Tableau de bord Dernière mise à jour: Juillet 2022 (v2.4)

Page d'accueil


Le tableau de bord présente un résumé de la situation actuelle au sein de l'application. Vous arriverez sur cette page losrque vous vous connectez sur votre plateforme NabuPro.

La section supérieure affiche un résumé de chaque section de votre application et vous permet d'y accéder rapidement. Les indicateurs pour les sections Utilisateurs et Mémos seront affichés dans une couleur différente selon leur statut global :

  • Vert: Tous les utilisateurs sont éligibles / tous les mémos sont lus.
  • Jaune: Au moins un utilisateur expire bientôt.
  • Rouge: Au moins un utilisateur / mémo est en retard.

La section de gauche au bas de la fenêtre affiche la liste des formations et documents présentement en attente d'approbation. Cliquez sur un élément pour accéder rapidement à la page d'approbation pour cet article.

La dernière section présente les messages provenant de NabuPro, qui résument les notes de mises à jour du logiciel.

Note

Lorsqu'un changement est effectué suite à une modification au niveau de la règlementation, vous trouverez un lien pour accéder rapidement aux nouveaux règlements.

Emplacement

Tableau de bord (Menu latéral)

Formations & Documents

Les formations et documents sont le cœur de l'application. Les superviseurs peuvent utiliser diverses fonctionnalités pour suivre le progrès et éligibilité parmi les utilisateurs. Il y a trois types de formations et documents :

  • Formation interne: Ces formations ont lieu dans la plateforme ; les superviseurs fournissent le contenu (questions, réponses, diapositives, médias, etc.) et les utilisateurs se connectent sur la plateforme pour la compléter.
  • Formation externe: Pour faire le suivi sur des formations qui s'effectuent à l'extérieur de la plateforme.
  • Document: Pour faire le suivi de documents, comme un passeport ou un permis de conduire.

Il y a trois statuts d'éligibilité possibles :

  1. Éligible: Le participant a réussi la formation et l'éligiblité n'expirera pas prochainement.
  2. Expirant bientôt (Expiration imminente): L'admissibilité des participants expirera prochainement (période propre à chaque formation).
  3. Expiré: Le participant n'est plus éligible. Il ou elle doit refaire la formation.

Les responsables et les utilisateurs seront avisés des changements dans le statut de leur admissibilité au moyen de notifications par courriel.

Références de notifications par courriel :

Notification Événement déclencheur
Rappel pour les utilisateurs
  • Un courriel récapitulatif hebdomadaire chaque lundi énumérant les items à compléter au cours des 30 prochains jours.
  • Le jour où un article devient disponible.
  • 4 jours avant que l'admissibilité n'expire.
  • 2 jours avant que l'admissibilité n'expire.
  • 1 jour avant que l'admissibilité n'expire.
  • Le jour que l'admissibilité expire.
Rappel de suivi pour les superviseurs
  • Courriel bihebdomadaire les mardis et vendredis des utilisateurs expirés ou qui expirent dans les 7 prochains jours.
    • Les courriels sont envoyés uniquement lorsqu'un utilisateur expire bientôt ou est expiré.
  • Quand un participant complète une formation (succès ou échec).

Formations


La page affiche toutes les formations actives du système avec leur statut d'éligibilité.

Symboles importants :

  • No Content Symbol: Indique qu'une formation est sans contenu et que les utilisateurs n'y ont pas accès. (Formation interne seulement)
  • Training Disabled Symbol: Indique qu'une formation est désactivée et que les utilisateurs n'y ont pas accès.
  • One Symbol : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité en attente de révision par un superviseur. (Formation externe seulement)
  • Declined Symbol : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité refusés en attente de révision par l'utilisateur. (Formation externe seulement)
  • Plus Symbol: Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau. (Seulement sur les petits écrans)

Options de la page Page Options :

Emplacement

Formations (Menu latéral)

Documents


La page liste tous les documents actifs avec leur statut d'éligibilité.


Symboles importants :

  • One Symbol : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité en attente de révision par un superviseur.
  • Declined Symbol : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité refusés en attente de révision par l'utilisateur.
  • Plus Symbol: Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau. (Seulement sur les petits écrans)

Options de la page Page Options :

Emplacement

Documents (Menu latéral)

Information d'une formation


La page fournit toutes les informations au sujet de la formation et de ses participants.

La première section de la page, présentée dans l'image ci-dessus, fournit les détails de la formation sous différents onglets. Le nombre d'éléments dans chaque onglet est affiché entre parenthèses pour un aperçu rapide.

  • Général: Caractéristiques de la formation.
  • Matériel de référence: Document(s) PDF ou images liés à la formation.
  • Prérequis: La liste des éléments prérequis qui doivent être complétés avant de débloquer cette formation, et la liste des éléments pour lesquels cette formation est un prérequis.
  • Diapositives: Une liste de toutes les diapositives qui constituent la partie théorique de la formation, s'il y a lieu.
  • Média de la diapostive: Une liste des contenus multimédias (vidéos, audio, fichiers PDF, images et liens hypertextes) qui peuvent être liés à une diapositive.
  • Questions: Une liste des questions d'examen.

La deuxième partie de la page, représentée à la figure ci-dessus, montre le statut d'éligibilité des utilisateurs de la formation. Les panneaux de couleur vous permettent de filtrer les utilisateurs selon leur statut d'éligibilité (complété, expiration imminente et en retard).

Rapport PDF

Vous pouvez générer un rapport PDF sur le statut des utilisateurs assignés grâce au bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau des utilisateurs assignés. Une boîte de dialogue permet d'appliquer le filtre des groupes du tableau.

Symboles importants :

  • Training Locked : Situé à la droite du titre, dans le coin supérieur gauche de l'écran, ce symbole indique que la formation est verrouillée par un responsable. Les formations sont verrouillées quand un superviseur modifie la formation. Cliquez sur le symbole de cadenas verrouillé pour voir le nom du responsable qui a verrouillé la formation. Les actions qui requièrent de verrouiller un module de formation sont identifiées par un symbole de cadenas : Edit Question
  • Training Groups : Sous le titre de la formation, vous trouverez les badges qui représentent les groupes associés à la formation. Les groupes peuvent être modifiés grâce à l'option d'assigner des groupes (voir les options ci-dessous).
  • Eligible : Ce symbole indique quand l'utilisateur a terminé la formation et est éligible.
  • Expiring Soon : Ce symbole indique quand l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt. Ceci est basé sur la fenêtre d'expiration prochaine qui a été définie pour la formation. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Modifier les informations de formation .
  • Expired : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour son renouvellement. L'utilisateur est donc inéligible.
  • Plus Symbol: Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page Page Options :

  • Exporter le contenu de l'examen en PDF: Permet d'exporter l'information de l'examen, les questions et réponses au format PDF.
  • Exporter le contenu de l'examen en Excel: Permet d'exporter l'information de l'examen, les questions et réponses au format Excel.
  • Historique des modifications: Permet de voir le registre de tous les changements effectués pour la formation.
  • Assigner des groupes: Permet de modifier les groupes de la formation.
  • Assigner des utilisateurs: Permet de modifier la liste des utilisateurs assignés à la formation. Voir la section Assigner des utilisateurs.
  • Activer/Désactiver la formation: Permet de modifier la disponibilité de la formation pour les participants. Une formation est automatiquement désactivée lorsqu'un superviseur modifie son contenu. Quand une formation est désactivée, un message apparaît sous le nom de la formation, indiquant quel superviseur l'a désactivée et à quel moment.
  • Attention

    Si un superviseur essaie de désactiver une formation pendant que des participants la font, le superviseur sera avisé et aura le choix d'attendre que les participants aient terminé ou d'annuler leur tentative et poursuivre avec la désactivation.

  • Toutes les options de modification: Accédez aux diverses options de modification du contenu. Voir la section de modification du contenu de la formation.
  • Dupliquer: Permet de créer une nouvelle formation à partir de celle-ci.
  • Archiver: L'archivage d'une formation la rend indisponible aux utilisateurs et la retire du suivi d'éligibilité. Pour accéder aux formations archivées, consultez la page Formations archivées.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Choisir une formation

Information d'un document ou d'une formation externe

La partie supérieure de la page affiche des informations générales en plus d'un panneau indiquant les requêtes en attente d'approbation par le superviseur.

La seconde partie de la page affiche le statut d'admissibilité des utilisateurs assignés au document ou à la formation externe.

Rapport PDF

Il est possible de générer un rapport PDF sur le statut des utilisateurs assignés grâce au bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau des utilisateurs assignés. Le rapport peut appliquer les filtres de groupe du tableau.

Symboles importants :

  • Training Groups : Sous le titre du document apparaît une liste de badges qui représente les noms des groupes associés à la formation ou au document. Les groupes peuvent être modifiés à partir de l'option Assigner des groupes.
  • Eligible : Ce symbole indique quand l'utilisateur a soumis la formation ou le document et est éligible.
  • Expiring Soon : Ce symbole indique quand l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt. Ceci est basé sur la fenêtre d'expiration prochaine qui a été définie pour la formation ou le document. Pour plus de détails, voir la section: Modifier les informations de formation.
  • Expired : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour son renouvellement. L'utilisateur est donc inéligible.
  • Review : Indique une soumission en attente d'approbation par le superviseur.
  • Declined : Indique une soumission refusée par le superviseur et qui demande une mise à jour de la part de l'utilisateur.
  • Plus Symbol: Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page Page Options :

  • Assigner des groupes: Permet de modifier les groupes associés au document ou à la formation externe.
  • Assigner des utilisateurs: Permet de modifier la liste des utilisateurs qui doivent compléter le document ou la formation externe. Consulter la page Assigner des utilisateurs.
  • Modifier l'information: Permet de modifier l'information générale d'un document. Consulter la page Modifier les informations des documents pour plus de détails.
  • Déplacer vers les documents/formations: Permet de modifier le type de la formation externe ou du document, pour le déplacer vers l'autre section.
  • Dupliquer: Permet de créer un nouveau document ou formation à partir de celui-ci.
  • Archiver: L'archivage d'un document ou d'une formation le rend indisponible aux utilisateurs et le retire du suivi d'éligibilité. Pour accéder aux documents et formation archivés, consultez la page Formations & documents archivés.

Emplacements

  • Documents (Menu Latéral) > Sélectionner un document
  • Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation externe

Historique des formations de l'utilisateur


Cette page affiche l'historique complet (tentatives rétroactives et faites par l'utilisateur) de l'utilisateur pour la formation choisie ainsi que l'état d'admissibilité de ce dernier.

Symboles importants :

  • Indicates an Actual : Indique une tentative réelle effectuée dans la plateforme NabuPro par un utilisateur.
  • Indicates A Retroactive : Indique une tentative rétroactive ajouté par le superviseur dans le système.
  • Completed : Indique quand la tentative a été complétée avec succès par l'utilisateur.
  • Indicates An Invalidated : Indique que la tentative a été invalidée par un superviseur. Vous pouvez cliquer sur l'icône afin de voir la note laissée par votre superviseur pour plus d'information.
  • Failed : Indique quand la tentative a été échouée par l'utilisateur.
  • Plus Symbol: Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).
  • Options Button : Bouton d'option pour une tentative :
    • Générer le certificat: Permet de génèrer le certificat pour la tentative de formation réussie. Un instructeur doit être assigné pour pouvoir effectuer le téléchargement. L'instructeur peut être assigné à partir de la page des Paramètres des certificats (Voir: Paramètres des certificats des formations).
    • Génèrer un rapport détaillé (tentatives d'utilisateurs seulement): Permet de génèrer un rapport détaillé de la tentative de formation question par question. Les tentatives rétroactives ne possédent pas cette option car elles nécessitent que la formation soit terminée sur la plateforme.
    • Modifier la tentative rétroactive (tentatives rétroactives seulement): Permet de modifier les informations des tentatives rétroactives.
    • Voir le journal des modifications (tentatives rétroactives seulement): Permet de voir la liste des changements apportés à la tentative.
    • Voir la note (tentatives rétroactives seulement): Permet de voir la note laissée avec la tentative.
    • Supprimer (tentatives rétroactives seulement): Permet de supprimer la tentative.

Options de la page Page Options :

  • Ajouter une tentative: Permet d'ajouter une tentative rétroactive. Consulter la page Ajout d'une tentative à une formation.
  • Définir la date limite initiale: Si l'utilisateur n'a jamais terminé la formation auparavant, vous pouvez définir la date limite initiale (date après laquelle il sera considéré comme expiré). Définir la date limite initiale permet à l'utilisateur d'avoir un certain temps pour terminer une nouvelle formation.
  • Invalider l'égibilité: Permet d'annuler l'éligibilité de l'utilisateur (sa dernière tentative) et de forcer le renouvellement immédiat. Le superviseur doit émettre une raison à cette action. Cette action est irréversible.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Sélectionner un utilisateur

Historique des documents et formations externes de l'utilisateur


Cette page affiche l'historique complet de l'utilisateur pour ses documents ou ses formations externes. S'il y a une requête pour approbation en attente, cette dernière apparaît sous le titre de la page.

Pour chaque tentative ou entrée, le superviseur a accès au journal des modifications ainsi qu'aux fichiers de certifications. Également, il peut y amener des modifications si nécessaire.

Symboles importants :

  • Indicates an Actual : Indique une tentative réelle effectuée dans la plateforme NabuPro par un utilisateur.
  • Indicates A Retroactive : Indique une tentative rétroactive ajouté par le superviseur dans le système.
  • Completed : Indique quand la tentative a été complétée avec succès par l'utilisateur et approuvée par un superviseur.
  • Review : Indique une soumission en attente d'approbation par le superviseur.
  • Declined : Indique une soumission refusée par le superviseur et qui demande une mise à jour de la part de l'utilisateur.
  • Indicates An Invalidated : Indique que la tentative a été invalidée par un superviseur. Vous pouvez cliquer sur l'icône afin de voir la note laissée par votre superviseur pour plus d'information.
  • Plus Symbol: Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page Page Options :

  • Ajouter une tentative ou une entrée: Permet d'ajouter une tentative rétroactive. Consulter la page Ajout d'une tentative à une formation.
  • Examiner la requête: Accéder à la page de requête d'approbation pour une tentative en attente. Cette option remplace Ajouter une tentative lorsqu'une requête d'approbation est disponible pour l'utilisateur.
  • Définir la date limite initiale: Si l'utilisateur n'a jamais effectué la formation auparavant, vous pouvez définir la date limite initiale (date après laquelle il sera considéré comme expiré). Définir la date limite initiale permet à l'utilisateur d'avoir un certain temps pour terminer une nouvelle formation ou un document.
  • Invalider l'égibilité: Permet d'annuler l'éligibilité de l'utilisateur et de forcer le renouvellement immédiat. C'est la tentative ou entrée la plus récente qui sera invalidée. Cette action est irréversible.

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Sélectionner un utilisateur

Révision d'une requête d'approbation


Après que l'utilisateur ait soumis le renouvellement pour un document ou une formation externe, le superviseur doit le vérifier puis l'accepter ou le refuser :

  • Approuver: L'item est validé et l'admissibilité de l'utilisateur est renouvelée.
  • Refuser: L'utilisateur est averti par courriel de mettre à jour sa soumission en fonction des commentaires fournis par le superviseur. Après la mise à jour de l'utilisateur, le superviseur est de nouveau informé pour réviser la nouvelle soumission.

Note

Le superviseur à la possibilité de modifier manuellement la soumission si nécessaire. Consulter la section: Historique d'un document ou d'une formation externe de l'utilisateur.

Emplacements

  • Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation > sélectionner une requête dans le panneau des approbations en attentes
  • Utilisateurs (Menu Latéral) > Sélectionner un utilisateur > Sélectionner une requête dans le panneau des approbations en attentes

Créer une formation


La page affiche un formulaire en étapes pour fournir l'information de base de la formation, les groupes visés ainsi que les utilisateurs qui seront assignés à la formation :

  1. La section Information permet de saisir les détails de la formation, ses paramètres de renouvellement, ses prérequis et autres options. Il est également possible d'ajouter du matériel de référence et des instructions pour les utilisateurs.
  2. La section Groupes permet d'assigner la formation à vos groupes existants. Bien que les formations puissent être attribués à tous les utilisateurs quel que soit leur groupe, il est utile de spécifier les groupes, car ils servent d'aide pour sélectionner rapidement les utilisateurs ciblés dans la prochaine section (par exemple, tous les utilisateurs du groupe de gestion).
  3. Enfin, la section Utilisateurs permet d'assigner la formation aux utilisateurs qui doivent la compléter.

Pour des détails sur l'information à fournir sur la formation, voir :

Note

Les formation internes nouvellement créées sont désactivées par défaut car elle ne contiennent pas encore de contenu. Le contenu peut être ajouté à partir des options de la page d'information sur une formation (Voir la section sur la modification du contenu de la formation).

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Options: Créer une formation ou Créer une formation externe

Créer un document


La page affiche un formulaire en étapes pour fournir l'information de base du document, les groupes visés ainsi que les utilisateurs qui seront assignés au document :

  1. La section Information permet de saisir les détails du document, ses paramètres de renouvellement, ses prérequis et autres options. Il est également possible d'ajouter du matériel de référence et des instructions pour les utilisateurs.
  2. La section Groupes permet d'assigner le document à vos groupes existants. Bien que les documents puissent être attribués à tous les utilisateurs quel que soit leur groupe, il est utile de spécifier les groupes, car ils servent d'aide pour sélectionner rapidement les utilisateurs ciblés dans la prochaine section (par exemple, tous les utilisateurs du groupe de gestion).
  3. Enfin, la section Utilisateurs permet d'assigner le document aux utilisateurs qui doivent le compléter.

Pour des détails sur l'information à fournir pour un document, consultez la section: Modifier l'information d'une formation externe ou d'un document.

Emplacement

Documents (Menu latéral) > Options: Créer un document

Dupliquer une formation ou un document


Vous pouvez créer une formation ou un document en dupliquant un autre. Les éléments suivants sont dupliqués à partir de la formation ou du document source :

  • Configuration du document ou de la formation (fréquence, instructeur, document de référence, etc.) à l'exception de la date de début;
  • Contenu de la formation (pour les formations internes seulement);
  • Les groupes assignés;
  • Les utilisateurs assignés.

Emplacements

  • Formations ou Documents (Menu latéral) > Options: Dupliquer
  • Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Options: Dupliquer

Ajouter rétroactivement une tentative de formation ou une entrée de document



La page permet d'ajouter rétroactivement une tentative de formation effectuée par un participant ou une entrée pour un document. Cette fonctionnalité est utilie pour importer l'information d'un utilisateur pour une formation ou un document pour lequel il est déjà conforme.

Les tentatives ajoutées rétroactivement peuvent être modifiées en tout temps. L'historique des changements peut être consulté dans le journal des modifications.

Pour ajouter des tentatives en lot, consultez la section suivante.

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Sélectionner un utilisateur > Options: Ajouter une tentative ou Ajouter une entrée

Importer des tentatives de formations ou des entrées de documents en lot


La page permet d'ajouter des tentatives de formation rétroactives pour plusieurs utilisateurs et documents ou formations simultanément. La logique est la même que celle décrite dans la section précédente pour l'ajout individuel de tentatives.

Emplacement

Formation (Menu latéral) > Options: Importer des tentatives en lots

Assigner des groupes à une formation ou un document


La page permet d'assigner la formation ou le document aux groupes que vous avez créés.

Après avoir modifié les groupes, l'assistant vous enverra à la deuxième étape afin que vous puissiez ajuster les utilisateurs affectés à l'item en fonction des groupes mis à jour. Consultez la section suivante pour plus de détails. (Voir: Assigner des formations et documents à l'utilisateur).

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Options: Assigner des groupes

Assigner des utilisateurs à une formation ou un document


La page permet d'établir la liste des utilisateurs qui doivent compléter la formation ou le document.

L'action inverse d'assigner des formations et documents à un utilsateur peut être éffectuée, voir la section Modifier les formations et documents assignés.

Si la formation ou le document actuel a des prérequis, ils seront automatiquement assignés aux utilisateurs sélectionnés.

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Options: Assigner des utilisateurs

Paramètres des certificats des formations


La page affiche la liste des instructeurs qui peuvent signer un certificat. On y trouve le nom, le titre et la signature numérique de chaque formateur ainsi que le nombre de formations auquelles ce formateur est assigné. Les instructeurs doivent être paramétrés d'avance pour les formations qu'ils certifient. Il y a deux manières de faire cela :


Options de la page Page Options :

  • Ajouter le logo de l'entreprise: Téléverser le logo de l'entreprise qui apparaîtra dans le coin supérieur gauche du certificat.Modifier le logo de la compagnie.
  • Créer un instructeur: Permet d'ajouter un nouvel instructeur.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Options: Paramètres des certificats

Créer ou modifier un instructeur


La page permet d'inscrire ou de modifier le nom de l'instructeur, son titre et sa signature. De plus, elle vous permet de prévisualiser le certificat afin d'en vérifier l'exactitude.

Emplacements

  • Formations (Menu latéral) > Options: Paramètres de certificats > Bouton Modifier l'info pour un instructeur
  • Formations (Menu latéral) > Options: Paramètres de certificats > Options: Créer un instructeur

Assigner un instructeur aux formations


Cette page permet d'établir les formations pour lesquelles l'instructeur sera assigné en tant que signataire des certificats de réussite.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Paramètres des certificats > Bouton Modifier les formations pour un instructeur choisi

Modifier le logo de la compagnie


La page permet de modifier le logo qui apparaît sur les certificats. Les formats de fichiers acceptés sont .PNG et .JPEG.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Options: Paramètres des certificats > Options: Définir le logo de la compagnie

Formations & documents archivés


La page répertorie toutes les formations et les documents qui ont été archivés. Le statut d'admissibilité des participants n'est pas indiqué pour les éléments archivés. Cependant, le contenu est préservé. Les formations et documents archivés peuvent être réactivés.

Emplacement

Formation ou Documents (Menu latéral) > Options: Formations ou Documents archivés

Formations et documents : Modification du contenu

Modifier l'information d'une formation


La page permet de modifier les informations de base relatives à un module de formation interne.

Champs :

  1. Titre: Titre de la formation.
  2. Instructeur de certificat: Nom de l'instructeur apparaissant sur le certificat de réussite.
  3. Expiration initiale: Date après laquelle les utilisateurs assignés seront considérés expirés. Utilisez ce champ pour les nouvelles formations qui n'ont pas encore été complétés, afin de fournir un délai aux utilisateurs et leur permettre de les terminer pour la première fois sans être expirés. Vous ne serez plus en mesure de modifier ce champ lorsque la formation aura une tentative enregistrée.
  4. Période de validité: La période pendant laquelle la formation est valide. Après ce délai, les participants doivent rafraîchir leur formation. Une valeur nulle indique que la formation est valide de manière permanente (aucune mise à jour requise).
  5. Calcul de la date d'expiration: Options pour calculer la date d'échéance.
  6. Fenêtre pour la disponibilité: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels la formation est disponible auprès de l'utilisateur pour être complété.
  7. Fenêtre pour l'expiration imminente: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels les utilisateurs apparaîtront comme étant en expiration imminente pour les superviseurs.
  8. Prérequis: Indique les cours prérequis avant d'effectuer cette formation.
  9. Nombre de questions posées: Le nombre de questions à inclure dans chaque examen. Par exemple, sur un total de 30 questions possibles, vous pouvez déterminer que 20 questions doivent être posées dans chaque examen. Des questions sont alors choisies au hasard pour assurer une certaine variété d'un examen à l'autre.
  10. Score minimum requis: Note de passage pour réussir l'examen.
  11. Poser les questions de façon aléatoire: Cochez cette option pour que les questions d'examen s'affichent de manière aléatoire.
  12. Examen seulement: Indique qu'un module de formation ne contient pas de partie théorique, mais seulement un examen. Par conséquent, les diapositives téléchargées servent de référence seulement.
  13. Consignes pour les utilisateurs: Indique les instructions laissées pour fournir aux utilisateurs plus de détails sur la façon de compléter la formation.
  14. Commentaires: Indique les notes internes laissées pour plus d'information à propos de la formation.
  15. Matériel de référence: Documents PDF ou images que les participants peuvent télécharger pour obtenir plus d'information.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier l'information de la formation

Modifier l'information d'une formation externe ou d'un document


La page permet de modifier les informations de base relatives à un document ou une formation externe.

Champs :

  1. Titre: Titre du document ou de la formation externe.
  2. Expiration initiale: Date après laquelle les utilisateurs assignés seront considérés expirés. Utilisez ce champ pour les nouveaux articles qui n'ont pas encore été complétés, afin de fournir un délai aux utilisateurs et leur permettre de les terminer pour la première fois sans être expirés. Vous ne serez plus en mesure de modifier ce champ lorsque l'article aura une tentative enregistrée.
  3. Période de validité: La période pendant laquelle le document ou la formation est valide. Après ce délai, les participants doivent rafraîchir leur document. Une valeur nulle indique que le docuement est valide de manière permanente (aucune mise à jour requise).
  4. Calcul de la date d'expiration: Options pour calculer la date d'échéance.
  5. Fenêtre pour la disponibilité: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels la formation externe ou le document est disponible auprès de l'utilisateur pour être soumis.
  6. Fenêtre pour l'expiration imminente: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels les utilisateurs apparaîtront comme étant en expiration imminente pour les superviseurs.
  7. Prérequis: Indique les cours ou documents prérequis avant d'effectuer cette formation.
  8. Consignes pour les utilisateurs: Indique les instructions laissées pour fournir aux utilisateurs plus de détails sur la façon de soumettre la formation ou le document.
  9. Commentaires: Indique les notes internes laissées pour plus d'information à propos de la formation ou du document.
  10. Matériel de référence: Documents PDF ou images servant de référence et pouvant être téléchargé par les utilisateurs.

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation externe ou un document > Options: Modifier l'information de la formation ou du document

Modifier les questions


La page permet d'ajouter et de supprimer des questions, ou de revoir le contenu de chaque question. Le bouton Modifier dans la dernière colonne du tableau vous permet de modifier le contenu de la question. Pour plus de détails, consultez la section Modifier le contenu des questions.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les questions

Créer les questions


La page affiche un formulaire d'assistant pour créer une nouvelle question.

La première section demande si la question utilise des images comme référence. Vous pouvez ajouter vos fichiers d'images ici, sinon vous serez redirigé vers la section suivante.

L'onglet Général permet de saisir le contenu de la question, et de déterminer les réponses à choix multiples.

La dernière section est l'endroit où vous pouvez définir les références pour la question. Celles-ci devraient indiquer où trouver la bonne réponse. Elles seront montrées aux utilisateurs après une réponse incorrecte lors de la section d'examen de la formation.

Emplacement

Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les questions > Bouton Ajouter une question

Modifier le contenu des questions


La page permet de modifier le contenu de la question et les réponses à choix multiples depuis l'onglet Général.

La section du bas permet de modifier les références vers l'endroit où la bonne réponse à une question peut être trouvée. Les références incluent le numéro de la diapositive où les informations correctes peuvent être trouvées et/ou un message pour fournir une note de précision. Une même question peut avoir plusieurs références. Les références seront affichés aux utilisateurs suite à une mauvaise réponse durant l'examen.

Dans l'onglet Images, vous pouvez ajouter ou supprimer des fichiers images qui seront présentés aux utilisateurs lorsque la question leur sera posée. En d'autres termes, il permet aux questions de se référer au contenu des images (Exemple: Que représente le symbole suivant?).

Emplacement

Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les questions > Bouton Modifier dans la liste de questions: Modifier la question et les réponses

Téléverser un nouveau lot de diapositives


La page permet de fournir les diapositives pour la portion théorique de la formation. Dans le cas d'une formation avec examen seulement, les diapositives sont utilisées comme références pour la correction des questions. Les diapositives doivent être dans un fichier PDF de 60Mo maximum.

La case à cocher Les diapositives sont pour des fins de référencement uniquement indique que les diapositives sont destinées à une formation avec examen seulement, et que les diapositives sont utilisées en guise de référence pour la correction.

La case à cocher Conserver les données des diapositives existantes est proposée lorsqu'il existe déjà des diapositives dans le système pour cette formation. Lorsque cochée, les données relatives aux diapositives (références des questions et médias de diapositives) sont conservées. Par exemple, si pour l'ensemble actuel, la diapositive 3 est liée à une référence pour une question donnée et que la diapositive 5 contient une vidéo, la liaison à la référence ainsi que la vidéo resteront telles quelles dans le nouvel ensemble de diapositives. Toutefois, si la case n'est pas cochée, la diapositive 3 ne sera plus liée à la référence de la question et la vidéo sera supprimée. Toutes les données relatives aux diapositves devront être ajoutées à nouveau.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les diapositives

Modifier les médias d'une diapositive


La page permet de joindre à une diapositive un ou plusieurs des éléments suivants :

  • Vidéo (75Mo maximum)
  • Audio (trame sonore) (20Mo maximum)
  • Image (20Mo maximum)
  • Fichier PDF (20Mo maximum)
  • Un hyperlien

Ces médias sont montrés à l'utilisateur lorsque celui-ci visionne la diapositive pendant la partie théorique de la formation.

Ajouter un média de diapositive

Pour ajouter un nouveau média de diapositive, sélectionnez la diapositive durant laquelle vous souhaitez que le média apparaisse pour l'utilisateur et cliquez sur l'icône Modifier ( edit media ). Cela ouvrira une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pourrez gérer les médias existants pour la diapositive, ou cliquer sur le symbole Plus (add media) pour ajouter un nouveau média. Une autre fenêtre contextuelle apparaîtra, dans laquelle vous pourrez choisir le type de média, ajouter la pièce jointe, saisir un titre et sélectionner la fonction de lecture automatique :

Note

Pour chaque diapositive, vous pouvez sélectionner la fonction Autoplay pour une seule vidéo ou piste audio afin qu'elle démarre automatiquement lorsque la diapositive est présentée.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les médias de la diapositive > Sélectionner une diapositive

Modifier la durée des diapositives


La page permet de définir la durée minimale qu'un utilisateur doit passer sur chaque diapositive pendant la partie théorique de la formation.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier la durée des diapositives

Historique des modifications


La page affiche la liste des modifications effectués pour une formation ou un document, ainsi que les tags de versions créés.

La plateforme NabuPro effectue le suivi automatique des changements apportées à une formation ou à un document depuis le 4 Avril 2021 (à l'exclusion des utilisateurs et groupes assignés). Les superviseurs peuvent accéder à ces informations, ce qui leur permet de suivre les changements dans le temps et à travers différentes versions.

Vous pouvez cliquer sur une modification pour ouvrir une fenêtre contextuelle, présentant plus de détails à propos du changement effectué :


Tags de versions

Il est également possible pour les superviseurs de créer des tags de version afin d'identifier clairement les séries de modifications associées à une version spécifique de la formation ou du document.

  • Les tags créés apparaîtront dans la liste des modifications et des tags de version et afficheront les détails qui ont été fournis sur la version.
  • Les superviseurs peuvent générer un rapport PDF pour un tag, qui répertorie toutes les entrées du journal des modifications précédant le tag, jusqu'à la version précédente s'il y en a une.

Voir l'exemple de comment accéder l'historique, créer un tag et générer un PDF ci-dessous :

Utilisation de l'Historique des modifications

Emplacement

Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation > Options: Historique des modifications

Utilisateurs

Utilisateurs

Les utilisateurs sont les membres de l'équipe pour lesquels NabuPro surveille leur conformité. Cela se traduit par s'assurer qu'ils aient complétés et lus l'ensemble des formations, documents et mémos auxquels ils sont assignés.

Les licences d'utilisateurs

Lorsque qu'un utilisateur est créé, il est automatiquement assigné à une license valide pour 1 an. Il y a 2 types de licence :

  • Communication: Les utilisateurs requis de lire des mémos uniquement.
  • Contrôle: Les utilisateurs requis de lire des mémos ainsi que de compléter des formations et documents.

Lorsqu'un utilisateur n'est plus nécessaire, il peut être archivé. Cela implique que son compte est désactivé et que le système ne surveille plus sa conformité. Cependant, sa licence demeure valide jusqu'à la fin de son cycle. Cela implique qu'un utilsateur archivé avec une licence toujours valide peut être restauré sans devoir acheter une nouvelle licence.

Page des utilisateurs


La page répertorie tous les utilisateurs du système avec leur statut d'éligibilité générale et leur statut d'éligibilité pour les mémos. Les utilisateurs peuvent être filtrés par éligibilité, groupes et nom.

Symboles importants :

  • Warning Symbol : Indique que l'utilisateur :
    • N'a pas encore reçu de courriel d'activation ou n'a pas encore activé son compte utilisateur NabuPro.
    • N'est pas assigné à un groupe.
  • One Symbol : Indique le nombre de formations externes ou documents pour lesquels un renouvellement est en attente de révision par un superviseur.
  • Declined Symbol : Indique le nombre de formations externes ou documents pour lesquels un renouvellement a été refusé, en attente de révision par l'utilisateur.
  • Eligible : Ce symbole indique que l'utilisateur a terminé tous ses éléments assignés et est éligible.
  • Expiring Soon : Ce symbole indique que l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt pour au moins un élément, ou que l'utilisateur a au moins un mémo à lire.
  • Expired : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour le renouvellement d'au moins un élément, ou n'a pas lu un mémo actuellement en vigueur. L'utilisateur est donc inéligible.
  • Plus Symbol: Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau. (Seulement sur les petits écrans)

Options de la page Page Options :

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral)

Information sur l'utilisateur

La page d'information de l'utilisateur affiche les informations du profil de l'employé ainsi qu'un aperçu qui résume son statut pour chaque élément auquel il est assigné.

Les informations du profil indiquent d'abord le nom de l'utilisateur et la liste des groupes assignés. Plus bas, vous pouvez trouver plus de détails dans la section Information de l'utilisateur. La section suivante affichera les demandes d'approbation en attente d'examen pour l'utilisateur actuel. Enfin, la liste des éléments attribués se trouve dans le tableau au bas de la page. Ce tableau peut être filtré par le nom des éléments et leurs groupes attribués.

Symboles importants :

  • No Content Symbol: Indique qu'une formation est sans contenu et que les utilisateurs n'y ont pas accès.
  • Training Disabled Symbol: Indique qu'une formation est désactivée et que les utilisateurs n'y ont pas accès.
  • Review : Indique une soumission en attente d'approbation par le superviseur.
  • Declined : Indique une soumission refusée par le superviseur et qui demande une mise à jour de la part de l'utilisateur.
  • Eligible : Ce symbole indique que l'utilisateur a terminé l'élément et est éligible.
  • Expiring Soon : Ce symbole indique que l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt pour l'élément, ou que l'utilisateur n'a pas lu le mémo.
  • Expired : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour le renouvellement de l'élément, ou n'a pas lu le mémo actuellement en vigueur. L'utilisateur est donc inéligible.
  • Plus Symbol: Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau (Seulement sur les petits écrans).

Options de la page Page Options :

Note

Voir la section des utilisateurs pour mieux comprendre ce qui arrive lorsqu'un utilisateur est archivé.

Rapport de conformité de l'utilisateur :

Le superviseur peut générer un rapport PDF du profil utilisateur (rapport de conformité) à partir du bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau des éléments à compléter. Une boîte de dialogue offre la possibilité de modifier le rapport de la manière suivante :

  • Possibilité d'inclure tous les mémos lus précédemment par l'utilisateur.
  • Possibilité d'inclure toutes les formations ou tous les documents qui ont été complétés précédemment et qui ne sont plus assignés à l'utilisateur.
  • Possibilité d'inclure les mémos que l'utilisateur n'a pas encore lus.
  • Possibilité de filtrer le rapport par les groupes actuellement sélectionnés dans le filtre des groupes du tableau des items à complétés.

Voir l'exemple ci-dessous :

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur

Créer un nouvel utilisateur


La page consiste en un formulaire en étapes permettant de fournir toute l'information nécessaire pour créer le profil du nouvel utilisateur. Une fois le formulaire soumis, un courriel est envoyé à l'adresse électronique fournie avec un mot de passe temporaire. Le compte de l'utilisateur sera activé dès que l'utilisateur y accédera et modifie le mot de passe temporaire.

La case Délai d'activation du courriel permet de créer l'utilisateur sans envoyer directement le e-mail d'activation. Cela laisse le temps à un superviseur de préparer le profil au préalable. Lorsqu'il est prêt, le superviseur peut alors envoyer le courriel d'activation.

Il est possible de créer des hybrides; ce sont des utilisateurs étant à la fois superviseur et utilisateur régulier. Le formulaire permet de créer le nouvel utilisateur à partir d'un superviseur existant. Veuillez consulter la section sur les comptes hybrides pour plus de détails.

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Options: Ajouter un nouvel utilisateur

Modifier l'information de l'utilisateur


La page permet de modifier le profil de l'utilisateur.

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Modifier le profil

Assigner des groupes à l'utilisateur


La page permet de modifier la liste des groupes auxquels l'utilisateur appartient.

Après avoir modifié les groupes, l'assistant vous enverra aux étapes suivantes afin que vous puissiez ajuster les items attribués à l'utilisateur en fonction des groupes mis à jour. Consultez les sections suivantes pour plus de détails. (Voir: Assigner des formations et documents à l'utilisateur & Assigner des mémos à l'utilisateur.)

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Assigner des groupes

Assigner des formations et documents à l'utilisateur


La page permet de sélectionner les formations et documents que l'utilisateur doit compléter. L'utilisateur peut être informé des formations et documents nouvellement attribués lorsque l'option est cochée.

Il est également possible de faire l'action inverse et d'établir les utilisateurs devant compléter une formation ou un document (Voir: Assigner des utilisateurs à une formation ou un document).

Les items avec prérequis


En modifiant les formations et les documents attribués à un utilisateur, le superviseurs a accès à l'information sur les prérequis d'une formation ou d'un document, ainsi que de ses dépendants (les formations ou documents pour lesquels il est lui-même un prérequis). Cette information est accessible en cliquant le triangle jaune (warning) à côté d'une formation ou d'un document.

Vous constaterez également que certains items sélectionnés peuvent être bloqués. Un item bloqué indique qu'un ou plusieurs items pour lesquels l'item présent est un prérequis sont présentement sélectionnés. Pour désélectionner l'item bloqué, ses dépendants doivent être désélectionnés au préalable, tel qu'indiqué dans l'exemple ci-dessous :

Indication des prérequis lors de l'attribution des formations et des documents

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Assigner des formations et documents

Assigner des mémos à l'utilisateur


La page permet de modifier la liste des mémos que l'utilisateur est requis de lire.

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Assigner des mémos

Page des utilisateurs archivés


La page des utilisateurs archivés présente une liste de tous les utilisateurs archivés. Elle offre la possibilité de les restaurer et de réactiver leur compte d'uitlisateurs.

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Options: Utilisateurs archivés

Information d'un utilisateur archivé


Un superviseur a un accès limité au profil d'un utilisateur archivé. Il peut :

  • Voir tous les items (formations, documents et mémos) que l'utilisateur a complétés ou lus.
  • Télécharger un rapport PDF des items complétés et lus.
  • Restaurer l'utilisateur s'il en a la permission (voir les options de la page Page Options ).

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Options: utilisateurs archivés > Sélectionner un utilisateur

Items complétés désassignés et mémos lus


La page affiche la liste des documents et formations qui ont été complétés et qui ne sont plus assignés ainsi que les mémos qui ont été lus. Le superviseur peut sélectionner ces items et accéder à leur information respective.

Emplacement

Utilisateurs (menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Items complétés désassignés et mémos lus

Mémos

Les mémos sont utilisés pour partager des communications d'entreprise et s'assurer qu'elles soient lues par tous les utilisateurs visés. Chaque mémo a une date d'entrée en vigueur qui consiste en la date à laquelle les informations partagées par le mémo entrent en vigueur. Les mémos peuvent avoir un des 4 statuts différents :

  1. En attente :
    Lorsque la date d'entrée en vigueur n'est pas encore passée. Dans ce statut, le contenu du mémo peut être modifié.
    (Accessible à partir de la page des mémos actifs.)
  2. En vigueur - Utilisateurs en retard :
    Lorsque la date d'entrée en vigueur est passée et qu'un utilisateur ou plus requis de lire le mémo ne l'a pas encore lu. Au moins un utilisateur est en retard pour lire le mémo. Le contenu du mémo ne peut plus être modifié.
    (Accessible à partir de la page des mémos actifs.)
  3. En vigueur - Utilisateurs nouvellement affectés en période de grâce :
    Lorsque la date d'entrée en vigueur est passée et qu'un utilisateur ou plus requis de lire le mémo ne l'a pas encore lu. Aucun utilisateur n'est en retard et au moins un utilisateur est à l'intérieur de sa date limite personnalisée pour lire le mémo. Le contenu du mémo ne peut plus être modifié.
    (Accessible à partir de la page des mémos actifs.)
  4. En vigueur :
    Lorsque la date d'entrée en vigueur est passée et tous les utilisateurs requis de lire le mémo l'ont lu. Le contenu du mémo ne peut plus être modifié.
    (Accessible à partir de la page des mémos en vigueur et mémos archivés .)

Les notifications par courrier électronique sont utilisées pour informer les utilisateurs sur les mémos qu'ils doivent lire et pour informer les superviseurs sur les changements de statut des mémos.

Références des notifications par courrier électronique :

Notification Événement déclencheur
Notifier l'utilisateur à propos d'un nouveau mémo
  • Lorsque le superviseur crée un nouveau mémo.
  • Lorsque le superviseur ajoute un utilisateur au mémo.
Noitifier l'auteur lorsque le mémo est lu par tous les utilisateurs requis de le lire
  • Lorsque le dernier utilisateur n'ayant pas lu le mémo lit le mémo.
  • Lorsqu'un superviseur marque manuellement tous les utilisateurs comme ayant lu le mémo.
  • Lorsqu'un superviseur retire des utilisateurs n'ayant pas encore lu le mémo de la liste des utilisateurs assignés et que les utilisateurs restants ont tous lu le mémo.
Notifier l'auteur lorsqu'un mémo qui était lu par tous les utilisateurs requis ne l'est plus
  • Lorsque de nouveaux utilisateurs sont requis de lire le mémo.
  • Après une mise à jour du mémo nécessitant une relecture.
  • Lorsqu'un superviseur marque un utilisateur comme n'ayant pas lu le mémo.
Rappel aux utilisateurs n'ayant pas lu le mémo
  • Un courriel récapitulatif hebdomadaire chaque lundi énumérant les items à compléter au cours des 30 prochains jours.
  • 4 jours avant que l'admissibilité n'expire.
  • 2 jours avant que l'admissibilité n'expire.
  • 1 jour avant que l'admissibilité n'expire.
  • Le jour que l'admissibilité expire.
Suivi des rappels pour les superviseurs
  • Courriel bihebdomadaire les mardis et vendredis des utilisateurs qui n'ont pas lu un mémo présentement dû ou qui est dû dans les 7 prochains jours.
    • Les courriels sont envoyés uniquement si certains utilisateurs ont des mémos à lire.

Page des mémos actifs


Cette page présente la liste des mémos actifs. Un mémo considéré actif répond à l'un des critères suivants :

  • La date d'entrée en vigueur du mémo n'est pas passée ou;
  • Un utilisateur ou plus assigné au mémo ne l'a pas encore lu.

Symboles importants :

  • Urgent : Ce symbole indique que le mémo a un statut de priorité Urgent.
  • Eligible : Ce symbole indique que tous les utilisateurs ont lu le mémo.
  • Attente : Ce symbole indique qu'au moins un utilisateur n'a pas lu le mémo.
  • Expired : Ce symbole indique qu'au moins un utilisateur est en retard et n'a pas lu le mémo.

Cliquez sur le bouton Créer un mémo dans le coin supérieur droit pour ouvrir la page Créer un mémo.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > Actifs

Page des mémos en vigueur


La page des mémos en vigueur présente une liste de tous les mémos respectant ces deux critères :

  • La date d'entrée en vigueur est passée et;
  • Tous les utilisateurs assignés ont lu le mémo.

Cliquez sur le bouton Créer un mémo dans le coin supérieur droit pour ouvrir la page Créer un mémo.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En vigueur

Page des mémos archivés


La page des mémos archivés présente une liste de tous les mémos qui sont archivés.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En vigueur > Bouton Mémos archivés (Coin supérieur droit)

Page d'information d'un mémo


Cette page présente le contenu du mémo ainsi que des informations détaillées dans l'onglet Général. Si le mémo a des questions, elles seront listées dans l'onglet Questions La section du bas affiche le statut de lecture des utilisateurs assignés. Le superviseur a également la possibilité de modifier la date d'expiration pesonnalisée et le statut de lecture de chacun des utilisateurs assignés (marqué comme lu ou non lu par l'utilisateur) en cliquant sur Actions button.

Symboles importants :

  • Conforme : Ce symbole indique que l'utilisateur a lu le mémo.
  • Attente : Ce symbole indique que l'utilisateur n'a pas lu le mémo.
  • Expiré : Ce symbole indique que l'utilisateur est en retard.

Options de la page Page Options :

  • Modifier le contenu: Modifier le contenu du mémo. Une fois que le mémo est en vigueur, le contenu ne peut plus être modifié.
  • Assigner / Ajouter des groupes: Modifier les groupes ciblés. Une fois le mémo est en vigueur, on peut seulement ajouter de nouveaux groupes.
  • Assigner / Ajouter des utilisateurs: Modifier les utilisateurs assignés. Une fois le mémo est en vigueur, on peut seulement ajouter nouveaux utilisateur.
  • Supprimer: Supprimer le mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo n'est pas encore en vigueur.)
  • Lu par tous: Marquer tous les utilisateurs assignés comme ayant lu le mémo.
  • Exporter en PDF: Exporter toute l'information du mémo en format PDF.
  • Établir une date d'archivage automatique: Ajouter une date d'archivage automatique au mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo est En vigueur et ne possède pas de date d'archivage automatique.)
  • Modifier la date d'archivage automatique: Modifier ou retirer la date d'archivage automatique du mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo est En vigueur et possède une date d'archivage automatique.)
  • Archiver: Archiver le mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo est En vigueur.)
  • Rétablir: Rétablir le mémo archivé. (Disponible uniquement lorsque le mémo est Archivé.)

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > Actifs ou En vigueur > Sélectionner un mémo

Créer un mémo


Cette page consiste en un formulaire en étapes permettant de fournir les informations du mémo, les groupes ciblés et les utilisateurs requis de le lire :

  1. La section Information permet de saisir le contenu du mémo, ses détails et ses options. Il est également possible d'ajouter des pièces jointes et des questions de validation au mémo.
  2. La section Groupes permet d'assigner le mémo à vos groupes existants. Bien que les mémos puissent être attribués à tous les utilisateurs quel que soit leur groupe, il est utile de spécifier les groupes, car ils servent d'aide pour sélectionner rapidement les utilisateurs ciblés dans la prochaine section (par exemple, tous les utilisateurs du groupe de gestion).
  3. Enfin, la section Utilisateurs permet d'assigner le mémo aux utilisateurs qui doivent le lire.

Mémos urgents

Définir des mémos comme Urgents obligera les utilisateurs assignés à lire le mémo avant de pouvoir compléter les autres éléments qui leur sont assignés dans la plateforme.

Archiver automatiquement le mémo après un délai

Ce champ permet de définir une période de temps prédéterminée après laquelle un mémo sera archivé automatiquement. Le décompte de cette période est commencé lorsque le mémo devient En vigueur.

Pour plus de détails, consultez la section sur les mémos archivés dans les Notes de mise à jour.

Questions de mémo

Les superviseurs peuvent poser jusqu'à trois questions par mémo pour une validation instantanée que les utilisateurs aient bien compris son contenu.

Lorsqu'un mémo comprend des questions, les utilisateurs doivent fournir la réponse correcte à toutes les questions afin de confirmer que le mémo a été lu. Si une question a une mauvaise réponse, l'utilisateur devra relire le mémo et pourra le soumettre à nouveau après un délai d'une minute.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > Actifs ou En vigueur > Bouton Créer un nouveau mémo (Coin supérieur droit)

Modifier le contenu du mémo


Cette page permet de modifier le mémo. Dans l'onglet Général, il est possible de modifier le contenu, les champs d'informations, les options et les questions du mémo. Allez dans l'onglet Pièces Jointes pour ajouter ou supprimer les fichiers inclus avec le mémo. Le formulaire offre une option permettant de forcer les utilisateurs qui ont déjà lu le mémo à le relire si la modification l'exige.

Attention

Une fois qu'un mémo est En vigueur, il n'est plus possible d'en modifier le contenu.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > Actifs > Sélectionner un mémo qui n'est pas encore en vigueur > Options: Modifier le contenu

Modifier les groupes du mémo


Cette page permet de modifier les groupes visés par le mémo.

Après avoir modifié les groupes, l'assistant vous enverra à la deuxième étape afin que vous puissiez ajuster les utilisateurs affectés à l'item en fonction des groupes mis à jour. Consultez la section suivante pour plus de détails. (Voir: Modifier les utilisateurs d'un mémo).

Attention

Une fois qu'un mémo est En vigueur, il est seulement possible d'ajouter des nouveaux groupes.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > Actifs > Sélectionner un mémo > Options: Modifier les groupes ou ajouter des groupes

Modifier les utilisateurs d'un mémo


Cette page permet de modifier les utilisateurs requis de lire le mémo.

Cliquez sur le bouton Filtres pour faciliter la recherche des utilisateurs à assigner. Le bouton de raccourci (raccourci) permet de filtrer les utilisateurs rapidement par les groupes assignés au mémo.

Attention

Une fois qu'un mémo est En vigueur, il est seulement possible d'ajouter de nouveaux utilisateurs.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > Actifs > Sélectionner un mémo > Options: Modifier les utilisateurs ou ajouter des utilisateurs

Groupes

Les groupes sont utilisés pour classer les différentes ressources sur la plateforme afin que les superviseurs puissent gérer plus facilement ce qui relève de leur responsabilité.

Page des groupes


La page énumère les groupes et le nombre de ressources qui relèvent de chacun d'entre eux.

Cliquez sur le nom d'un groupe pour accéder à la page d'information du groupe. Vous pouvez également créer un groupe en cliquant sur le bouton dans le coin supérieur droit, et supprimer un groupe en cliquant sur l'icone à droite du groupe dans la liste.

Attention

Vous devez retirer les éléments et utilisateurs assignés à un groupe avant de pouvoir le supprimer.

Emplacement

Groupes (Menu latéral)

Page d'information d'un groupe


La page d'information d'un groupe affiche les listes des ressources qui relèvent du groupe.

Options de la page Page Options :

  • Modifier: Modifier le nom du groupe.
  • Modifier les utilisateurs du groupe: Modifier les utilisateurs qui appartiennent au groupe.
  • Modifier les formations du groupe: Modifier les formations et documents assignés au groupe.
  • Supprimer: Supprimer le groupe (disponible s'il n'y a plus de mémos, utilisateurs, formations et documents appartenant au groupe).

Emplacement

Groupes (Menu latéral) > Sélectionner un groupe

Rapports

Rapports

Les rapports sont utilisés pour extraire et interpréter les données collectées par la plateforme afin que les superviseurs aient une visibilité accrue et puissent mieux évaluer les processus de conformité au sein de l'entreprise.

Contrôle +

La section Rapports est seulement disponible avec les licences Contrôle +.

Page des rapports


La page vous permet d'accéder aux rapports et sert de répertoire pour les rapports enregistrés. Elle est divisée en deux sections :

  • La section Tous les rapports liste les différents rapports disponibles, regroupés par thèmes, et présente une courte description pour chaque type de rapport.
  • La section Mes rapports personnalisés affiche vos rapports enregistrés et vous permet de les organiser pour un accès rapide.

Gestion des rapports sauvegardés

Les superviseurs peuvent ajuster l'ordre dans lequel les rapports enregistrés apparaissent dans la section Mes rapports personnalisés. Il suffit de saisir le rapport en cliquant sur l'icône de sélection (Selection icon) et faites-le glisser jusqu'à la position souhaitée.

Détails

Il est possible d'accéder à plus d'informations et de fonctions en cliquant sur Détails pour un rapport enregistré :


Cliquez sur la flèche ( Arrow icon ) pour révéler les options supplémentaires. À partir d'ici, vous pouvez partager le rapport sauvegardé avec d'autres superviseurs au sein de l'application, ou le supprimer.

Emplacement

Rapports (Menu latéral)

Page d'information d'un rapport


La page d'information sur le rapport présente les données extraites à partir de la plateforme. Cette fenêtre permet aux superviseurs d'exécuter le rapport sélectionné et de manipuler les données pour révéler des informations utiles.

Options de la page Page Options :

  • Sauvegarder: Enregistrer les paramètres du rapport actuel et créer un raccourci dans la section Mes rapports personnalisés.
  • Sauvegarder sous: Enregistrer les paramètres du rapport personnalisé actuel sous un nouveau nom.
  • Partager: Partager le rapport personnalisé avec un ou plusieurs superviseurs.
  • Exporter en CSV: Exporter la vue actuelle du rapport vers un fichier CSV.
  • Exporter en PDF: Exporter la vue actuelle du rapport vers un fichier PDF.
  • Supprimer: Supprimer le rapport personnalisé de votre section Mes rapports personnalisés.

Emplacement

Rapports (Menu latéral) > Commencer un rapport

Gestion des superviseurs

Paramètres du compte superviseur


La page des paramètres du compte permet de modifier les informations, le mot de passe, les préférences de courriel et les groupes assignés du profil du superviseur.

Communications personnalisées

La configuration des préférences de groupe permet de filtrer les notifications par courriel destinées aux superviseurs, afin qu'ils ne reçoivent que des notifications sur les utilisateurs appartenant à leurs groupes. Notez que si un superviseur laisse ses préférences de groupe vides, aucun filtre n'est appliqué. La situation est identique pour les utilisateurs qui n'appartiennent à aucun groupe ; les notifications à leur sujet sont envoyées à tous les superviseurs.


Filtrer automatiquement par groupes

Les préférences de groupes offrent également la possibilité de remplir automatiquement le filtre des groupes pour les tableaux des sections suivantes :

  1. Tableau des formations et documents
  2. Tableau des utilisateurs
  3. Tableau des utilisateurs assignés à une formation ou un document
  4. Tableau des items à compléter d'un utilisateur
  5. Tableaux des mémos
  6. Formation ou document en attente d'approbation

Pour ce faire, sélectionnez la case Filtrer automatiquement les ressources par mes groupes préférés, puis cliquez sur Sauvegarder.

Si vous n'activez pas cette option, vous pourrez quand même filtrer rapidement vos tableaux en utilisant le bouton pour sélectionner vos groupes ( sélectionner mes groupes ). Lorsque l'option est activée, vos tableaux seront filtrés automatiquement selon vos groupes préférés.


Vous pouvez cliquer sur le bouton de raccourci ( sélectionner mes groupes ) afin de retirer ou réappliquer rapidement vos filtres automatiques au tableau.

Note

Le bouton de raccourci n'est pas disponible si votre compte superviseur n'a aucun groupe préféré.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Mon compte

Gestion des superviseurs


La page Superviseurs dresse la liste de tous les comptes superviseur et permet leur gestion.

Cliquez sur le bouton Actions pour afficher des options supplémentaires pour chaque compte superviseur. C'est ici que vous pouvez choisir d'afficher et de modifier la liste des utilisateurs supervisés, de modifier les permissions, ou de supprimer le compte superviseur.

Attention

Lorsque vous supprimez un compte superviseur auquel des utilisateurs sont assignés, il vous sera proposé de transférer ces utilisateurs à un autre superviseur. Sélectionnez l'option N/A pour laisser ces utilisateurs sans superviseur immédiat.

Options de la page Page Options :

Comptes hybrides

Il est possible d'avoir des Hybrides, qui sont des superviseurs qui ont aussi un compte utilisateur régulier. Ces superviseurs ont l'indicateur Hybrid tag à côté de leur nom. Ils peuvent être créés à partir des pages de création de superviseur ou d'utilisateur régulier en sélectionnant l'option Créer à partir d'un utilisateur/superviseur existant.

Lorsqu'un utilisateur possède un compte hybride, un bouton additionnel est disponible dans le coin supérieur droit de l'application, à la gauche des options du compte. Celui-ci indique quelle interface de la plateforme est présentement utilisée :

  • L'indicateur compte superviseur est visible quand la plateforme est en mode superviseur. Cette interface permet de gérer l'application pour l'ensemble des utilisateurs et articles à compléter.
  • L'indicateur compte utilisateur est visible quand la plateforme est en mode utilisateur. Cette interface permet de compléter vos éléments assignés et consulter l'historique du compte utilisateur.
Pour accéder à votre autre type de compte, cliquez sur le bouton indiquant le type du compte.

Les comptes hybrides ont été conçus pour les employés qui ont besoin de suivre leur éligibilité pour les éléments à compléter, et qui ont également besoin de fonctionnalités de supervision au sein de la plateforme pour accomplir leurs tâches.

Note

Les comptes hybrides nécessitent une licence active. Ils sont facturés comme un utilisateur normal, en fonction de la licence choisie.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Superviseurs

Créer un nouveau superviseur


La page consiste en un formulaire d'assistant permettant de créer un nouveau profil de superviseur. Après avoir soumis le formulaire, un courriel est envoyé à l'adresse électronique fournie avec un mot de passe temporaire. Le compte du superviseur sera activé lorsque l'utilisateur y accédera et changera le mot de passe temporaire.

Il est possible de créer des comptes Hybrides, qui possèdent à la fois un compte superviseur et un compte utilisateur ordinaire. Le formulaire de création offre la possibilité de créer le nouveau superviseur à partir d'un compte utilisateur existant. Consultez la section sur les comptes hybrides pour plus de détails.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Superviseurs > Options: Ajouter un superviseur

Gérer les groupes de permissions


Toutes les actions des superviseurs sont contrôlées par un système de permissions fonctionnant de la façon suivante :

  • Chaque action du superviseur est associée à une permission spécifique;
  • Les permissions sont réparties entre différents groupes de permission (rôles);
  • Les superviseurs sont affectés à un ou plusieurs groupes de permissions et ils héritent les permissions des groupes dont ils font partie.
  • Il existe 4 groupes de permissions par défaut et des groupes personnalisés supplémentaires peuvent être créés. Les groupes de permissions par défaut sont les suivants :
    1. Monitoring: Le superviseur ne peut que visualiser les informations et générer des rapports, sauf s'il s'agit de voir le contenu d'un examen. Ceci est utile pour les superviseurs qui sont également des utilisateurs.
    2. Superviseur Limité: Toutes les permissions du groupe précédent Monitoring plus des permissions limitées de gestion et entrée de données (le superviseur ne peut pas créer de contenu tel que des mémos ou des formations, ni gérer d'autres permissions et superviseurs).
    3. Superviseur: Toutes les permissions du groupe Superviseur Limité ainsi que les permissions pour créer du contenu (mémos, formations et documents).
    4. Super Admin: Toutes les permissions sont accordées.

Le widget de la figure ci-dessus permet de visualiser en détails l'ensemble des permissions dans le système et de voir leur répartition entre les groupes de permissions. Pour un groupe de permissions donné, un carré vert indique que la permission est accordée, tandis qu'un carré rouge indique le contraire.

Pour les groupes de permissions personnalisés, un bouton d'édition est disponible et permet de modifier l'ensemble des permissions accordées au groupe. La fonction Modifier les permissions pour choisir le groupe auquel un superviseur appartient (tableau des superviseurs > bouton de modification des permissions, voir section précédente: Gestion des superviseurs), utilise le même widget.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Permissions

Créer et modifier des groupes de permissions personnalisés


Pour chaque action du superviseur, il existe une permission. Les pages Créer et Modifier un groupe de permissions permettent d'accorder ou refuser ces permissions au groupe personnalisé.

Notez que chaque fois qu'une nouvelle fonctionnalité impliquant une action du superviseur est ajoutée à la plateforme, une nouvelle permission est également créée.

Attention

Par défaut, les nouvelles permissions ne sont pas ajoutées aux groupes personnalisés et il incombe à un superviseur de les ajouter aux groupes désirés.

Emplacements

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Permissions:
  • Bouton Créer un groupe de permissions personnalisé (Coin supérieur droit)
  • Options du groupe personnalisé > Modifier

Paramètres de compagnie


La page Paramètres de compagnie affiche les informations du compte de l'entreprise, y compris son nom, le code de compagnie, la langue par défaut de l'application et le fuseau horaire. Les superviseurs avec la permission appropriée peuvent modifier ces champs, à l'exception du code de compagnie.

Note

Si vous voulez changer votre code de compagnie, veuillez nous contacter à support@nabupro.com.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Paramètres de compagnie