartiles sont utilisés pour afficher visuellement la distribution des données en fonction de cinq valeurs principales :

1. Médiane: La valeur moyenne de l'ensemble de données.
2. Premier quartile (Q1): La valeur intermédiaire entre le plus petit nombre et la médiane de l'ensemble de données.
3. Troisième quartile (Q3): La valeur intermédiaire entre le plus grand nombre et la médiane de l'ensemble de données.
4. Minimum: La plus petite valeur de l'ensemble de données qui n'est pas une valeur aberrante.
5. Maximum: La plus grande valeur de l'ensemble de données qui n'est pas une valeur aberrante.

Valeurs aberrantes

Les entrées de données sont considérées comme aberrantes si elles se situent en dehors d'une certaine intervale, qui est déterminée par l'écart interquartile (IQR) de l'ensemble de données. Cette valeur est équivalente à la différence entre le premier et le troisième quartile (Q1 - Q3). Une fois que la valeur de l'écart interquartile est connue, elle est utilisée pour calculer les valeurs dans lesquelles les entrées de données ne sont pas considérées comme aberrantes en utilisant les formules suivantes :

• Limite supérieure: Q3 + (1.5 * IQR)
• Limite inférieure: Q1 - (1.5 * IQR)

Ces valeurs sont utilisées pour déterminer les valeurs minimales et maximales du diagramme de quartiles. La valeur minimale sera la valeur la plus basse de l'ensemble de données qui est supérieure à la limite inférieure, et la valeur maximale sera la valeur la plus élevée qui est inférieure à la limite supérieure. Toutes les autres valeurs qui se trouvent être supérieures à la limite supérieure ou inférieures à la limite inférieure apparaîtront comme des valeurs aberrantes dans le graphique boxplot.

Observations

En utilisant les valeurs identifiées dans le diagramme de quartiles, il est possible d'extraire des informations utiles sur l'ensemble de données considéré. Voici des exemples d'observations qui peuvent être faites facilement :

• Environ 50 % des entrées sont situées au-dessus et au-dessous de la médiane.
• Environ 25 % des entrées sont inférieures au Q1 et 75 % sont supérieures.
• Environ 75 % des entrées sont inférieures au Q3 et 25 % sont plus petites.
• Environ 50 % des entrées se situent dans la boîte de l'écart interquartile (entre Q1 et Q3).
• Si le diagramme présente une répartition large, cela signifie que la variance de l'ensemble de données est plus importante.
• Si la boîte de l'écart interquartile n'est pas centrée entre les deux moustaches (min & max), l'ensemble de données est asymétrique.
• Si les 4 sections principales du diagramme sont de taille inégale, cela suggère qu'il y a plus de variance à l'intérieur d'au moins un des quartiles.

De nombreux organismes de réglementation exigent des entreprises qu'elles mettent à jour leur documentation à la suite de toute modification de leurs procédures opérationnelles. L'adoption et le passage à la plateforme Nabu Pro pour les activités de gestion de la conformité doivent donc être abordés dans vos documents d'entreprise mis à jour.

Les modèles ci-dessous devraient fournir des exemples pertinents des ajustements nécessaires les plus courants, en fonction de votre secteur d'activité :

Opérations d'aviation et d'aéronautique :

Chapitre - Système de contrôle des opérations

• Section - Procédures de diffusion des informations opérationnelles:

  La compagnie diffusera des informations opérationnelles aux pilotes et aux autres employés par le biais de mémos opérationnels de la compagnie via le logiciel Nabu Pro. Le système assurera le suivi des confirmations non lues et de toutes les confirmations de lecture.

Chapitre - Formation

• Section - Dossiers de formation:
  1. L'entreprise tiendra un registre de toutes les formations pendant trois (3) ans après la date du contrôle en utilisant le logiciel Nabu Pro.
  2. Pour évaluer chaque étudiant à l'issue du programme de formation au sol, un examen complet sur chaque sujet sera administré. L'entreprise utilisera le logiciel Nabu Pro pour administrer et/ou suivre les différentes formations requises.
  3. Tous les documents et formulaires de formation seront signés et datés par le candidat et le chef pilote (ou par un pilote délégué par le chef pilote). De même, tous les examens seront corrigés à 100% par le logiciel Nabu Pro ou par le chef pilote.
  4. (Si vous utilisez des formations fournies par Nabu Pro) - Dans votre liste de formations, ajoutez "(Nabu Pro)" après le titre de vos cours qui utilisent le matériel de formation de Nabu Pro.

Pour plus d'information sur comment ajouter des favoris à votre navigateur web, cliquez sur le nom de votre navigateur préféré pour accéder au guide détaillé provenant de leur documentation :

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