Le tableau de bord présente un résumé de la situation actuelle au sein de l'application. Vous arriverez sur cette page lorsque vous vous connectez sur votre plateforme Nabu Pro.

La section supérieure affiche un résumé de chaque section de votre application et vous permet d'y accéder rapidement.

La section de gauche au bas de la fenêtre affiche la liste des formations externes et documents présentement en attente d'approbation. Cliquez sur un élément pour accéder rapidement à la page d'approbation pour la soumission de l'utilisateur.

La section en bas à droite présente les messages provenant de Nabu Pro, qui résument les notes de mises à jour du logiciel. Lorsqu'un changement est effectué suite à une modification au niveau de la règlementation, vous trouverez un lien pour accéder rapidement aux nouveaux règlements.

Navigation et interface

La barre latérale à la gauche de la fenêtre vous permet de naviguer rapidement entre les différentes sections de votre application et est persistante sur toutes les pages. Vous pouvez cliquer sur l'icône tout en bas () pour alterner entre la vue étendue et la vue réduite.

Dans le coin supérieur droit de votre plateforme Nabu Pro, vous trouverez des boutons supplémentaires :

• Compte utilisateur : Cliquez sur cette icône pour afficher les options de votre compte de superviseur. Pour plus de détails, consultez la section Gestion des superviseurs
• Notifications (Comptes hybrides seulement) : Cette icône indique que vous avez des éléments à compléter du côté utilisateur de la plateforme. Cliquez sur cette icône pour afficher les détails.
• Bouton de compte hybride (Comptes hybrides seulement) : Ce bouton vous permet d'alterner entre votre compte de superviseur et votre compte d'utilisateur. Pour plus de détails, consultez la section sur les Comptes hybrides.

Enfin, vous trouverez dans le coin inférieur droit de l'application un petit bouton d'aide (). Cliquez ici pour un accès rapide à nos ressources qui peuvent vous aider à répondre à vos questions et à mieux utiliser votre plateforme Nabu Pro.

La page affiche toutes les formations actives du système avec leur statut d'éligibilité.

Symboles importants :

• : Indique qu'une formation interne est sans contenu, ou qu'une formation externe est en attente d'activation suivant son intégration à Nabu Pro.
  • Les utilisateurs ne peuvent pas la complétée puisqu'ils n'y ont pas accès.
• : Indique qu'une formation est désactivée, donc les utilisateurs n'y ont pas accès.
  • Pour plus de détails sur la signification d'une formation désactivée, voir la section: Information de la formation.
• : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité en attente de révision par un superviseur. (Formation externe seulement)
• : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité refusés en attente de révision par l'utilisateur. (Formation externe seulement)
• : Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau. (Seulement sur les petits écrans)

Options de la page :

• Création d'une formation: Permet de créer une nouvelle formation. Consulter la section Créer une formation.
• Création d'une formation externe: Permet de créer une nouvelle formation externe. Voir la section Créer une formation externe.
• Dupliquer une formation: Créer une formation à partir d'une autre. Voir la section Dupliquer une formation ou un document.
• Paramètres des certificats: Permet de déterminer quels formateurs peuvent signer des certificats et quel logo apparaîtra sur les certificats. Voir la section Paramètres des certificats de formation.
• Importer en lot des entrées: Permet d'ajouter rétroactivement une ou plusieurs tentatives de formation effectuées en dehors de l'application. Voir la section Importer des tentatives en lot.
• Formations archivées: Permet d'accéder aux formations archivées. Voir la section Formations & documents archivés.

La page liste tous les documents actifs avec leur statut d'éligibilité.

Symboles importants :

• : Indique qu'un document est en attente d'activation suivant son intégration à Nabu Pro.
  • Les utilisateurs ne peuvent pas le complétée puisqu'ils n'y ont pas accès.
• : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité en attente de révision par un superviseur.
• : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité refusés, en attente de révision par l'utilisateur.
• : Bouton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau. (Seulement sur les petits écrans)

Options de la page :

• Créer un document: Permet de créer un document. (Voir: Créer un document.)
• Dupliquer un document: Permet de créer un document à partir d'un document déjà existant. (Voir: Dupliquer une formation ou un document).
• Importer des entrées de document en lot: Permet d'ajouter rétroactivement un ou plusieurs documents provenant de l'extérieur de l'application. (Voir: Importer en lot.)
• Documents archivés: Permet d'accéder aux documents archivés. (Voir: Formations & documents archivés.)

La page fournit un résumé des informations au sujet de la formation et de ses participants.

La première section de la page, présentée dans l'image ci-dessus, fournit les détails de la formation sous différents onglets. Le nombre d'éléments dans chaque onglet est affiché entre parenthèses pour un aperçu rapide.

• Général: Caractéristiques de la formation.
• Matériel de référence: Document(s) PDF ou images liés à la formation.
• Prérequis: La liste des éléments prérequis qui doivent être complétés avant de débloquer cette formation, et la liste des éléments pour lesquels cette formation est un prérequis.
• Diapositives: Une liste de toutes les diapositives qui constituent la partie théorique de la formation, s'il y a lieu.
• Média de la diapositive: Une liste des contenus multimédias (vidéos, audio, fichiers PDF, images et liens hypertextes) qui peuvent être liés à une diapositive.
• Questions: Une liste des questions d'examen.

La deuxième partie de la page, représentée à la figure ci-dessus, montre le statut d'éligibilité des utilisateurs de la formation. Les panneaux de couleur vous permettent de filtrer les utilisateurs selon leur statut d'éligibilité (complété, expiration imminente et en retard).

Rapport PDF

Vous pouvez générer un rapport PDF sur le statut des utilisateurs assignés grâce au bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau des utilisateurs assignés. Une boîte de dialogue permet d'appliquer le filtre des groupes du tableau.

Symboles importants :

• : Situé à la droite du titre, dans le coin supérieur gauche de l'écran, ce symbole indique que la formation est verrouillée par un responsable. Les formations sont verrouillées quand un superviseur modifie la formation. Cliquez sur le symbole de cadenas verrouillé pour voir le nom du responsable qui a verrouillé la formation. Les actions qui requièrent de verrouiller un module de formation sont identifiées par un symbole de cadenas :
• : Sous le titre de la formation, vous trouverez les badges qui représentent les groupes associés à la formation. Ces groupes sont utilisés comme critères de filtrage pour rechercher des formations dans la page Formations. Les groupes peuvent être modifiés grâce à l'option d'assigner des groupes (voir les options ci-dessous).
• : Ce symbole indique quand l'utilisateur a terminé la formation et est éligible.
• : Ce symbole indique quand l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt. Ceci est basé sur la fenêtre d'expiration prochaine qui a été définie pour la formation. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Modifier l'information d'une formation.
• : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour son renouvellement. L'utilisateur est donc inéligible.
• : Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page :

• Exporter le contenu de l'examen en PDF: Permet d'exporter l'information de l'examen, les questions et réponses au format PDF.
• Exporter le contenu de l'examen en Excel: Permet d'exporter l'information de l'examen, les questions et réponses au format Excel.
• Exporter les diapositives: Télécharger une copie des diapositives au format PDF.
• Utilisateurs précédemment assignés: Consulter la liste des utilisateurs qui ont été désassignés de la formation.
• Historique des modifications: Permet de voir le registre de tous les changements effectués pour la formation.
• Assigner des groupes: Permet de modifier les groupes de la formation.
• Assigner des utilisateurs: Permet de modifier la liste des utilisateurs assignés à la formation. (Voir: Assigner des utilisateurs.)
• Invalider les utilisateurs éligibles: Permet d'invalider l'éligibilité de la formation pour plusieurs utilisateurs simultanément.
• Activer/Désactiver la formation: Permet de modifier la disponibilité de la formation pour les participants. Une formation est automatiquement désactivée lorsqu'un superviseur modifie son contenu. Quand une formation est désactivée, un message apparaît sous le nom de la formation, indiquant quel superviseur l'a désactivée et à quel moment.

Attention

Si un superviseur essaie de désactiver une formation pendant que des utilisateurs la font, le superviseur sera avisé et aura le choix d'attendre que les participants aient terminé, ou d'annuler leur tentative en cours et poursuivre avec la désactivation.

• Modifier l'information de la formation: Option pour modifier les paramètres de la formation. (Voir: Modifier l'information d'une formation).
• Modifier la confidentialité et l'accès: Option pour modifier le statut de confidentialité de la formation et gérer ses superviseurs attitrés.
• Modifier les questions: Option pour accéder à la page de gestion des questions pour la formation. (Voir: Modifier les questions).
• Ajouter/Modifier les diapositives: Option pour ajouter ou modifier les diapositives pour le contenu de la présentation ou pour les références. (Voir: Téléverser un nouveau lot de diapositives).
• Modifier la durée des diapositives: Option pour modifier la durée minimale des diapositives durant la présentation du contenu. (Voir: Modifier la durée des diapositives).
• Modifier les médias de la diapositive: Option pour ajouter ou modifier les médias associés à chaque diapositive durant la présentation du contenu. (Voir: Modifier les médias d'une diapositive).
• Dupliquer: Permet de créer une nouvelle formation à partir de celle-ci.
• Archiver la formation: Permet d'archiver une formation, ce qui la rend indisponible aux utilisateurs et la retire du suivi d'éligibilité. Pour accéder à vos formations archivées, naviguez vers la page des formations archivées (Voir: Formations & documents archivés).

Aperçu de la formation

Il est possible de simuler la formation du point de vue des utilisateurs, tant pour la partie théorique que pour la section examen. Pour accéder à aperçu de la formation, cliquez sur le bouton VOIR situé à côté du champ Type de formation interne sous l'onglet Général. Cela ouvrira la simulation :

Dans cette nouvelle fenêtre, vous pouvez expérimenter la formation du point de vue d'un utilisateur. Vous pouvez naviguer entre la section théorique ainsi que l'examen de la formation, lorsque cela est applicable.

La page fournit un résumé des informations au sujet du document ou de la formation externe et de ses participants.

La première section de la page, présentée dans l'image ci-dessus, affiche les informations du document ou de la formation externe sous différents onglets, en plus d'un panneau plus bas indiquant les requêtes d'approbation en attente. Le nombre d'éléments dans chaque onglet est affiché entre parenthèses pour un aperçu rapide.

• Général: Caractéristiques du document ou de la formation externe.
• Matériel de référence: Document(s) PDF ou images liés au document ou à la formation.
• Champs additionnels: Une liste des champs supplémentaires à remplir par les utilisateurs lors de leurs soumissions.
• Prérequis: La liste des éléments prérequis qui doivent être complétés avant de débloquer ce document ou formation, et la liste des éléments pour lesquels ce document ou formation est un prérequis.

La seconde partie de la page affiche le statut d'admissibilité des utilisateurs assignés au document ou à la formation externe.

Rapport PDF

Il est possible de générer un rapport PDF sur le statut des utilisateurs assignés grâce au bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau des utilisateurs assignés. Le rapport peut appliquer les filtres de groupe du tableau.

Symboles importants :

• : Sous le titre du document apparaît une liste de badges qui représente les noms des groupes associés à la formation ou au document. Les groupes peuvent être modifiés à partir de l'option Assigner des groupes.
• : Ce symbole indique quand l'utilisateur a soumis la formation ou le document et est éligible.
• : Ce symbole indique quand l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt. Ceci est basé sur la fenêtre d'expiration prochaine qui a été définie pour la formation ou le document. Pour plus de détails, voir la section: Modifier l'information d'une formation externe ou d'un document.
• : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour son renouvellement. L'utilisateur est donc inéligible.
• : Indique une soumission en attente d'approbation par le superviseur.
• : Indique une soumission refusée par le superviseur et qui demande une mise à jour de la part de l'utilisateur.
• : Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page :

• Historique des modifications: Permet de voir le registre de tous les changements effectués au document ou à la formation externe.
• Utilisateurs précédemment assignés: Consulter la liste des utilisateurs qui ont été désassignés du document ou de la formation externe.
• Assigner des groupes: Permet de modifier les groupes associés au document ou à la formation externe.
• Assigner des utilisateurs: Permet de modifier la liste des utilisateurs qui doivent compléter le document ou la formation externe. Consultez la page Assigner des utilisateurs pour plus de détails.
• Invalider les utilisateurs éligibles: Permet d'invalider l'éligibilité de la formation ou du document pour plusieurs utilisateurs simultanément.
• Modifier l'information: Permet de modifier l'information générale d'un document. Consultez la page Modifier les informations des documents pour plus de détails.
• Modifier la confidentialité et l'accès: Option pour modifier le statut de confidentialité de la formation ou du document et gérer ses superviseurs attitrés.
• Déplacer vers les documents/formations: Permet de modifier le type de la formation externe ou du document, pour le déplacer vers l'autre section.
• Dupliquer: Permet de créer un nouveau document ou formation à partir de celui-ci.
• Archiver: L'archivage d'un document ou d'une formation le rend indisponible aux utilisateurs et le retire du suivi d'éligibilité. Pour accéder aux documents et formation archivés, consultez la page Formations & documents archivés.

La page présente l'historique complet des attestations de conformité de l'utilisateur pour la formation interne. La section Information, en haut de la page, présente un résumé du statut d'éligibilité actuel de l'utilisateur et des détails sur la dernière attestation réussie. La section Historique en bas de page présente la liste complète des attestations de conformité de l'utilisateur, en ordre chronologique. Cliquez sur une attestation pour aller à la Page de détails d'une attestation de conformité.

Symboles importants :

• : Indique quand l'utilisateur ne peut pas compléter la formation en ce moment.
• : Indique une tentative réelle effectuée dans la plateforme Nabu Pro par un utilisateur.
• : Indique une tentative rétroactive ajouté par le superviseur dans le système.
• : Indique une tentative rétroactive ajoutée au système durant le processus d'intégration initial.
• : Indique quand la tentative a été complétée avec succès par l'utilisateur.
• : Indique que la tentative a été invalidée par un superviseur. Vous pouvez cliquer sur l'icône afin de voir la note laissée par votre superviseur pour plus d'information.
• : Indique qu'une attestation comprend une ou plusieurs tentatives échouées.
• : Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page :

• Ajouter une tentative: Permet d'ajouter une tentative rétroactive. Consultez la page Ajout d'une tentative à une formation pour plus de détails.
• Définir la date limite initiale: Si l'utilisateur n'a jamais terminé la formation auparavant, vous pouvez définir la date limite initiale (date après laquelle il sera considéré comme expiré). Définir la date limite initiale permet à l'utilisateur d'avoir un certain temps pour terminer une nouvelle formation.
• Prolonger l'éligibilité: Si l'utilisateur a présentement une tentative complétée avec succès, vous pouvez établir une extension à sa période de validité actuelle. Prolonger l'éligibilité permet de définir une nouvelle date d'expiration avec une note expliquant la raison, ainsi qu'une pièce justificative.
• Modifier l'extension d'éligibilité: Permet de modifier la date, la note et les pièces jointes de l'extension ou de la supprimer.
• Invalider l'éligibilité: Permet d'invalider l'éligibilité de l'utilisateur (sa dernière tentative réussie). Le superviseur doit émettre une raison à cette action. Il est possible d'accorder une période de grâce avant que l'utilisateur soit considéré comme expiré à nouveau, ou de forcer le renouvellement immédiat au besoin. Invalider une tentative est irréversible.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Sélectionner un utilisateur

La page présente l'historique complet des attestations de conformité de l'utilisateur pour le document ou la formation externe. La section Information, en haut de la page, présente un résumé du statut d'éligibilité actuel de l'utilisateur et des détails sur la dernière attestation réussie. La section Historique en bas de page présente la liste complète des attestations de conformité de l'utilisateur, en ordre chronologique. Cliquez sur une attestation pour aller à la Page de détails d'une attestation de conformité. S'il y a une requête pour approbation en attente, cette dernière apparaît sous le titre de la page.

Symboles importants :

• : Indique quand l'utilisateur ne peut pas compléter la formation ou le document en ce moment.
• : Indique une tentative réelle effectuée dans la plateforme Nabu Pro par un utilisateur.
• : Indique une tentative rétroactive ajouté par le superviseur dans le système.
• : Indique une tentative rétroactive ajoutée au système durant le processus d'intégration initial.
• : Indique quand la tentative a été complétée avec succès par l'utilisateur et approuvée par un superviseur.
• : Indique une soumission en attente d'approbation par le superviseur.
• : Indique une soumission refusée par le superviseur et qui demande une mise à jour de la part de l'utilisateur.
• : Indique que la tentative a été invalidée par un superviseur. Vous pouvez cliquer sur l'icône afin de voir la note laissée par votre superviseur pour plus d'information.
• : Bouton pour afficher les champs manquants du tableau (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page :

• Ajouter une tentative ou une entrée: Permet d'ajouter une tentative rétroactive. Consultez la page Ajout d'une tentative à une formation pour plus de détails.
• Examiner la requête: Accéder à la page de requête d'approbation pour une tentative en attente. Cette option remplace Ajouter une tentative lorsqu'une requête d'approbation est disponible pour l'utilisateur.
• Définir la date limite initiale: Si l'utilisateur n'a jamais effectué la formation auparavant, vous pouvez définir la date limite initiale (date après laquelle il sera considéré comme expiré). Définir la date limite initiale permet à l'utilisateur d'avoir un certain temps pour terminer une nouvelle formation ou un document.
• Prolonger l'éligibilité: Si l'utilisateur a présentement une tentative complétée avec succès, vous pouvez établir une extension à sa période de validité actuelle. Prolonger l'éligibilité permet de définir une nouvelle date d'expiration avec une note expliquant la raison, ainsi qu'une pièce justificative.
• Modifier l'extension d'éligibilité: Permet de modifier la date, la note et les pièces jointes de l'extension ou de la supprimer.
• Invalider l'éligibilité: Permet d'invalider l'éligibilité de l'utilisateur (sa dernière tentative réussie). Le superviseur doit émettre une raison à cette action. Il est possible d'accorder une période de grâce avant que l'utilisateur soit considéré comme expiré à nouveau, ou de forcer le renouvellement immédiat au besoin. Invalider une tentative est irréversible.

La page présente tous les détails de l'attestation de conformité de l'utilisateur pour la formation ou le document. Les sections présentées varient en fonction du type de l'article ou de la tentative en question.

Formations internes (tentatives faites par l'utilisateur)

La section Information, en haut de la page, présente les détails de l'attestation sélectionnée. La section Détails des tentatives, en bas de la page, présente la liste complète des tentatives de l'utilisateur pour l'atteinte d'éligibilité, en ordre chronologique.

Documents, formations externes et formations internes (tentatives rétroactives)

La section Information, du côté gauche de la page, présente présente les détails de l'attestation sélectionnée. La section Historique des changements, du côté droite de page, présente la liste complète des actions et modifications apportées à la tentative, en ordre chronologique.

Symboles importants :

• : Indique que la tentative a été complétée avec succès par l'utilisateur.
• : Indique que la tentative a été échouée par l'utilisateur.
• : Indique que la tentative a été invalidée par un superviseur. Cliquez sur l'icône afin de voir la note laissée par le superviseur pour en savoir plus.
• : Indique que la date d'expiration n'est plus valide en raison d'une invalidation.
• : Bouton d'option pour générer un rapport détaillé de la tentative faite par l'utilisateur, question par question (tentatives d'utilisateurs seulement).
• : Bouton d'option pour voir la liste des actions et des modifications apportées à la tentative (tentatives d'utilisateurs seulement).
• : Bouton pour afficher les champs manquants du tableau (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page :

• Modifier: Permet de modifier les informations de la tentative.
• Réviser la requête Lorsqu'une requête d'approbation est disponible, permet d'y accéder. Cette option remplace l'option Modifier.
• Supprimer Permet de supprimer la tentative.

Après que l'utilisateur ait soumis le renouvellement pour un document ou une formation externe, le superviseur doit le vérifier puis l'accepter ou le refuser :

• Approuver: L'item est validé et l'admissibilité de l'utilisateur est renouvelée.
• Refuser: L'utilisateur est averti par courriel de mettre à jour sa soumission en fonction des commentaires fournis par le superviseur. Après la mise à jour de l'utilisateur, le superviseur est de nouveau informé pour réviser la nouvelle soumission.
• Modifier puis approuver: Le superviseur est redirigé vers la page Modifier la tentative, ou il pourra apporter des changements à la soumission de l'utilisateur. Une fois les changements sauvegardés, la tentative est considérée approuvée. Ceci peut être utile pour corriger rapidement des erreurs mineurs fournies par les utilisateurs.
• Annuler et supprimer la demande: La demande d'approbation est supprimée du système. Le superviseur doit fournir une justification à l'utilisateur afin qu'il comprenne pourquoi sa demande a été supprimée. Cela peut s'avérer utile pour supprimer des entrées erronées effectuées par des utilisateurs, qui resteraient sinon refusées pendant une longue période.

La page affiche un formulaire en étapes pour fournir l'information de base de la formation, les groupes visés ainsi que les utilisateurs qui seront assignés à la formation :

1. La section Information permet de saisir les détails de la formation, ses paramètres de renouvellement, ses prérequis et autres options. Il est également possible d'ajouter du matériel de référence et des instructions pour les utilisateurs.
2. La section Groupes permet d'assigner la formation à vos groupes existants. Bien que les formations puissent être attribués à tous les utilisateurs quel que soit leur groupe, il est utile de spécifier les groupes, car ils servent d'aide pour sélectionner rapidement les utilisateurs ciblés dans la prochaine section (par exemple, tous les utilisateurs du groupe de gestion).
3. Enfin, la section Utilisateurs permet d'assigner la formation aux utilisateurs qui doivent la compléter.

Pour des détails sur l'information à fournir sur la formation, voir :

• Pour une formation interne: Modifier l'information d'une formation
• Pour une formation externe: Modifier l'information d'une formation externe ou d'un document

La page affiche un formulaire en étapes pour fournir l'information de base du document, les groupes visés ainsi que les utilisateurs qui seront assignés au document :

1. La section Information permet de saisir les détails du document, ses paramètres de renouvellement, ses prérequis et autres options. Il est également possible d'ajouter du matériel de référence et des instructions pour les utilisateurs.
2. La section Groupes permet d'assigner le document à vos groupes existants. Bien que les documents puissent être attribués à tous les utilisateurs quel que soit leur groupe, il est utile de spécifier les groupes, car ils servent d'aide pour sélectionner rapidement les utilisateurs ciblés dans la prochaine section (par exemple, tous les utilisateurs du groupe de gestion).
3. Enfin, la section Utilisateurs permet d'assigner le document aux utilisateurs qui doivent le compléter.

Pour des détails sur l'information à fournir pour un document, consultez la section: Modifier l'information d'une formation externe ou d'un document.

Vous pouvez créer une formation ou un document en dupliquant un autre. Les éléments suivants sont dupliqués à partir de la formation ou du document source :

• Configuration du document ou de la formation (fréquence, instructeur, document de référence, etc.) à l'exception de la date de début;
• Contenu de la formation (pour les formations internes seulement);
• Les groupes assignés;
• Les utilisateurs assignés.

La page permet aux superviseurs d'ajouter rétroactivement une tentative de formation effectuée ou une entrée pour un document pour un utilisateur donné. Cette fonctionnalité est utile pour importer l'information d'un utilisateur pour une formation ou un document pour lequel il est déjà conforme.

Les tentatives ajoutées rétroactivement peuvent être modifiées en tout temps. L'historique des changements peut être consulté dans le journal des modifications.

Pour ajouter des tentatives en lot, consultez la section suivante.

La page permet d'ajouter des tentatives de formation rétroactives pour plusieurs utilisateurs et documents ou formations simultanément. La logique est la même que celle décrite dans la section précédente pour l'ajout individuel de tentatives.

La page permet de modifier les groupes ciblés par la formation ou le document.

Après avoir modifié les groupes, l'assistant vous enverra à la deuxième étape afin que vous puissiez ajuster les utilisateurs assignés à l'item en fonction des groupes mis à jour. Consultez la section suivante pour plus de détails. (Voir: Assigner des formations et documents à l'utilisateur).

La page permet d'établir la liste des utilisateurs qui doivent compléter la formation ou le document. L'utilisateur peut être informé des formations et documents nouvellement assignés lorsque l'option est cochée.

Cliquez sur la section Filtres pour faciliter la recherche des utilisateurs à assigner. Le bouton de raccourci () permet de filtrer les utilisateurs rapidement par les groupes assignés à la formation ou au document.

L'action inverse d'assigner des formations et documents à un utilisateur peut être effectuée, voir la section Modifier les formations et documents assignés.

Cette page liste les instructeurs qui peuvent signer les certificats générés par le système pour la réussite des formations internes. On y trouve le nom et titre de chaque formateur ainsi que le nombre de formations auxquelles chaque formateur est assigné.

Les instructeurs doivent être paramétrés d'avance pour les formations qu'ils certifient ou signent afin de générer les certificats de complétion. Il y a deux manières de faire cela :

• Modifier les formations des instructeurs en une seule étape à partir de la page Assigner des formations à l'instructeur.
• Établir l'instructeur d'une formation individuelle à partir de la page pour Modifier le contenu d'une formation.

Options de la page :

• Ajouter le logo de l'entreprise: Téléverser le logo de l'entreprise qui apparaîtra dans le coin supérieur gauche du certificat. (Voir: Modifier le logo de la compagnie).
• Créer un instructeur: Permet d'ajouter un nouvel instructeur.

La page permet d'inscrire ou de modifier le nom de l'instructeur, son titre et le fichier avec sa signature. De plus, elle vous permet de prévisualiser le certificat afin d'en vérifier l'exactitude.

La page affiche la liste de toutes les formations internes qui sont certifiés par l'instructeur.

Options de la page :

• Modifier l'info: Modifier les informations de l'instructeur.
• Modifier les formations: Modifier les formations internes assignés à l'instructeur. (Voir: Assigner un instructeur aux formations)
• Supprimer: Supprimer l'instructeur.

Cette page permet d'établir les formations pour lesquelles l'instructeur sera assigné en tant que signataire des certificats de réussite.

La page permet de modifier le logo qui apparaît sur les certificats. Les formats de fichiers acceptés sont .PNG et .JPEG.

La page répertorie toutes les formations et les documents qui ont été archivés. Le statut d'admissibilité des participants n'est pas indiqué pour les éléments archivés. Cependant, le contenu est préservé. Les formations et documents archivés peuvent être réactivés.

Les superviseurs peuvent consulter les détails de l'item archivé à partir de cette page. Il est possible de :

• Voir tous les utilisateurs assignés à l'item.
• Accéder à l'historique des tentatives pour chaque utilisateur assigné.
• Consulter l'historique des modifications apportées à l'item.
• Visualiser la formation dans le mode de simulation (Formations internes seulement).
• Restaurer la formation ou le document si le superviseur en a la permission.

Les superviseurs ont également un accès limité pour apporter des modifications à l'élément archivé à partir des options de la page :

• Modifier l'information de la formation ou du document
• Modifier les questions (Formations internes seulement)
• Modifier les diapositives (Formations internes seulement)
• Modifier la durée des diapositives (Formations internes seulement)
• Modifier les médias de la diapositive (Formations internes seulement)

La page permet de modifier les informations de base relatives à un module de formation interne.

Onglet Général - Champs :

1. Titre: Titre de la formation.
2. Confidentiel: Option pour établir que la formation est confidentielle.
3. Instructeur de certificat: Nom de l'instructeur apparaissant sur le certificat de réussite.
4. Expiration initiale: Date après laquelle les utilisateurs assignés seront considérés expirés. Utilisez ce champ pour les nouvelles formations qui n'ont pas encore été complétés, afin de fournir un délai aux utilisateurs et leur permettre de les terminer pour la première fois sans être expirés. Vous ne serez plus en mesure de modifier ce champ lorsque la formation aura une tentative enregistrée.
5. Période de validité: La période pendant laquelle la formation est valide. Après ce délai, les participants doivent refaire la formation pour rester conforme. Une valeur nulle indique que la formation est valide de manière permanente (aucune mise à jour requise).
6. Calcul de la date d'expiration: Options pour calculer la date d'échéance. (Voir: Section FAQ sur les types d'expiration)
7. Fenêtre pour la disponibilité: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels la formation est disponible auprès de l'utilisateur pour être complété.
8. Fenêtre pour l'expiration imminente: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels les utilisateurs apparaîtront comme étant en expiration imminente pour les superviseurs.
9. Prérequis: Indique les formations & documents qui doivent être complétés avant de déverrouiller cette formation.
10. Dépendants: Indique les formations & documents pour lesquels la formation actuelle est un prérequis.
11. Nombre de questions posées: Le nombre de questions à inclure dans chaque examen. Par exemple, sur un total de 30 questions possibles, vous pouvez déterminer que 20 questions doivent être posées dans chaque examen. Des questions sont alors choisies au hasard pour assurer une certaine variété d'un examen à l'autre.
12. Score minimum requis: Note de passage pour réussir l'examen.
13. Poser les questions de façon aléatoire: Cochez cette option pour que les questions d'examen s'affichent de manière aléatoire.
14. Examen seulement: Cochez cette option pour indiquer que la formation ne contient pas de partie théorique, mais seulement un examen. Par conséquent, les diapositives téléchargées servent de référence seulement.
15. Les utilisateurs peuvent consulter les diapositives: Cochez cette option pour permettre aux utilisateurs de réviser le contenu théorique après avoir complété la formation avec succès.
16. Consignes pour les utilisateurs: Indique les instructions laissées pour fournir aux utilisateurs plus de détails sur la façon de compléter la formation.
17. Information pour les superviseurs: Indique les notes internes laissées pour plus d'information à propos de la formation.

Onglet Matériel de référence :

Cliquez sur l'onglet Matériel de référence pour téléverser ou supprimer les fichiers PDF ou les images qui pourront être visualisés et téléchargés par les utilisateurs pour des informations supplémentaires.

La page permet de modifier les informations de base relatives à un document ou une formation externe.

Onglet Général - Champs :

1. Titre: Titre du document ou de la formation externe.
2. Afficher dans le profil utilisateur: Option pour établir que le document ou la formation sera affichée sur le profil des utilisateurs assignés.
3. Expiration initiale: Date après laquelle les utilisateurs assignés seront considérés expirés. Utilisez ce champ pour les nouveaux articles qui n'ont pas encore été complétés, afin de fournir un délai aux utilisateurs et leur permettre de les terminer pour la première fois sans être expirés. Vous ne serez plus en mesure de modifier ce champ lorsque l'article aura une tentative enregistrée.
4. Période de validité: La période pendant laquelle le document ou la formation est valide. Après ce délai, les participants doivent refaire la formation ou resoumettre le document pour rester conforme. Une valeur nulle indique que le document est valide de manière permanente (aucune mise à jour requise).
5. Calcul de la date d'expiration: Options pour calculer la date d'échéance. (Voir: Section FAQ sur les types d'expiration)
6. Fenêtre pour la disponibilité: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels la formation externe ou le document est disponible auprès de l'utilisateur pour être soumis.
7. Fenêtre pour l'expiration imminente: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels les utilisateurs apparaîtront comme étant en expiration imminente pour les superviseurs.
8. Prérequis: Indique les formations & documents qui doivent être complétés avant de déverrouiller cette formation.
9. Dépendants: Indique les formations & documents pour lesquels la formation actuelle est un prérequis.
10. Consignes pour les utilisateurs: Indique les instructions laissées pour fournir aux utilisateurs plus de détails sur la façon de soumettre la formation ou le document.
11. Information pour les superviseurs: Indique les notes internes laissées pour plus d'information à propos de la formation ou du document.

Onglet Champs additionnels :

Cliquez sur l'onglet Champs additionnels pour ajouter ou modifier les champs additionnels que les utilisateurs devront remplir lors des requêtes d'approbation.

Onglet Matériel de référence :

Cliquez sur l'onglet Matériel de référence pour téléverser ou supprimer les fichiers PDF ou les images qui pourront être visualisés et téléchargés par les utilisateurs pour des informations supplémentaires.

La page permet d'ajouter et de supprimer des questions, ou de revoir le contenu de chaque question. Le bouton Modifier dans la dernière colonne du tableau vous permet de modifier le contenu de la question. Pour plus de détails, consultez la section Modifier le contenu des questions.

La page affiche un formulaire d'assistant pour créer une nouvelle question.

La première section demande si la question utilise des images comme référence. Vous pouvez ajouter vos fichiers d'images ici, sinon vous serez redirigé vers la section suivante.

L'onglet Général permet de saisir le contenu de la question, et de déterminer les réponses à choix multiples.

La dernière section est l'endroit où vous pouvez définir les références pour la question. Celles-ci devraient indiquer où trouver la bonne réponse. Elles seront montrées aux utilisateurs après une réponse incorrecte lors de la section d'examen de la formation.

La page permet de modifier le contenu de la question et les réponses à choix multiples depuis l'onglet Général.

La section du bas permet de modifier les références vers l'endroit où la bonne réponse à une question peut être trouvée. Les références incluent le numéro de la diapositive où les informations correctes peuvent être trouvées et/ou un message pour fournir une note de précision. Une même question peut avoir plusieurs références. Les références seront affichés aux utilisateurs suite à une mauvaise réponse durant l'examen.

Dans l'onglet Images, vous pouvez ajouter ou supprimer des fichiers images qui seront présentés aux utilisateurs lorsque la question leur sera posée. En d'autres termes, il permet aux questions de se référer au contenu des images (Exemple: Que représente le symbole suivant?).

La page permet de fournir les diapositives pour la portion théorique de la formation. Dans le cas d'une formation avec examen seulement, les diapositives peuvent être utilisées comme références pour la correction des questions. Les diapositives doivent être dans un fichier PDF de 60Mo maximum.

Cochez la case Les diapositives sont pour des fins de référencement uniquement pour indiquer que le téléversement est pour une formation avec examen seulement.

Cochez la case Les utilisateurs peuvent consulter les diapositives pour permettre aux employés de réviser le contenu lorsque la formation est complétée.

La case Conserver les données des diapositives existantes est proposée lorsqu'il existe déjà des diapositives pour la formation. Lorsque cochée, les données relatives aux diapositives (références des questions et médias de diapositives) sont conservées.

• Par exemple, si pour l'ensemble actuel, la diapositive 3 est liée à une référence pour une question donnée et que la diapositive 5 contient une vidéo, la liaison à la référence ainsi que la vidéo resteront telles quelles dans le nouvel ensemble de diapositives.
• Toutefois, si la case n'est pas cochée, les éléments liée aux disapositives seront supprimés et toutes les références & médias de diapositive devront être ajoutés à nouveau aux nouvelles diapositives.

La page permet de joindre à une diapositive un ou plusieurs des éléments suivants :

• Vidéo (760 Mo maximum)
• Audio (trame sonore) (20 Mo maximum)
• Image (20 Mo maximum)
• Fichier PDF (20 Mo maximum)
• Un hyperlien

Ces médias sont montrés à l'utilisateur lorsque celui-ci visionne la diapositive pendant la partie théorique de la formation.

Ajouter un média de diapositive

Pour ajouter un nouveau média de diapositive, sélectionnez la diapositive durant laquelle vous souhaitez que le média apparaisse pour l'utilisateur et cliquez sur l'icône Modifier ( ). Cela ouvrira une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pourrez gérer les médias existants pour la diapositive, ou cliquer sur le symbole Plus () pour ajouter un nouveau média. Une autre fenêtre contextuelle apparaîtra, dans laquelle vous pourrez choisir le type de média, ajouter la pièce jointe, saisir un titre et sélectionner la fonction de lecture automatique :

La page permet de définir la durée minimale qu'un utilisateur doit passer sur chaque diapositive pendant la partie théorique de la formation.

La page affiche la liste des modifications effectués pour une formation ou un document, ainsi que les tags de versions créés.

La plateforme Nabu Pro effectue le suivi automatique des changements apportées à une formation ou à un document depuis le 4 Avril 2021 (à l'exclusion des utilisateurs et groupes assignés). Les superviseurs peuvent accéder à ces informations, ce qui leur permet de suivre les changements dans le temps et à travers différentes versions.

Vous pouvez cliquer sur une modification pour ouvrir une fenêtre contextuelle, présentant plus de détails à propos du changement effectué :

Tags de versions

Il est également possible pour les superviseurs de créer des tags de version afin d'identifier clairement les séries de modifications associées à une version spécifique de la formation ou du document.

• Les tags créés apparaîtront dans la liste des modifications et des tags de version et afficheront les détails qui ont été fournis sur la version.
• Les superviseurs peuvent générer un rapport PDF pour un tag, qui répertorie toutes les entrées du journal des modifications précédant le tag, jusqu'à la version précédente s'il y en a une.

Voir l'exemple de comment accéder l'historique, créer un tag et générer un PDF ci-dessous :

Utilisation de l'Historique des modifications

La page répertorie tous les utilisateurs du système avec leur statut d'éligibilité générale et leur statut d'éligibilité pour les mémos. Les utilisateurs peuvent être filtrés par éligibilité, groupes et nom.

Symboles importants :

• : Indique que l'utilisateur :
  • N'a pas encore reçu de courriel d'activation ou n'a pas encore activé son compte utilisateur Nabu Pro.
  • N'est pas assigné à un groupe.
• : Indique le nombre de formations externes ou documents pour lesquels un renouvellement est en attente de révision par un superviseur.
• : Indique le nombre de formations externes ou documents pour lesquels un renouvellement a été refusé, en attente de révision par l'utilisateur.
• : Ce symbole indique que l'utilisateur a terminé tous ses éléments assignés et est éligible.
• : Ce symbole indique que l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt pour au moins un élément, ou que l'utilisateur a au moins un mémo à lire.
• : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour le renouvellement d'au moins un élément, ou n'a pas lu un mémo actuellement en vigueur. L'utilisateur est donc inéligible.
• : Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau. (Seulement sur les petits écrans)

Options de la page :

• Créer un utilisateur: Permet d'ajouter un nouvel utilisateur (Voir: Créer un nouvel utilisateur).
• Importer en lot des entrées: Permet d'ajouter rétroactivement une ou plusieurs tentatives provenant de l'exterieur de l'application (Voir: Importer en lot).
• Utilisateurs archivés: Redirection vers la liste des utilisateurs archivés (Voir: Utilisateurs acrhivés).

La page d'information de l'utilisateur affiche les informations du profil de l'employé, ainsi qu'un aperçu qui résume son statut pour chaque élément auquel il est assigné.

La première section de la page, présentée dans l'image ci-dessus, présente les information sur l'utilisateur. Les détails du profil sont affichés dans la section Profil utilisateur du côté gauche. À la droite, vous trouverez un accès rapide aux documents essentiels qui ont été ajoutés au profil de l'utilisateur.

La section suivante affiche les demandes d'approbation en attente de validation ainsi que les demandes refusées pour l'utilisateur actuel.

Enfin, la dernière section de la page figurant ci-dessus liste les éléments attribués à l'utilisateur. Ce tableau peut être filtré par le nom des éléments et leurs groupes assignés.

Symboles importants :

• : Indique qu'une formation est sans contenu et que les utilisateurs n'y ont pas accès.
• : Indique qu'une formation est désactivée et que les utilisateurs n'y ont pas accès.
  • Pour plus de détails sur la signification d'une formation désactivée, voir la section: Information de la formation.
• : Indique une soumission en attente d'approbation par le superviseur.
• : Indique une soumission refusée par le superviseur et qui demande une mise à jour de la part de l'utilisateur.
• : Ce symbole indique que l'utilisateur a terminé l'élément et est éligible.
• : Ce symbole indique que l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt pour l'élément, ou que l'utilisateur n'a pas lu le mémo.
• : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour le renouvellement de l'élément, ou n'a pas lu le mémo actuellement en vigueur. L'utilisateur est donc inéligible.
• : Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau (Seulement sur les petits écrans).

Options de la page :

• Items complétés désassignés et mémos lus: Permet de voir l'historique des formations ou des documents qu'un utilisateur a suivis mais qui ne lui sont plus attribués (Voir: Items complétés désassignés et mémos lus).
• Modifier le profil: Permet de modifier les informations générales de l'utilisateur (Voir: Modifier la page d'information des utilisateurs).
• Mettre à niveau ou rétrograder la licence: Permet de changer la licence de l'utilisateur. Voir la section des utilisateurs pour plus d'information à propos des licences.
• Assigner des groupes: Permet de modifier les groupes de l'utilisateur (Voir: Assigner des groupes).
• Modifier les formations assignées: Modifier les formations et documents que l'utilisateurs doit compléter (Voir: Assigner des formations et documents).
• Assigner des mémos: Modifier la liste des mémos que l'utilisateur doit lire (Voir: Assigner des mémos).
• Archiver l'utilisateur: Archiver l'utilisateur; il n'apparaîtra plus dans le suivi de l'éligibilité des utilisateurs et sa licence sera libérée. Le compte de l'utilisateur peut être accédé à partir de la Page des utilisateurs archivés.

Rapport de conformité de l'utilisateur :

Le superviseur peut générer un rapport PDF du profil utilisateur (rapport de conformité) à partir du bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau des éléments à compléter. Une boîte de dialogue offre la possibilité de modifier le rapport de la manière suivante :

• Possibilité d'inclure tous les mémos lus précédemment par l'utilisateur.
• Possibilité d'inclure toutes les formations ou tous les documents qui ont été complétés précédemment et qui ne sont plus assignés à l'utilisateur.
• Possibilité d'inclure les mémos que l'utilisateur n'a pas encore lus.
• Possibilité de filtrer le rapport par les groupes actuellement sélectionnés dans le filtre des groupes du tableau des items à complétés.

Voir l'exemple ci-dessous :

La page consiste en un formulaire en étapes qui guide le superviseur afin de créer le profil du nouvel utilisateur.

1. Tout d'abord, la section Type d'utilisateur permet de choisir entre un utilisateur contractuel ou employé.
2. La section Licence permet de choisir entre une licence communication ou contrôle pour l'utilisateur.
3. La section Information permet de préciser les détails concernant l'utilisateur et de sélectionner la langue de sa plateforme.

Note

La case Délai d'activation du courriel permet de créer l'utilisateur sans envoyer directement le e-mail d'activation. Cela laisse le temps à un superviseur de préparer le profil au préalable. Lorsqu'il est prêt, le superviseur peut alors envoyer le courriel d'activation.

4. La section Groupes permet d'assigner l'utilisateur à vos groupes existants.
5. La section Formations et documents permet d'assigner l'utilisateur aux éléments qu'il doit compléter. Par défaut, tous les éléments qui ciblent les groupes sélectionnés à l'étape précédente seront sélectionnés automatiquement. Il est toujours possible d'ajouter ou de supprimer un élément de la liste si nécessaire.
6. La section Mémos permet d'assigner l'utilisateur aux mémos qu'il doit lire. Par défaut, tous les mémos qui ciblent les groupes sélectionnés à l'étape précédente seront sélectionnés automatiquement. Il est toujours possible d'ajouter ou de supprimer un mémo de la liste si nécessaire.
7. Enfin, la section Délai initial permet de définir la date à laquelle l'utilisateur sera considéré pour la première fois comme expiré par la plateforme. Cela permet de donner au nouvel utilisateur un délai pour compléter les éléments qui lui sont assignés dans la plateforme.

Une fois le formulaire soumis, un courriel est envoyé à l'adresse électronique fournie avec un mot de passe temporaire (sauf si la case Délai du courriel d'activation a été sélectionnée). Le compte de l'utilisateur sera activé dès que l'utilisateur y accédera et modifie le mot de passe temporaire.

Il est possible de créer des hybrides; ce sont des utilisateurs étant à la fois superviseur et utilisateur régulier. Le formulaire permet de créer le nouvel utilisateur à partir d'un superviseur existant. Veuillez consulter la section sur les comptes hybrides pour plus de détails.

La page permet de modifier le profil de l'utilisateur.

Pour les informations personnelles comme la date de naissance, l'adresse, numéro(s) de téléphone et le genre de l'utilisateur, vous pouvez cochez la case Demander à l'utilisateur de le remplir. Ceci ajoutera un item à compléter dans la liste de l'utilisateur, et il sera en mesure de remplir les informations via la plateforme.

La page permet de modifier la liste des groupes auxquels l'utilisateur appartient.

Après avoir modifié les groupes, l'assistant vous enverra aux étapes suivantes afin que vous puissiez ajuster les items attribués à l'utilisateur en fonction des groupes mis à jour. Consultez les sections suivantes pour plus de détails. (Voir: Assigner des formations et documents à l'utilisateur & Assigner des mémos à l'utilisateur.)

La page permet de sélectionner les formations et documents que l'utilisateur doit compléter. L'utilisateur peut être informé des formations et documents nouvellement assignés lorsque l'option est cochée.

Cliquez sur la section Filtres pour faciliter la recherche des items à assigner. Le bouton de raccourci () permet de filtrer les items rapidement par les groupes assignés à l'utilisateur.

Il est également possible de faire l'action inverse et d'établir les utilisateurs devant compléter une formation ou un document (Voir: Assigner des utilisateurs à une formation ou un document).

Les items avec prérequis

En modifiant les formations et les documents assignés à un utilisateur, le superviseurs a accès à l'information sur les prérequis d'une formation ou d'un document, ainsi que de ses dépendants (les formations ou documents pour lesquels il est lui-même un prérequis). Cette information est accessible en cliquant le triangle jaune () à côté d'une formation ou d'un document.

Vous constaterez également que certains items sélectionnés peuvent être bloqués. Un item bloqué indique qu'un ou plusieurs items pour lesquels l'item présent est un prérequis sont présentement sélectionnés. Pour désélectionner l'item bloqué, ses dépendants doivent être désélectionnés au préalable, tel qu'indiqué dans l'exemple ci-dessous :

Indication des prérequis lors de l'attribution des formations et des documents

La page permet de modifier la liste des mémos que l'utilisateur est requis de lire.

Cliquez sur la section Filtres pour faciliter la recherche des mémos à assigner. Le bouton de raccourci () permet de filtrer les mémos rapidement par les groupes assignés à l'utilisateur.

La page des utilisateurs archivés présente une liste de tous les utilisateurs archivés. Elle offre la possibilité d'accéder au profil d'un utilisateur archivé ou de le rétablir.

Un superviseur a un accès limité au profil d'un utilisateur archivé. Il peut :

• Voir tous les items (formations, documents et mémos) que l'utilisateur a complétés ou lus.
• Télécharger un rapport PDF des items complétés et lus.
• Restaurer l'utilisateur s'il en a la permission (voir les options de la page ).

La page affiche la liste des documents et formations qui ont été complétés et qui ne sont plus assignés ainsi que les mémos qui ont été lus. Le superviseur peut sélectionner ces items et accéder à leur information respective.

Cette page présente la liste des mémos en attente. Un mémo est considéré en attente s'il répond à l'un des critères suivants :

• La date d'entrée en vigueur du mémo n'est pas passée ou;
• Un utilisateur ou plus assigné au mémo ne l'a pas encore lu.

Symboles importants :

• : Ce symbole indique que le mémo a un statut de priorité Urgent.
• : Ce symbole indique que tous les utilisateurs ont lu le mémo.
• : Ce symbole indique qu'au moins un utilisateur n'a pas lu le mémo.
• : Ce symbole indique qu'au moins un utilisateur est en retard et n'a pas lu le mémo.

Cliquez sur le bouton Créer un mémo dans le coin supérieur droit pour ouvrir la page Créer un mémo.

La page des mémos en vigueur présente une liste de tous les mémos respectant les deux critères suivants :

• La date d'entrée en vigueur est passée et;
• Tous les utilisateurs assignés ont lu le mémo.

Cliquez sur le bouton Créer un mémo dans le coin supérieur droit pour ouvrir la page Créer un mémo.

La page des mémos archivés présente une liste de tous les mémos qui sont archivés.

Cette page présente le contenu du mémo ainsi que des informations détaillées dans l'onglet Général. Si le mémo a des questions, elles seront listées dans l'onglet Questions. La section du bas affiche le statut de lecture des utilisateurs assignés. Le superviseur a également la possibilité de modifier la date d'expiration personnalisée et le statut de lecture de chacun des utilisateurs assignés (marqué comme lu ou non lu par l'utilisateur) en cliquant sur .

Symboles importants :

• : Ce symbole indique que l'utilisateur a lu le mémo.
• : Ce symbole indique que l'utilisateur n'a pas lu le mémo.
• : Ce symbole indique que l'utilisateur est en retard.

Options de la page :

• Modifier le contenu: Modifier le contenu du mémo. Une fois que le mémo est en vigueur, le contenu ne peut plus être modifié.
• Assigner des groupes: Modifier les groupes ciblés.
• Assigner / Ajouter des utilisateurs: Modifier les utilisateurs assignés. Une fois le mémo est en vigueur, on peut seulement ajouter nouveaux utilisateur.
• Supprimer: Supprimer le mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo n'est pas encore en vigueur.)
• Lu par tous: Marquer tous les utilisateurs assignés comme ayant lu le mémo.
• Exporter en PDF: Exporter toute l'information du mémo en format PDF.
• Établir une date d'archivage automatique: Ajouter une date d'archivage automatique au mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo est En vigueur et ne possède pas de date d'archivage automatique.)
• Modifier la date d'archivage automatique: Modifier ou retirer la date d'archivage automatique du mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo est En vigueur et possède une date d'archivage automatique.)
• Archiver: Archiver le mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo est En vigueur.)
• Rétablir: Rétablir le mémo archivé. (Disponible uniquement lorsque le mémo est Archivé.)

Cette page consiste en un formulaire en étapes permettant de fournir les informations du mémo, les groupes ciblés et les utilisateurs requis de le lire :

1. La section Information permet de saisir le contenu du mémo, ses détails et ses options. Il est également possible d'ajouter des pièces jointes et des questions de validation au mémo.
2. La section Groupes permet d'assigner le mémo à vos groupes existants. Bien que les mémos puissent être attribués à tous les utilisateurs quel que soit leur groupe, il est utile de spécifier les groupes, car ils servent d'aide pour sélectionner rapidement les utilisateurs ciblés dans la prochaine section (par exemple, tous les utilisateurs du groupe de gestion).
3. Enfin, la section Utilisateurs permet d'assigner le mémo aux utilisateurs qui doivent le lire.

Mémos urgents

Définir des mémos comme Urgents obligera les utilisateurs assignés à lire le mémo avant de pouvoir compléter les autres éléments qui leur sont assignés dans la plateforme.

Archiver automatiquement le mémo après un délai

Ce champ permet de définir une période de temps prédéterminée après laquelle un mémo sera archivé automatiquement. Le décompte de cette période est commencé lorsque le mémo devient En vigueur.

Pour plus de détails, consultez la section sur les mémos archivés dans les Notes de mise à jour.

Questions de mémo

Les superviseurs peuvent poser jusqu'à trois questions par mémo pour une validation instantanée que les utilisateurs aient bien compris son contenu.

Lorsqu'un mémo comprend des questions, les utilisateurs doivent fournir la réponse correcte à toutes les questions afin de confirmer que le mémo a été lu. Si une question a une mauvaise réponse, l'utilisateur devra relire le mémo et pourra le soumettre à nouveau après un délai d'une minute.

Cette page permet de modifier le mémo. Dans l'onglet Général, il est possible de modifier le contenu, les champs d'informations, les options et les questions du mémo. Allez dans l'onglet Pièces Jointes pour ajouter ou supprimer les fichiers inclus avec le mémo. Le formulaire offre une option permettant de forcer les utilisateurs qui ont déjà lu le mémo à le relire si la modification l'exige.

Cette page permet de modifier les groupes ciblés par le mémo.

Après avoir modifié les groupes, l'assistant vous enverra à la deuxième étape afin que vous puissiez ajuster les utilisateurs du mémo en fonction des groupes mis à jour. Consultez la section suivante pour plus de détails. (Voir: Modifier les utilisateurs d'un mémo).

Cette page permet de modifier les utilisateurs requis de lire le mémo.

Cliquez sur la section Filtres pour faciliter la recherche des utilisateurs à assigner. Le bouton de raccourci () permet de filtrer les utilisateurs rapidement par les groupes assignés au mémo.

La page des groupes présente la liste complète des groupes et affiche le résumé des détails pour un groupe sélectionné.

La section Hiérarchie de groupes située à gauche de la page affiche la liste des groupes sous forme d'arborescence. Les groupes parents ont une flèche à leur gauche et leurs sous-groupes sont listés en dessous. Le champ de filtre situé au-dessus permet d'effectuer une recherche par titre de groupe. Utilisez les boutons situés en dessous pour cacher ou afficher rapidement tous les sous-groupes, ou pour effacer le champ de filtre.

Lorsqu'un groupe est sélectionné dans la liste, un résumé de ses ressources assignées apparaît dans la section Détails du groupe à droite. Pour les groupes qui font partie d'une hiérarchie, une décomposition détaillée peut être révélée en cliquant directement sur une rangée ou le bouton plus ( ).

Pour accéder à la page de détails d'un groupe sélectionné, cliquez sur le bouton Voir le groupe dans le coin supérieur droit.

Créer un nouveau groupe

Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton Créer un groupe dans le coin supérieur droit. Une fenêtre contextuelle va apparaitre, dans laquelle il est possible d'entrer le nom du groupe et de sélectionner un groupe parent si nécessaire. Pour plus de détails sur les groupes parents et les hiérarchies, consultez la section Groupes.

La page d'information d'un groupe affiche dans l'onglet Détails du groupe le nombre de ressources actives actuellement assignés au groupe. Pour les groupes qui font partie d'une hiérarchie, il est possible de voir la répartition détaillée du nombre d'éléments assignés directement ou indirectement en cliquant directement sur la rangée concernée ou sur le bouton plus ( ). Le groupe parent et les sous-groupes sont listés à droite, s'il y en a.

La section en bas de page liste toutes les ressources qui sont assignés au groupe, sous leur onglet respectif. Le champ de recherche permet de filtrer les ressources par nom, et des filtres de colonne supplémentaires sont disponibles pour les listes avec différentes valeurs. Cliquez sur un élément pour accéder à sa page d'information.

Options de la page :

• Modifier: Modifier le nom du groupe et/ou son groupe parent.
• Modifier les utilisateurs du groupe: Modifier les utilisateurs qui appartiennent au groupe.
• Modifier les formations qui ciblent le groupe: Modifier les formations internes et externes assignés au groupe.
• Modifier les documents qui ciblent le groupe: Modifier les documents assignés au groupe.
• Supprimer: Supprimer le groupe.

La page vous permet d'accéder aux rapports et sert de répertoire pour les rapports enregistrés. Elle est divisée en deux sections :

• La section Tous les rapports liste les différents rapports disponibles, regroupés par thèmes, et présente une courte description pour chaque type de rapport.
• La section Mes rapports personnalisés affiche vos rapports enregistrés et vous permet de les organiser pour un accès rapide.

Gestion des rapports sauvegardés

Les superviseurs peuvent ajuster l'ordre dans lequel les rapports enregistrés apparaissent dans la section Mes rapports personnalisés. Il suffit de saisir le rapport en cliquant sur l'icône de sélection () et faites-le glisser jusqu'à la position souhaitée.

Détails

Il est possible d'accéder à plus d'informations et de fonctions en cliquant sur Détails pour un rapport enregistré :

Cliquez sur la flèche ( ) pour révéler les options supplémentaires. À partir d'ici, vous pouvez partager le rapport sauvegardé avec d'autres superviseurs au sein de l'application, ou le supprimer.

La page d'information sur le rapport présente les données extraites à partir de la plateforme. Cette fenêtre permet aux superviseurs d'exécuter le rapport sélectionné et de manipuler les données pour révéler des informations utiles.

Options de la page :

• Sauvegarder: Enregistrer les paramètres du rapport actuel et créer un raccourci dans la section Mes rapports personnalisés.
• Sauvegarder sous: Enregistrer les paramètres du rapport personnalisé actuel sous un nouveau nom.
• Partager: Partager le rapport personnalisé avec un ou plusieurs superviseurs.
• Exporter en CSV: Exporter la vue actuelle du rapport vers un fichier CSV.
• Exporter en PDF: Exporter la vue actuelle du rapport vers un fichier PDF.
• Supprimer: Supprimer le rapport personnalisé de votre section Mes rapports personnalisés.

La page des paramètres du compte présente les détails du compte du superviseur et permet de modifier ses informations, son mot de passe, ses préférences de emails et son filtrage automatique.

Cette section supérieure de la page présente trois sections :

• La section Mon profil dans la section supérieure gauche permet de modifier votre nom, votre adresse email et votre langue pour la plateforme.
• La section Modifier le mot de passe permet de définir un nouveau mot de passe pour le compte.
• La section Mes rôles affiche la liste des rôles de permissions assignés à votre compte.

La section Mes groupes affiche la liste des groupes attribués à votre compte, avec une vue hiérarchique.

Filtrer automatiquement par groupes

Les groupes assignés offrent la possibilité de remplir automatiquement les filtres des tableaux. Pour ce faire, sélectionnez la case Filtrer automatiquement les ressources par mes groupes assignés, puis cliquez sur Sauvegarder. Cela appliquera vos groupes aux filtres des tableaux automatiquement lorsque vous visitez les sections suivantes :

• Tableau des formations et documents
• Tableau des utilisateurs
• Tableau des utilisateurs assignés à une formation ou un document
• Tableau des items à compléter d'un utilisateur
• Tableaux des mémos
• Formation ou document en attente d'approbation

Si vous n'activez pas cette option, vous pourrez quand même filtrer rapidement vos tableaux en utilisant le bouton pour sélectionner vos groupes ( ).

Vous pouvez cliquer sur le bouton de raccourci ( ) pour retirer ou réappliquer rapidement le filtre de vos groupes assignés au tableau.

La section Préférences des emails permet de personnaliser les notifications par email envoyées automatiquement par la plateforme. Vous pouvez activer ou désactiver les notifications pour les différents types d'alertes que vous souhaitez recevoir.

Communications personnalisées

Les groupes assignés filtrent aussi les notifications par courriel destinées au superviseur, afin de recevoir seulement des notifications sur les utilisateurs appartenant à leurs groupes. Pour plus de détails, consultez le FAQ.

La page Superviseurs dresse la liste de tous les comptes superviseur et permet leur gestion.

Cliquez sur le bouton Actions pour afficher des options supplémentaires pour chaque compte superviseur. C'est ici que vous pouvez:

• Modifier les groupes du superviseur,
• Modifier les utilisateurs supervisés,
• Modifier les rôles de permissions assignés,
• Modifier l'option de restriction par les groupes,
• Convertir le superviseur en auditeur externe,
• Et supprimer le compte superviseur.

Options de la page :

• Rôles et permissions: Gérer les rôles de permissions du système pour les superviseurs (Voir: Gérer les rôles et permissions de la plateforme).
• Ajouter un superviseur: Ajouter un nouvel utilisateur superviseur dans la plateforme.
• Ajouter un auditeur externe: Ajouter un nouvel auditeur externe dans la plateforme.

Auditeurs externes

Les comptes d'auditeurs externes ont les mêmes permissions que les superviseurs avec le rôle audit; Cependant, les comptes d'auditeurs externes diffèrent des superviseurs réguliers de la manière suivante:

• Aucune alerte par email n'est envoyée aux auditeurs externes par la plateforme
• Le filtre par groupes dans les tableaux est activé par défaut et ne peut pas être désactivé
• L'accès aux pages suivantes n'est pas accordé:
• Rôles et permissions
• Licences
• Superviseurs
• Paramètres de compagnie

Comptes hybrides

Il est possible d'avoir des Hybrides, qui sont des superviseurs qui ont aussi un compte utilisateur régulier. Vous pouvez identifier les superviseurs qui possèdent un compte hybride en regardant la troisième colonne du tableau. Ils peuvent être créés à partir des pages de création de superviseur ou d'utilisateur régulier en sélectionnant l'option Créer à partir d'un utilisateur/superviseur existant.

Lorsqu'un utilisateur possède un compte hybride, un bouton additionnel est disponible dans le coin supérieur droit de l'application, à la gauche des options du compte. Celui-ci indique quelle interface de la plateforme est présentement utilisée :

• L'indicateur est visible quand la plateforme est en mode utilisateur. Cette interface permet de compléter vos éléments assignés et consulter l'historique du compte utilisateur.
• L'indicateur est visible quand la plateforme est en mode superviseur. Cette interface permet de gérer l'application pour l'ensemble des utilisateurs et articles à compléter. Une icône de notification () est affichée dans le coin supérieur droit de la fenêtre superviseur et indique lorsqu'il y a un ou plusieurs éléments à compléter du côté utilisateur.

Pour accéder à votre autre type de compte, cliquez sur le bouton indiquant le type du compte.

Les comptes hybrides ont été conçus pour les employés qui ont besoin de suivre leur éligibilité pour les éléments à compléter, et qui ont également besoin de fonctionnalités de supervision au sein de la plateforme pour accomplir leurs tâches.

La page consiste en un formulaire d'assistant permettant de créer un nouveau profil de superviseur:

1. La section Information permet de spécifier les détails sur le superviseur, de sélectionner la langue de sa plateforme et de déterminer s'il faut restreindre ses permissions en fonction de ses groupes.
2. La section Permissions est l'endroit où vous pouvez assigner le superviseur à un ou plusieurs rôles de permissions. Ceux-ci détermineront les actions qu'il pourra entreprendre au sein de la plateforme.
3. Enfin, la section Groupes permet d'assigner le superviseur à vos groupes existants. Veuillez prendre note que si vous avez choisi de restreindre les permissions du superviseur en fonction de ses groupes, il ne pourra accéder qu'aux informations détaillées de ses groupes.

Après avoir soumis le formulaire, un courriel est envoyé à l'adresse électronique fournie avec un mot de passe temporaire. Le compte du superviseur sera activé lorsque l'utilisateur y accédera et changera le mot de passe temporaire.

Il est possible de créer des comptes Hybrides, qui possèdent à la fois un compte superviseur et un compte utilisateur ordinaire. Le formulaire de création offre la possibilité de créer le nouveau superviseur à partir d'un compte utilisateur existant. Consultez la section sur les comptes hybrides pour plus de détails.

Toutes les actions des superviseurs sont contrôlées par un système de permissions fonctionnant de la façon suivante :

• Chaque action du superviseur est associée à une permission spécifique;
• Les permissions sont réparties entre différents rôles;
• Les superviseurs sont affectés à un ou plusieurs rôles et ils héritent les permissions des rôles dont ils font partie.

Il existe 8 rôles de permissions par défaut et des rôles personnalisés supplémentaires peuvent être créés. Les rôles par défaut sont les suivants :

1. Monitoring: Le superviseur ne peut que visualiser les informations et générer des rapports, sauf s'il s'agit de voir le contenu d'un examen. Ceci est utile pour les superviseurs qui sont également des utilisateurs.
2. Audit: Le superviseur ne peut que visualiser les informations et générer des rapports, incluant le contenu d'un examen. Ceci est utile pour accorder des permissions de lecture seulement aux auditeurs externes.
3. Gestionnaire de mémo: L'utilisateur peut créer, modifier et assigner des mémos.
4. Instructeur de formation: Le superviseur peut voir et modifier les informations des formations.
5. Gestionnaire de documents: L'utilisateur peut créer, modifier et assigner des documents.
6. Gestionnaire d'utilisateurs: L'utilisateur peut créer, modifier et assigner des utilisateurs, plus des autorisations de gestion et d'entrée de données limitées (le superviseur ne peut pas créer de contenu tel que des mémos ou des formations, ni gérer d'autres permissions et superviseurs).
7. Superviseur: Toutes les permissions des rôles de gestionnaire, plus la gestion des groupe et la gestion limitée des superviseurs.
8. Super Admin: Toutes les permissions sont accordées.

Le widget de la figure ci-dessus permet de visualiser en détails l'ensemble des permissions dans le système et de voir leur répartition entre les rôles. Pour un rôle donné, un carré vert indique que la permission est accordée, tandis qu'un carré rouge indique le contraire. Il est également possible de mettre en évidence les permissions d'un superviseur en cochant l'option située au-dessus du tableau.

Pour les rôles personnalisés, un bouton d'édition est disponible et permet de modifier l'ensemble des permissions accordées au rôle. La fonction Modifier les permissions pour choisir le rôle auquel un superviseur appartient (tableau des superviseurs > bouton de modification des permissions, voir section précédente: Gestion des superviseurs), utilise le même widget.

Pour chaque action du superviseur, il existe une permission. Les pages Créer et Modifier un rôle de permissions permettent d'accorder ou refuser ces permissions au rôle personnalisé.

Notez que chaque fois qu'une nouvelle fonctionnalité impliquant une action du superviseur est ajoutée à la plateforme, une nouvelle permission est également créée.

La page Paramètres de compagnie affiche les informations du compte de l'entreprise, y compris son nom, le niveau de l'abonnement, la limite de licences contractuelles, le nombre de licences contractuelles restantes, la date d'anniversaire du contrat, le code de compagnie, la langue par défaut de l'application, et le fuseau horaire. Les superviseurs avec la permission appropriée peuvent modifier le nom de la compagnie et la langue par défaut.

Archives du processus d'intégration

À partir de cette page, les superviseurs ayant la permission appropriée peuvent accéder aux fichiers qui ont été fournis lors de l'intégration à la plateforme. Ceci permet de conserver tous les dossiers utilisés avant la transition de l'entreprise vers Nabu Pro pour un accès facile et centralisé depuis la plateforme. Cliquez sur le bouton Télécharger pour naviguer la liste des fichiers disponibles et les télécharger au besoin.

La page liste l'ensemble des licences actives de la plateforme. Cliquez sur une licence pour voir son historique des modifications (Voir: Historique des modifications d'une licence).

Les licences sont actives lorsqu'elles sont assignées à un utilisateur ou lorsque leur date de renouvellement n'a pas encore été atteinte.

La date de renouvellement des licences pour les comptes employés est établie en fonction de la date d'anniversaire du contrat pour votre plateforme. Il est possible de voir votre date d'anniversaire du contrat à partir de la page des Paramètres de compagnie. La date de renouvellement des licences pour les comptes contractuels est établie en fonction de la date de création du compte.

Pour plus de détails sur les différents types d'utilisateurs et niveaux de licences, consultez la section des Utilisateurs.

La page liste l'ensemble des modifications apportées à une license.

La plateforme Nabu Pro effectue le suivi automatique des changements apportées aux licences depuis le déploiement de la version 2.6. Les superviseurs peuvent accéder à ces informations, ce qui leur permet de suivre les changements dans le temps et à travers différents utilisateurs.

Vous pouvez cliquer sur une modification pour ouvrir une fenêtre contextuelle, présentant plus de détails à propos du changement effectué :

La page liste l'ensemble des licences archivées de la plateforme. Cliquez sur une licence pour voir son historique des modifications (Voir: Historique des modifications d'une licence).

La page liste l'ensemble des transferts de licences qui ont été effectués entre utilisateurs.

Un transfert a lieu chaque fois qu'une licence est assignée à une personne différente de celle à laquelle elle était précédemment rattachée et le nouvel utilisateur remplit un élément attribué (formation, document ou mémo).