Tableau de bord Dernière mise à jour: Octobre 2023 (v2.12)

Page d'accueil


Le tableau de bord présente un résumé de la situation actuelle au sein de l'application. Vous arriverez sur cette page lorsque vous vous connectez sur votre plateforme Nabu Pro.

La section supérieure affiche un résumé de chaque section de votre application et vous permet d'y accéder rapidement.

La section de gauche au bas de la fenêtre affiche la liste des formations externes et documents présentement en attente d'approbation. Cliquez sur un élément pour accéder rapidement à la page d'approbation pour la soumission de l'utilisateur.

La section en bas à droite présente les messages provenant de Nabu Pro, qui résument les notes de mises à jour du logiciel. Lorsqu'un changement est effectué suite à une modification au niveau de la règlementation, vous trouverez un lien pour accéder rapidement aux nouveaux règlements.

Navigation et interface

La barre latérale à la gauche de la fenêtre vous permet de naviguer rapidement entre les différentes sections de votre application et est persistante sur toutes les pages. Vous pouvez cliquer sur l'icône tout en bas (icône barre latérale) pour alterner entre la vue étendue et la vue réduite.

Dans le coin supérieur droit de votre plateforme Nabu Pro, vous trouverez des boutons supplémentaires :

  • Compte utilisateur icône Compte utilisateur: Cliquez sur cette icône pour afficher les options de votre compte de superviseur. Pour plus de détails, consultez la section Gestion des superviseurs
  • Notifications icône notification hybride(Comptes hybrides seulement) : Cette icône indique que vous avez des éléments à compléter du côté utilisateur de la plateforme. Cliquez sur cette icône pour afficher les détails.
  • Bouton de compte hybride (Comptes hybrides seulement) : Ce bouton vous permet d'alterner entre votre compte de superviseur et votre compte d'utilisateur. Pour plus de détails, consultez la section sur les Comptes hybrides.

Enfin, vous trouverez dans le coin inférieur droit de l'application un petit bouton d'aide (help icon). Cliquez ici pour un accès rapide à nos ressources qui peuvent vous aider à répondre à vos questions et à mieux utiliser votre plateforme Nabu Pro.

Emplacement

Tableau de bord (Menu latéral)

Formations & Documents

Les formations et documents sont le cœur de l'application. Les superviseurs peuvent utiliser diverses fonctionnalités pour suivre le progrès et éligibilité parmi les utilisateurs. Il y a trois types de formations et documents :

  • Formation interne: Ces formations ont lieu dans la plateforme ; les superviseurs fournissent le contenu (questions, réponses, diapositives, médias, etc.) et les utilisateurs se connectent sur la plateforme pour la compléter.
  • Formation externe: Pour faire le suivi sur des formations qui s'effectuent à l'extérieur de la plateforme.
  • Document: Pour faire le suivi de documents, comme un passeport ou un permis de conduire.

Il y a trois statuts d'éligibilité possibles :

  1. Éligible: Le participant a réussi la formation et l'éligiblité n'expirera pas prochainement.
  2. Expirant bientôt (Expiration imminente): L'admissibilité des participants expirera prochainement (période propre à chaque formation).
  3. Expiré: Le participant n'est plus éligible. Il ou elle doit refaire la formation.

Les responsables et les utilisateurs seront avisés des changements dans le statut de leur admissibilité au moyen de notifications par courriel.

Références de notifications par courriel :

Notification Événement déclencheur
Rappel pour les utilisateurs
  • Un courriel récapitulatif hebdomadaire chaque lundi énumérant les items à compléter au cours des 30 prochains jours.
  • Le jour où un article devient disponible.
  • 4 jours avant que l'admissibilité n'expire.
  • 2 jours avant que l'admissibilité n'expire.
  • 1 jour avant que l'admissibilité n'expire.
  • Le jour que l'admissibilité expire.
Rappel de suivi pour les superviseurs
  • Courriel bihebdomadaire les mardis et vendredis des utilisateurs expirés ou qui expirent dans les 7 prochains jours.
    • Les courriels sont envoyés uniquement lorsqu'un utilisateur expire bientôt ou est expiré.
  • Quand un participant complète une formation (succès ou échec).

Formations


La page affiche toutes les formations actives du système avec leur statut d'éligibilité.

Symboles importants :

  • No Content Symbol : Indique qu'une formation interne est sans contenu, ou qu'une formation externe est en attente d'activation suivant son intégration à Nabu Pro.
    • Les utilisateurs ne peuvent pas la complétée puisqu'ils n'y ont pas accès.
  • Training Disabled Symbol : Indique qu'une formation est désactivée, donc les utilisateurs n'y ont pas accès.
  • One Symbol : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité en attente de révision par un superviseur. (Formation externe seulement)
  • Declined Symbol : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité refusés en attente de révision par l'utilisateur. (Formation externe seulement)
  • Plus Symbol : Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau. (Seulement sur les petits écrans)

Options de la page Page Options :

Emplacement

Formations (Menu latéral)

Documents


La page liste tous les documents actifs avec leur statut d'éligibilité.

Symboles importants :

  • No Content Symbol : Indique qu'un document est en attente d'activation suivant son intégration à Nabu Pro.
    • Les utilisateurs ne peuvent pas le complétée puisqu'ils n'y ont pas accès.
  • One Symbol : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité en attente de révision par un superviseur.
  • Declined Symbol : Indique le nombre de renouvellements d'admissibilité refusés, en attente de révision par l'utilisateur.
  • Plus Symbol : Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau. (Seulement sur les petits écrans)

Options de la page Page Options :

Emplacement

Documents (Menu latéral)

Information d'une formation


La page fournit toutes les informations au sujet de la formation et de ses participants.

La première section de la page, présentée dans l'image ci-dessus, fournit les détails de la formation sous différents onglets. Le nombre d'éléments dans chaque onglet est affiché entre parenthèses pour un aperçu rapide.

  • Général: Caractéristiques de la formation.
  • Matériel de référence: Document(s) PDF ou images liés à la formation.
  • Prérequis: La liste des éléments prérequis qui doivent être complétés avant de débloquer cette formation, et la liste des éléments pour lesquels cette formation est un prérequis.
  • Diapositives: Une liste de toutes les diapositives qui constituent la partie théorique de la formation, s'il y a lieu.
  • Média de la diapositive: Une liste des contenus multimédias (vidéos, audio, fichiers PDF, images et liens hypertextes) qui peuvent être liés à une diapositive.
  • Questions: Une liste des questions d'examen.

La deuxième partie de la page, représentée à la figure ci-dessus, montre le statut d'éligibilité des utilisateurs de la formation. Les panneaux de couleur vous permettent de filtrer les utilisateurs selon leur statut d'éligibilité (complété, expiration imminente et en retard).

Rapport PDF

Vous pouvez générer un rapport PDF sur le statut des utilisateurs assignés grâce au bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau des utilisateurs assignés. Une boîte de dialogue permet d'appliquer le filtre des groupes du tableau.

Symboles importants :

  • Training Locked : Situé à la droite du titre, dans le coin supérieur gauche de l'écran, ce symbole indique que la formation est verrouillée par un responsable. Les formations sont verrouillées quand un superviseur modifie la formation. Cliquez sur le symbole de cadenas verrouillé pour voir le nom du responsable qui a verrouillé la formation. Les actions qui requièrent de verrouiller un module de formation sont identifiées par un symbole de cadenas : Edit Question
  • Training Groups : Sous le titre de la formation, vous trouverez les badges qui représentent les groupes associés à la formation. Ces groupes sont utilisés comme critères de filtrage pour rechercher des formations dans la page Formations. Les groupes peuvent être modifiés grâce à l'option d'assigner des groupes (voir les options ci-dessous).
  • Eligible : Ce symbole indique quand l'utilisateur a terminé la formation et est éligible.
  • Expiring Soon : Ce symbole indique quand l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt. Ceci est basé sur la fenêtre d'expiration prochaine qui a été définie pour la formation. Pour plus de détails, reportez-vous à la section Modifier l'information d'une formation.
  • Expired : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour son renouvellement. L'utilisateur est donc inéligible.
  • Plus Symbol : Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page Page Options :

  • Exporter le contenu de l'examen en PDF: Permet d'exporter l'information de l'examen, les questions et réponses au format PDF.
  • Exporter le contenu de l'examen en Excel: Permet d'exporter l'information de l'examen, les questions et réponses au format Excel.
  • Historique des modifications: Permet de voir le registre de tous les changements effectués pour la formation.
  • Assigner des groupes: Permet de modifier les groupes de la formation.
  • Assigner des utilisateurs: Permet de modifier la liste des utilisateurs assignés à la formation. Voir la section Assigner des utilisateurs.
  • Invalider les utilisateurs éligibles: Permet d'invalider l'éligibilité de la formation pour plusieurs utilisateurs simultanément.
  • Activer/Désactiver la formation: Permet de modifier la disponibilité de la formation pour les participants. Une formation est automatiquement désactivée lorsqu'un superviseur modifie son contenu. Quand une formation est désactivée, un message apparaît sous le nom de la formation, indiquant quel superviseur l'a désactivée et à quel moment.
  • Attention

    Si un superviseur essaie de désactiver une formation pendant que des utilisateurs la font, le superviseur sera avisé et aura le choix d'attendre que les participants aient terminé, ou d'annuler leur tentative en cours et poursuivre avec la désactivation.

  • Toutes les options de modification: Permet d'accéder aux diverses options de modification du contenu. Voir la section de modification du contenu de la formation.
  • Dupliquer: Permet de créer une nouvelle formation à partir de celle-ci.
  • Archiver la formation: Permet d'archiver une formation, ce qui la rend indisponible aux utilisateurs et la retire du suivi d'éligibilité. Pour accéder aux formations archivées, consultez la page Formations archivées.

Aperçu de la formation

Il est possible de simuler la formation du point de vue des utilisateurs, tant pour la partie théorique que pour la section examen. Pour accéder à aperçu de la formation, cliquez sur le bouton VOIR situé à côté du champ Type de formation interne sous l'onglet Général. Cela ouvrira la simulation :


Dans cette nouvelle fenêtre, vous pouvez expérimenter la formation du point de vue d'un utilisateur. Vous pouvez naviguer entre la section théorique ainsi que l'examen de la formation, lorsque cela est applicable.

Note

  • Vous pouvez désactiver la lecture automatique des médias de diapositives pour la section théorique en cochant la case sous les boutons de navigation.
  • Le temps minimal pour les diapositives n'est pas appliqué lors de la simulation du contenu théorique.
  • Vous pouvez choisir directement la diapositive ou la question que vous souhaitez voir dans le mode aperçu.
  • Toutes les questions sont affichés en ordre numérique dans la simulation d'un examen - Les paramètres du nombre minimal de questions posés et de poser les questions en ordre aléatoire ne sont pas appliqués.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Choisir une formation

Information d'un document ou d'une formation externe

La partie supérieure de la page affiche des informations générales en plus d'un panneau indiquant les requêtes en attente d'approbation par le superviseur.

La seconde partie de la page affiche le statut d'admissibilité des utilisateurs assignés au document ou à la formation externe.

Rapport PDF

Il est possible de générer un rapport PDF sur le statut des utilisateurs assignés grâce au bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau des utilisateurs assignés. Le rapport peut appliquer les filtres de groupe du tableau.

Symboles importants :

  • Training Groups : Sous le titre du document apparaît une liste de badges qui représente les noms des groupes associés à la formation ou au document. Les groupes peuvent être modifiés à partir de l'option Assigner des groupes.
  • Eligible : Ce symbole indique quand l'utilisateur a soumis la formation ou le document et est éligible.
  • Expiring Soon : Ce symbole indique quand l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt. Ceci est basé sur la fenêtre d'expiration prochaine qui a été définie pour la formation ou le document. Pour plus de détails, voir la section: Modifier l'information d'une formation externe ou d'un document.
  • Expired : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour son renouvellement. L'utilisateur est donc inéligible.
  • Review : Indique une soumission en attente d'approbation par le superviseur.
  • Declined : Indique une soumission refusée par le superviseur et qui demande une mise à jour de la part de l'utilisateur.
  • Plus Symbol : Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page Page Options :

  • Assigner des groupes: Permet de modifier les groupes associés au document ou à la formation externe.
  • Assigner des utilisateurs: Permet de modifier la liste des utilisateurs qui doivent compléter le document ou la formation externe. Consultez la page Assigner des utilisateurs pour plus de détails.
  • Invalider les utilisateurs éligibles: Permet d'invalider l'éligibilité de la formation ou du document pour plusieurs utilisateurs simultanément.
  • Modifier l'information: Permet de modifier l'information générale d'un document. Consultez la page Modifier les informations des documents pour plus de détails.
  • Déplacer vers les documents/formations: Permet de modifier le type de la formation externe ou du document, pour le déplacer vers l'autre section.
  • Dupliquer: Permet de créer un nouveau document ou formation à partir de celui-ci.
  • Archiver: L'archivage d'un document ou d'une formation le rend indisponible aux utilisateurs et le retire du suivi d'éligibilité. Pour accéder aux documents et formation archivés, consultez la page Formations & documents archivés.

Emplacements

  • Documents (Menu Latéral) > Sélectionner un document
  • Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation externe

Historique des formations de l'utilisateur


Cette page affiche l'historique complet (tentatives rétroactives et faites par l'utilisateur) de l'utilisateur pour la formation choisie ainsi que l'état d'admissibilité de ce dernier.

Symboles importants :

  • Indicates an Actual : Indique une tentative réelle effectuée dans la plateforme Nabu Pro par un utilisateur.
  • Indicates A Retroactive : Indique une tentative rétroactive ajouté par le superviseur dans le système.
  • Indique une tentative du processus d'intégration : Indique une tentative rétroactive ajoutée au système durant le processus d'intégration initial.
  • Completed : Indique quand la tentative a été complétée avec succès par l'utilisateur.
  • Indicates An Invalidated : Indique que la tentative a été invalidée par un superviseur. Vous pouvez cliquer sur l'icône afin de voir la note laissée par votre superviseur pour plus d'information.
  • Failed : Indique quand la tentative a été échouée par l'utilisateur.
  • Plus Symbol : Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).
  • Options Button : Bouton d'option pour une tentative :
    • Générer le certificat (tentatives réussies seulement): Permet de générer le certificat pour la tentative de formation réussie. Un instructeur doit être assigné pour pouvoir effectuer le téléchargement. L'instructeur peut être assigné à partir de la page des Paramètres des certificats (Voir: Paramètres des certificats des formations).
    • Générer un rapport détaillé (tentatives d'utilisateurs seulement): Permet de générer un rapport détaillé de la tentative de formation question par question. Les tentatives rétroactives ne possèdent pas cette option car elles nécessitent que la formation soit terminée sur la plateforme.
    • Télécharger les archives du processus d'intégration (tentatives importées lors du processus d'intégration seulement): Ouvre la liste des fichiers disponibles dans les archives du processus d'intégration. Si une preuve a été fournie pour la tentative de formation, elle peut être téléchargée à partir d'ici. (Voir: Archives du processus d'intégration).
    • Modifier la tentative rétroactive (tentatives rétroactives seulement): Permet de modifier les informations des tentatives rétroactives.
    • Voir le journal des modifications (tentatives rétroactives seulement): Permet de voir la liste des changements apportés à la tentative.
    • Voir le journal des actions (tentatives d'utilisateurs seulement): Permet de voir la liste des actions et des modifications apportées à la tentative.
    • Voir la note (tentatives rétroactives seulement): Permet de voir la note laissée avec la tentative.
    • Supprimer (tentatives rétroactives seulement): Permet de supprimer la tentative.

Options de la page Page Options :

  • Ajouter une tentative: Permet d'ajouter une tentative rétroactive. Consultez la page Ajout d'une tentative à une formation pour plus de détails.
  • Définir la date limite initiale: Si l'utilisateur n'a jamais terminé la formation auparavant, vous pouvez définir la date limite initiale (date après laquelle il sera considéré comme expiré). Définir la date limite initiale permet à l'utilisateur d'avoir un certain temps pour terminer une nouvelle formation.
  • Prolonger l'éligibilité: Si l'utilisateur a présentement une tentative complétée avec succès, vous pouvez établir une extension à sa période de validité actuelle. Prolonger l'éligibilité permet de définir une nouvelle date d'expiration avec une note expliquant la raison, ainsi qu'une pièce justificative.
  • Invalider l'éligibilité: Permet d'invalider l'éligibilité de l'utilisateur (sa dernière tentative réussie). Le superviseur doit émettre une raison à cette action. Il est possible d'accorder une période de grâce avant que l'utilisateur soit considéré comme expiré à nouveau, ou de forcer le renouvellement immédiat au besoin. Invalider une tentative est irréversible.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Sélectionner un utilisateur

Historique des documents et formations externes de l'utilisateur


Cette page affiche l'historique complet de l'utilisateur pour ses documents ou ses formations externes. S'il y a une requête pour approbation en attente, cette dernière apparaît sous le titre de la page.

Pour chaque tentative ou entrée, le superviseur a accès au journal des modifications ainsi qu'aux fichiers de certifications. Également, il est possible d'y amener des modifications si nécessaire.

Symboles importants :

  • Indicates an Actual : Indique une tentative réelle effectuée dans la plateforme Nabu Pro par un utilisateur.
  • Indicates A Retroactive : Indique une tentative rétroactive ajouté par le superviseur dans le système.
  • Indique une tentative du processus d'intégration : Indique une tentative rétroactive ajoutée au système durant le processus d'intégration initial.
  • Completed : Indique quand la tentative a été complétée avec succès par l'utilisateur et approuvée par un superviseur.
  • Review : Indique une soumission en attente d'approbation par le superviseur.
  • Declined : Indique une soumission refusée par le superviseur et qui demande une mise à jour de la part de l'utilisateur.
  • Indicates An Invalidated : Indique que la tentative a été invalidée par un superviseur. Vous pouvez cliquer sur l'icône afin de voir la note laissée par votre superviseur pour plus d'information.
  • Plus Symbol : Bouton pour afficher les champs manquants de la table (Uniquement sur les petits écrans).

Options de la page Page Options :

  • Ajouter une tentative ou une entrée: Permet d'ajouter une tentative rétroactive. Consultez la page Ajout d'une tentative à une formation pour plus de détails.
  • Examiner la requête: Accéder à la page de requête d'approbation pour une tentative en attente. Cette option remplace Ajouter une tentative lorsqu'une requête d'approbation est disponible pour l'utilisateur.
  • Définir la date limite initiale: Si l'utilisateur n'a jamais effectué la formation auparavant, vous pouvez définir la date limite initiale (date après laquelle il sera considéré comme expiré). Définir la date limite initiale permet à l'utilisateur d'avoir un certain temps pour terminer une nouvelle formation ou un document.
  • Prolonger l'éligibilité: Si l'utilisateur a présentement une tentative complétée avec succès, vous pouvez établir une extension à sa période de validité actuelle. Prolonger l'éligibilité permet de définir une nouvelle date d'expiration avec une note expliquant la raison, ainsi qu'une pièce justificative.
  • Invalider l'éligibilité: Permet d'invalider l'éligibilité de l'utilisateur (sa dernière tentative réussie). Le superviseur doit émettre une raison à cette action. Il est possible d'accorder une période de grâce avant que l'utilisateur soit considéré comme expiré à nouveau, ou de forcer le renouvellement immédiat au besoin. Invalider une tentative est irréversible.

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Sélectionner un utilisateur

Révision d'une requête d'approbation


Après que l'utilisateur ait soumis le renouvellement pour un document ou une formation externe, le superviseur doit le vérifier puis l'accepter ou le refuser :

  • Approuver: L'item est validé et l'admissibilité de l'utilisateur est renouvelée.
  • Refuser: L'utilisateur est averti par courriel de mettre à jour sa soumission en fonction des commentaires fournis par le superviseur. Après la mise à jour de l'utilisateur, le superviseur est de nouveau informé pour réviser la nouvelle soumission.
  • Modifier puis approuver: Le superviseur est redirigé vers la page Modifier la tentative, ou il pourra apporter des changements à la soumission de l'utilisateur. Une fois les changements sauvegardés, la tentative est considérée approuvée. Ceci peut être utile pour corriger rapidement des erreurs mineurs fournies par les utilisateurs.

Emplacements

  • Tableau de bord (Menu Latéral) > Sélectionner une requête dans le panneau des approbations en attentes
  • Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation > Sélectionner une requête dans le panneau des approbations en attentes
  • Utilisateurs (Menu Latéral) > Sélectionner un utilisateur > Sélectionner une requête dans le panneau des approbations en attentes

Créer une formation


La page affiche un formulaire en étapes pour fournir l'information de base de la formation, les groupes visés ainsi que les utilisateurs qui seront assignés à la formation :

  1. La section Information permet de saisir les détails de la formation, ses paramètres de renouvellement, ses prérequis et autres options. Il est également possible d'ajouter du matériel de référence et des instructions pour les utilisateurs.
  2. La section Groupes permet d'assigner la formation à vos groupes existants. Bien que les formations puissent être attribués à tous les utilisateurs quel que soit leur groupe, il est utile de spécifier les groupes, car ils servent d'aide pour sélectionner rapidement les utilisateurs ciblés dans la prochaine section (par exemple, tous les utilisateurs du groupe de gestion).
  3. Enfin, la section Utilisateurs permet d'assigner la formation aux utilisateurs qui doivent la compléter.

Pour des détails sur l'information à fournir sur la formation, voir :

Note

Les formation internes nouvellement créées sont désactivées par défaut car elle ne contiennent pas encore de contenu. Le contenu peut être ajouté à partir des options de la page d'information sur une formation (Voir la section sur la modification du contenu de la formation).

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Options: Créer une formation ou Créer une formation externe

Créer un document


La page affiche un formulaire en étapes pour fournir l'information de base du document, les groupes visés ainsi que les utilisateurs qui seront assignés au document :

  1. La section Information permet de saisir les détails du document, ses paramètres de renouvellement, ses prérequis et autres options. Il est également possible d'ajouter du matériel de référence et des instructions pour les utilisateurs.
  2. La section Groupes permet d'assigner le document à vos groupes existants. Bien que les documents puissent être attribués à tous les utilisateurs quel que soit leur groupe, il est utile de spécifier les groupes, car ils servent d'aide pour sélectionner rapidement les utilisateurs ciblés dans la prochaine section (par exemple, tous les utilisateurs du groupe de gestion).
  3. Enfin, la section Utilisateurs permet d'assigner le document aux utilisateurs qui doivent le compléter.

Pour des détails sur l'information à fournir pour un document, consultez la section: Modifier l'information d'une formation externe ou d'un document.

Emplacement

Documents (Menu latéral) > Options: Créer un document

Dupliquer une formation ou un document


Vous pouvez créer une formation ou un document en dupliquant un autre. Les éléments suivants sont dupliqués à partir de la formation ou du document source :
  • Configuration du document ou de la formation (fréquence, instructeur, document de référence, etc.) à l'exception de la date de début;
  • Contenu de la formation (pour les formations internes seulement);
  • Les groupes assignés;
  • Les utilisateurs assignés.

Emplacements

  • Formations ou Documents (Menu latéral) > Options: Dupliquer
  • Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Options: Dupliquer

Ajouter rétroactivement une tentative de formation ou une entrée de document


La page permet aux superviseurs d'ajouter rétroactivement une tentative de formation effectuée ou une entrée pour un document pour un utilisateur donné. Cette fonctionnalité est utile pour importer l'information d'un utilisateur pour une formation ou un document pour lequel il est déjà conforme.

Les tentatives ajoutées rétroactivement peuvent être modifiées en tout temps. L'historique des changements peut être consulté dans le journal des modifications.

Pour ajouter des tentatives en lot, consultez la section suivante.

Note

Il est possible de suggérer une date d'expiration personnalisée lors de l'ajout de la première tentative d'un utilisateur pour un article, afin de préserver leurs séquences de renouvellement existantes. Consultez la section Conformité de notre FAQ pour plus d'information.

Attention

Le champ Date d'achèvement / Valide à partir du n'accepte pas les dates dans le futur pour les Formations.

Exceptionnellement pour les documents, il est possible d'ajouter une tentative dans le futur lorsque :
  • La nouvelle tentative a un lien de continuité avec une tentative valide déjà existante pour le document; et
  • Le document est disponible pour être renouvelé (dans la période de disponibilité).

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Sélectionner un utilisateur > Options: Ajouter une tentative ou Ajouter une entrée

Importer des tentatives de formations ou des entrées de documents en lot


La page permet d'ajouter des tentatives de formation rétroactives pour plusieurs utilisateurs et documents ou formations simultanément. La logique est la même que celle décrite dans la section précédente pour l'ajout individuel de tentatives.

Attention

Le champ Date n'accepte pas les dates dans le futur pour les Formations.

Emplacement

Formation (Menu latéral) > Options: Importer des tentatives en lots

Assigner des groupes à une formation ou un document


La page permet de modifier les groupes ciblés par la formation ou le document.

Après avoir modifié les groupes, l'assistant vous enverra à la deuxième étape afin que vous puissiez ajuster les utilisateurs assignés à l'item en fonction des groupes mis à jour. Consultez la section suivante pour plus de détails. (Voir: Assigner des formations et documents à l'utilisateur) .

Note

Après avoir modifié les groupes, le bouton de raccourci (raccourci) de la deuxième étape permet de filtrer rapidement les utilisateurs en fonction des groupes sélectionnés pour l'item.

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Options: Assigner des groupes

Assigner des utilisateurs à une formation ou un document


La page permet d'établir la liste des utilisateurs qui doivent compléter la formation ou le document. L'utilisateur peut être informé des formations et documents nouvellement assignés lorsque l'option est cochée.

Cliquez sur la section Filtres pour faciliter la recherche des utilisateurs à assigner. Le bouton de raccourci (raccourci) permet de filtrer les utilisateurs rapidement par les groupes assignés à la formation ou au document.

L'action inverse d'assigner des formations et documents à un utilsateur peut être éffectuée, voir la section Modifier les formations et documents assignés.

Note

Si la formation ou le document actuel a des prérequis, ils seront automatiquement assignés aux utilisateurs sélectionnés.

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation ou un document > Options: Assigner des utilisateurs

Paramètres des certificats des formations


Cette page liste les instructeurs qui peuvent signer les certificats générés par le système pour la réussite des formations internes. On y trouve le nom et titre de chaque formateur ainsi que le nombre de formations auxquelles chaque formateur est assigné.

Les instructeurs doivent être paramétrés d'avance pour les formations qu'ils certifient ou signent afin de générer les certificats de complétion. Il y a deux manières de faire cela :

Options de la page Page Options :

  • Ajouter le logo de l'entreprise: Téléverser le logo de l'entreprise qui apparaîtra dans le coin supérieur gauche du certificat. (Voir: Modifier le logo de la compagnie).
  • Créer un instructeur: Permet d'ajouter un nouvel instructeur.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Options: Paramètres des certificats

Créer ou modifier un instructeur


La page permet d'inscrire ou de modifier le nom de l'instructeur, son titre et le fichier avec sa signature. De plus, elle vous permet de prévisualiser le certificat afin d'en vérifier l'exactitude.

Emplacements

  • Formations (Menu latéral) > Options: Paramètres de certificats > Options: Créer un instructeur
  • Formations (Menu latéral) > Options: Paramètre des certificats > Sélectionner un instructeur > Options: Modifier l'info

Information d'un instructeur


La page affiche la liste de toutes les formations internes qui sont certifiés par l'instructeur.

Options de la page Page Options :

  • Modifier l'info: Modifier les informations de l'instructeur.
  • Modifier les formations: Modifier les formations internes assignés à l'instructeur. (Voir: Assigner un instructeur aux formations)
  • Supprimer: Supprimer l'instructeur.

Attention

Un instructeur peut être supprimé seulement lorsqu'il n'a aucune formation assignée.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Options: Paramètres des certificats > Sélectionner un instructeur

Assigner des formations à l'instructeur


Cette page permet d'établir les formations pour lesquelles l'instructeur sera assigné en tant que signataire des certificats de réussite.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Options: Paramètres des certificats > Sélectionner un instructeur > Options: Modifier les formations

Modifier le logo de la compagnie


La page permet de modifier le logo qui apparaît sur les certificats. Les formats de fichiers acceptés sont .PNG et .JPEG.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Options: Paramètres des certificats > Options: Définir le logo de la compagnie

Formations & documents archivés


La page répertorie toutes les formations et les documents qui ont été archivés. Le statut d'admissibilité des participants n'est pas indiqué pour les éléments archivés. Cependant, le contenu est préservé. Les formations et documents archivés peuvent être réactivés.

Emplacement

Formation ou Documents (Menu latéral) > Options: Formations ou Documents archivés

Information d'une formation ou d'un document archivé


Les superviseurs peuvent consulter les détails de l'item archivé à partir de cette page. Il est possible de :

  • Voir tous les utilisateurs assignés à l'item.
  • Accéder à l'historique des tentatives pour chaque utilisateur assigné.
  • Consulter l'historique des modifications apportées à l'item.
  • Visualiser la formation dans le mode de simulation (Formations internes seulement).
  • Restaurer la formation ou le document si le superviseur en a la permission.

Les superviseurs ont également un accès limité pour apporter des modifications à l'élément archivé à partir des options de la page Page Options :

  • Modifier l'information de la formation ou du document
  • Modifier les questions (Formations internes seulement)
  • Modifier les diapositives (Formations internes seulement)
  • Modifier la durée des diapositives (Formations internes seulement)
  • Modifier les médias de la diapositive (Formations internes seulement)

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Options: Formations ou Documents archivés > Sélectionner un item

Formations et documents : Modification du contenu

Modifier l'information d'une formation


La page permet de modifier les informations de base relatives à un module de formation interne.

Champs :

  1. Titre: Titre de la formation.
  2. Instructeur de certificat: Nom de l'instructeur apparaissant sur le certificat de réussite.
  3. Expiration initiale: Date après laquelle les utilisateurs assignés seront considérés expirés. Utilisez ce champ pour les nouvelles formations qui n'ont pas encore été complétés, afin de fournir un délai aux utilisateurs et leur permettre de les terminer pour la première fois sans être expirés. Vous ne serez plus en mesure de modifier ce champ lorsque la formation aura une tentative enregistrée.
  4. Période de validité: La période pendant laquelle la formation est valide. Après ce délai, les participants doivent refaire la formation pour rester conforme. Une valeur nulle indique que la formation est valide de manière permanente (aucune mise à jour requise).
  5. Calcul de la date d'expiration: Options pour calculer la date d'échéance. (Voir: Section FAQ sur les types d'expiration)
  6. Fenêtre pour la disponibilité: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels la formation est disponible auprès de l'utilisateur pour être complété.
  7. Fenêtre pour l'expiration imminente: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels les utilisateurs apparaîtront comme étant en expiration imminente pour les superviseurs.
  8. Prérequis: Indique les formations & documents qui doivent être complétés avant de dévérouiller cette formation.
  9. Dépendants: Indique les formations & documents pour lesquels la formation actuelle est un prérequis.
  10. Nombre de questions posées: Le nombre de questions à inclure dans chaque examen. Par exemple, sur un total de 30 questions possibles, vous pouvez déterminer que 20 questions doivent être posées dans chaque examen. Des questions sont alors choisies au hasard pour assurer une certaine variété d'un examen à l'autre.
  11. Score minimum requis: Note de passage pour réussir l'examen.
  12. Poser les questions de façon aléatoire: Cochez cette option pour que les questions d'examen s'affichent de manière aléatoire.
  13. Examen seulement: Cochez cette option pour indiquer que la formation ne contient pas de partie théorique, mais seulement un examen. Par conséquent, les diapositives téléchargées servent de référence seulement.
  14. Les utilisateurs peuvent consulter les diapositives: Cochez cette option pour permettre aux utilisateurs de réviser le contenu théorique après avoir complété la formation avec succès.
  15. Consignes pour les utilisateurs: Indique les instructions laissées pour fournir aux utilisateurs plus de détails sur la façon de compléter la formation.
  16. Information pour les superviseurs: Indique les notes internes laissées pour plus d'information à propos de la formation.
  17. Matériel de référence: Documents PDF ou images que les participants peuvent télécharger pour obtenir plus d'information.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier l'information de la formation

Modifier l'information d'une formation externe ou d'un document


La page permet de modifier les informations de base relatives à un document ou une formation externe.

Champs :

  1. Titre: Titre du document ou de la formation externe.
  2. Expiration initiale: Date après laquelle les utilisateurs assignés seront considérés expirés. Utilisez ce champ pour les nouveaux articles qui n'ont pas encore été complétés, afin de fournir un délai aux utilisateurs et leur permettre de les terminer pour la première fois sans être expirés. Vous ne serez plus en mesure de modifier ce champ lorsque l'article aura une tentative enregistrée.
  3. Période de validité: La période pendant laquelle le document ou la formation est valide. Après ce délai, les participants doivent refaire la formation ou resoumettre le document pour rester conforme. Une valeur nulle indique que le docuement est valide de manière permanente (aucune mise à jour requise).
  4. Calcul de la date d'expiration: Options pour calculer la date d'échéance. (Voir: Section FAQ sur les types d'expiration)
  5. Fenêtre pour la disponibilité: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels la formation externe ou le document est disponible auprès de l'utilisateur pour être soumis.
  6. Fenêtre pour l'expiration imminente: Nombre de jours avant l'expiration durant lesquels les utilisateurs apparaîtront comme étant en expiration imminente pour les superviseurs.
  7. Prérequis: Indique les formations & documents qui doivent être complétés avant de dévérouiller cette formation.
  8. Dépendants: Indique les formations & documents pour lesquels la formation actuelle est un prérequis.
  9. Consignes pour les utilisateurs: Indique les instructions laissées pour fournir aux utilisateurs plus de détails sur la façon de soumettre la formation ou le document.
  10. Information pour les superviseurs: Indique les notes internes laissées pour plus d'information à propos de la formation ou du document.
  11. Matériel de référence: Documents PDF ou images servant de référence et pouvant être téléchargé par les utilisateurs.

Emplacement

Formations ou Documents (Menu latéral) > Sélectionner une formation externe ou un document > Options: Modifier l'information de la formation ou du document

Modifier les questions


La page permet d'ajouter et de supprimer des questions, ou de revoir le contenu de chaque question. Le bouton Modifier dans la dernière colonne du tableau vous permet de modifier le contenu de la question. Pour plus de détails, consultez la section Modifier le contenu des questions.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les questions

Créer les questions


La page affiche un formulaire d'assistant pour créer une nouvelle question.

La première section demande si la question utilise des images comme référence. Vous pouvez ajouter vos fichiers d'images ici, sinon vous serez redirigé vers la section suivante.

L'onglet Général permet de saisir le contenu de la question, et de déterminer les réponses à choix multiples.

La dernière section est l'endroit où vous pouvez définir les références pour la question. Celles-ci devraient indiquer où trouver la bonne réponse. Elles seront montrées aux utilisateurs après une réponse incorrecte lors de la section d'examen de la formation.

Emplacement

Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les questions > Bouton Ajouter une question

Modifier le contenu des questions


La page permet de modifier le contenu de la question et les réponses à choix multiples depuis l'onglet Général.

La section du bas permet de modifier les références vers l'endroit où la bonne réponse à une question peut être trouvée. Les références incluent le numéro de la diapositive où les informations correctes peuvent être trouvées et/ou un message pour fournir une note de précision. Une même question peut avoir plusieurs références. Les références seront affichés aux utilisateurs suite à une mauvaise réponse durant l'examen.

Dans l'onglet Images, vous pouvez ajouter ou supprimer des fichiers images qui seront présentés aux utilisateurs lorsque la question leur sera posée. En d'autres termes, il permet aux questions de se référer au contenu des images (Exemple: Que représente le symbole suivant?).

Emplacement

Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les questions > Bouton Modifier dans la liste de questions: Modifier la question et les réponses

Téléverser un nouveau lot de diapositives


La page permet de fournir les diapositives pour la portion théorique de la formation. Dans le cas d'une formation avec examen seulement, les diapositives peuvent être utilisées comme références pour la correction des questions. Les diapositives doivent être dans un fichier PDF de 60Mo maximum.

Cochez la case Les diapositives sont pour des fins de référencement uniquement pour indiquer que le téléversement est pour une formation avec examen seulement.

Cochez la case Les utilisateurs peuvent consulter les diapositives pour permettre aux employés de réviser le contenu lorsque la formation est complétée.

La case Conserver les données des diapositives existantes est proposée lorsqu'il existe déjà des diapositives pour la formation. Lorsque cochée, les données relatives aux diapositives (références des questions et médias de diapositives) sont conservées.

  • Par exemple, si pour l'ensemble actuel, la diapositive 3 est liée à une référence pour une question donnée et que la diapositive 5 contient une vidéo, la liaison à la référence ainsi que la vidéo resteront telles quelles dans le nouvel ensemble de diapositives.
  • Toutefois, si la case n'est pas cochée, les éléments liée aux disapositives seront supprimés et toutes les références & médias de diapositive devront être ajoutés à nouveau aux nouvelles diapositives.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les diapositives

Modifier les médias d'une diapositive


La page permet de joindre à une diapositive un ou plusieurs des éléments suivants :

  • Vidéo (760 Mo maximum)
  • Audio (trame sonore) (20 Mo maximum)
  • Image (20 Mo maximum)
  • Fichier PDF (20 Mo maximum)
  • Un hyperlien

Ces médias sont montrés à l'utilisateur lorsque celui-ci visionne la diapositive pendant la partie théorique de la formation.

Ajouter un média de diapositive

Pour ajouter un nouveau média de diapositive, sélectionnez la diapositive durant laquelle vous souhaitez que le média apparaisse pour l'utilisateur et cliquez sur l'icône Modifier ( edit media ). Cela ouvrira une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pourrez gérer les médias existants pour la diapositive, ou cliquer sur le symbole Plus (add media) pour ajouter un nouveau média. Une autre fenêtre contextuelle apparaîtra, dans laquelle vous pourrez choisir le type de média, ajouter la pièce jointe, saisir un titre et sélectionner la fonction de lecture automatique :

Note

Pour chaque diapositive, vous pouvez sélectionner la fonction Autoplay pour une seule vidéo ou piste audio afin qu'elle démarre automatiquement lorsque la diapositive est présentée.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier les médias de la diapositive > Sélectionner une diapositive

Modifier la durée des diapositives


La page permet de définir la durée minimale qu'un utilisateur doit passer sur chaque diapositive pendant la partie théorique de la formation.

Emplacement

Formations (Menu latéral) > Sélectionner une formation > Options: Modifier la durée des diapositives

Historique des modifications


La page affiche la liste des modifications effectués pour une formation ou un document, ainsi que les tags de versions créés.

La plateforme Nabu Pro effectue le suivi automatique des changements apportées à une formation ou à un document depuis le 4 Avril 2021 (à l'exclusion des utilisateurs et groupes assignés). Les superviseurs peuvent accéder à ces informations, ce qui leur permet de suivre les changements dans le temps et à travers différentes versions.

Vous pouvez cliquer sur une modification pour ouvrir une fenêtre contextuelle, présentant plus de détails à propos du changement effectué :


Tags de versions

Il est également possible pour les superviseurs de créer des tags de version afin d'identifier clairement les séries de modifications associées à une version spécifique de la formation ou du document.

  • Les tags créés apparaîtront dans la liste des modifications et des tags de version et afficheront les détails qui ont été fournis sur la version.
  • Les superviseurs peuvent générer un rapport PDF pour un tag, qui répertorie toutes les entrées du journal des modifications précédant le tag, jusqu'à la version précédente s'il y en a une.

Voir l'exemple de comment accéder l'historique, créer un tag et générer un PDF ci-dessous :

Utilisation de l'Historique des modifications

Emplacement

Formations (Menu Latéral) > Sélectionner une formation > Options: Historique des modifications

Utilisateurs

Les utilisateurs sont les membres de l'équipe pour lesquels Nabu Pro surveille leur conformité. Cela se traduit par s'assurer qu'ils aient complétés et lus l'ensemble des formations, documents et mémos auxquels ils sont assignés.

Les types de compte utilisateur

Lors de la création d'un nouvel utilisateur, les superviseurs doivent d'abord choisir leur type de compte. Il y a 2 types de compte utilisateur qui consistent de :

  • Contractuel: Utilisateurs qui se servirons de la plateforme pour une période allant jusqu'à 4 mois.
  • Employé: Utilisateurs réguliers.

Alors qu'il n'y a aucune limite au nombre de licences employé qui peuvent être crées, le nombre de licences contractuelles est limité et ne peut qu'être modifié par votre représentant Nabu Pro.

Note

  • Par défaut, il n'y a aucune licence contractuelle disponible. Veuillez nous contacter si vous désiré déverouiller cette fonctionalité.
    • Cette fonctionalité n'est disponible seulement que pour les comptes d'entreprise qui sont facturés annuellement.

Les licences d'utilisateurs

Lorsqu'un utilisateur est créé, il est automatiquement assigné à une licence active. Une nouvelle licence est créée si aucune n'est actuellement disponible, sinon une licence vacante sera assignée au nouvel utilisateur.

Il y a 2 niveaux de licence parmis lesquels choisir :

  • Communication: Les utilisateurs requis de lire des mémos uniquement.
  • Contrôle: Les utilisateurs requis de lire des mémos ainsi que de compléter des formations et documents.

Archiver un utilisateur

Lorsqu'un utilisateur n'est plus nécessaire, il peut être archivé. Cela implique que le système ne surveille plus sa conformité.

Pour ce qui est de leur licence, les implications dépendent du type de compte de l'utilisateur :

Contractuel

Archiver un utilisateur contractuel désactivera leur licence. Prenez note que les licences contractuelles n'appartienent qu'à un seul utilisateur pour leur vie entière et ne peuvent pas être transférés. La licence restera donc assignée à l'utilisateur jusqu'à son expiration.

Après avoir archivé un utilisateur contractuel, le nombre de licences contractuelles disponibles pour l'entreprise est augementé de un.

Employé

Archiver un utilisateur employé va libérer leur licence. Cela implique que la licence n'est plus assignée à l'utilisateur.

Prenez note que les licences employés demeurent disponibles dans le lot des licences de l'entreprise jusqu'à leur expiration. Les licences libérées peuvent donc être transférés à un autre utilisateur en autant qu'elles ne soient pas encore expirés.

Note

Une fois archivés, il est toujours possible d'accéder aux comptes d'utilisateurs à partir de la Page des utilisateurs archivés.

Rétablir un utilisateur

Il est possible de rétablir les comptes d'utilisateurs archivés pour que le système recommence à surveiller leur conformité. Lorsqu'un utilisateur est rétablit, le système demandera d'abord de choisir le type de compte de l'utilisateur. Voici les implications pour chaque type de compte :

Contractuel

Les licences contractuelles sont valides pour un mois et sont renouvellés à chaque mois, le même jour que leur date de création. Cela implique qu'un utilisateur archivé peut être rétablit sans avoir à acheter une nouvelle licence, lorsque leur licence désactivée n'a pas encore atteint son expiration.

Employé

Les licences sont généralement valides pour un an et sont renouvelées à la date anniversaire du contrat pour la plateforme. Cela implique qu'un utilsateur archivé peut être restauré sans devoir acheter une nouvelle licence lorsqu'une licence vacante est déjà disponible. Si la licence d'origine de l'utilisateur est toujours vacante, elle sera réassignée au même utilisateur.

Pour plus de détails, consultez la section sur la page des Licences utilisateurs.

Page des utilisateurs


La page répertorie tous les utilisateurs du système avec leur statut d'éligibilité générale et leur statut d'éligibilité pour les mémos. Les utilisateurs peuvent être filtrés par éligibilité, groupes et nom.

Symboles importants :

  • Warning Symbol : Indique que l'utilisateur :
    • N'a pas encore reçu de courriel d'activation ou n'a pas encore activé son compte utilisateur Nabu Pro.
    • N'est pas assigné à un groupe.
  • One Symbol : Indique le nombre de formations externes ou documents pour lesquels un renouvellement est en attente de révision par un superviseur.
  • Declined Symbol : Indique le nombre de formations externes ou documents pour lesquels un renouvellement a été refusé, en attente de révision par l'utilisateur.
  • Eligible : Ce symbole indique que l'utilisateur a terminé tous ses éléments assignés et est éligible.
  • Expiring Soon : Ce symbole indique que l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt pour au moins un élément, ou que l'utilisateur a au moins un mémo à lire.
  • Expired : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour le renouvellement d'au moins un élément, ou n'a pas lu un mémo actuellement en vigueur. L'utilisateur est donc inéligible.
  • Plus Symbol: Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau. (Seulement sur les petits écrans)

Options de la page Page Options :

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral)

Information sur l'utilisateur

La page d'information de l'utilisateur affiche les informations du profil de l'employé ainsi qu'un aperçu qui résume son statut pour chaque élément auquel il est assigné.

Les informations du profil indiquent d'abord le nom de l'utilisateur et la liste des groupes assignés. Plus bas, vous pouvez trouver plus de détails dans la section Information de l'utilisateur. La section suivante affichera les demandes d'approbation en attente d'examen pour l'utilisateur actuel. Enfin, la liste des éléments attribués se trouve dans le tableau au bas de la page. Ce tableau peut être filtré par le nom des éléments et leurs groupes attribués.

Symboles importants :

  • No Content Symbol: Indique qu'une formation est sans contenu et que les utilisateurs n'y ont pas accès.
  • Training Disabled Symbol: Indique qu'une formation est désactivée et que les utilisateurs n'y ont pas accès.
  • Review : Indique une soumission en attente d'approbation par le superviseur.
  • Declined : Indique une soumission refusée par le superviseur et qui demande une mise à jour de la part de l'utilisateur.
  • Eligible : Ce symbole indique que l'utilisateur a terminé l'élément et est éligible.
  • Expiring Soon : Ce symbole indique que l'éligibilité de l'utilisateur expire bientôt pour l'élément, ou que l'utilisateur n'a pas lu le mémo.
  • Expired : Ce symbole indique quand l'utilisateur est en retard pour le renouvellement de l'élément, ou n'a pas lu le mémo actuellement en vigueur. L'utilisateur est donc inéligible.
  • Plus Symbol: Boutton pour afficher les champs d'information manquants dans le tableau (Seulement sur les petits écrans).

Options de la page Page Options :

Note

Voir la section des utilisateurs pour mieux comprendre ce qui arrive lorsqu'un utilisateur est archivé.

Rapport de conformité de l'utilisateur :

Le superviseur peut générer un rapport PDF du profil utilisateur (rapport de conformité) à partir du bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau des éléments à compléter. Une boîte de dialogue offre la possibilité de modifier le rapport de la manière suivante :

  • Possibilité d'inclure tous les mémos lus précédemment par l'utilisateur.
  • Possibilité d'inclure toutes les formations ou tous les documents qui ont été complétés précédemment et qui ne sont plus assignés à l'utilisateur.
  • Possibilité d'inclure les mémos que l'utilisateur n'a pas encore lus.
  • Possibilité de filtrer le rapport par les groupes actuellement sélectionnés dans le filtre des groupes du tableau des items à complétés.

Voir l'exemple ci-dessous :

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur

Créer un nouvel utilisateur


La page consiste en un formulaire en étapes permettant de fournir toute l'information nécessaire pour créer le profil du nouvel utilisateur. Une fois le formulaire soumis, un courriel est envoyé à l'adresse électronique fournie avec un mot de passe temporaire. Le compte de l'utilisateur sera activé dès que l'utilisateur y accédera et modifie le mot de passe temporaire.

La case Délai d'activation du courriel permet de créer l'utilisateur sans envoyer directement le e-mail d'activation. Cela laisse le temps à un superviseur de préparer le profil au préalable. Lorsqu'il est prêt, le superviseur peut alors envoyer le courriel d'activation.

Il est possible de créer des hybrides; ce sont des utilisateurs étant à la fois superviseur et utilisateur régulier. Le formulaire permet de créer le nouvel utilisateur à partir d'un superviseur existant. Veuillez consulter la section sur les comptes hybrides pour plus de détails.

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Options: Ajouter un nouvel utilisateur

Modifier l'information de l'utilisateur


La page permet de modifier le profil de l'utilisateur.

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Modifier le profil

Assigner des groupes à l'utilisateur


La page permet de modifier la liste des groupes auxquels l'utilisateur appartient.

Après avoir modifié les groupes, l'assistant vous enverra aux étapes suivantes afin que vous puissiez ajuster les items attribués à l'utilisateur en fonction des groupes mis à jour. Consultez les sections suivantes pour plus de détails. (Voir: Assigner des formations et documents à l'utilisateur & Assigner des mémos à l'utilisateur.)

Note

Après avoir modifié les groupes, le bouton de raccourci (raccourci) des étapes suivantes permet de filtrer rapidement les items en fonction des groupes sélectionnés pour l'utilisateur.

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Assigner des groupes

Assigner des formations et documents à l'utilisateur


La page permet de sélectionner les formations et documents que l'utilisateur doit compléter. L'utilisateur peut être informé des formations et documents nouvellement assignés lorsque l'option est cochée.

Cliquez sur la section Filtres pour faciliter la recherche des items à assigner. Le bouton de raccourci (raccourci) permet de filtrer les items rapidement par les groupes assignés à l'utilisateur.

Il est également possible de faire l'action inverse et d'établir les utilisateurs devant compléter une formation ou un document (Voir: Assigner des utilisateurs à une formation ou un document).

Les items avec prérequis


En modifiant les formations et les documents assignés à un utilisateur, le superviseurs a accès à l'information sur les prérequis d'une formation ou d'un document, ainsi que de ses dépendants (les formations ou documents pour lesquels il est lui-même un prérequis). Cette information est accessible en cliquant le triangle jaune (warning) à côté d'une formation ou d'un document.

Vous constaterez également que certains items sélectionnés peuvent être bloqués. Un item bloqué indique qu'un ou plusieurs items pour lesquels l'item présent est un prérequis sont présentement sélectionnés. Pour désélectionner l'item bloqué, ses dépendants doivent être désélectionnés au préalable, tel qu'indiqué dans l'exemple ci-dessous :

Indication des prérequis lors de l'attribution des formations et des documents

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Assigner des formations et documents

Assigner des mémos à l'utilisateur


La page permet de modifier la liste des mémos que l'utilisateur est requis de lire.

Cliquez sur la section Filtres pour faciliter la recherche des mémos à assigner. Le bouton de raccourci (raccourci) permet de filtrer les mémos rapidement par les groupes assignés à l'utilisateur.

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Assigner des mémos

Page des utilisateurs archivés


La page des utilisateurs archivés présente une liste de tous les utilisateurs archivés. Elle offre la possibilité de les restaurer et de réactiver leur compte d'uitlisateurs.

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Options: Utilisateurs archivés

Information d'un utilisateur archivé


Un superviseur a un accès limité au profil d'un utilisateur archivé. Il peut :

  • Voir tous les items (formations, documents et mémos) que l'utilisateur a complétés ou lus.
  • Télécharger un rapport PDF des items complétés et lus.
  • Restaurer l'utilisateur s'il en a la permission (voir les options de la page Page Options ).

Emplacement

Utilisateurs (Menu latéral) > Options: utilisateurs archivés > Sélectionner un utilisateur

Items complétés désassignés et mémos lus


La page affiche la liste des documents et formations qui ont été complétés et qui ne sont plus assignés ainsi que les mémos qui ont été lus. Le superviseur peut sélectionner ces items et accéder à leur information respective.

Emplacement

Utilisateurs (menu latéral) > Sélectionner un utilisateur > Options: Items complétés désassignés et mémos lus

Mémos

Les mémos sont utilisés pour partager des communications d'entreprise et s'assurer qu'elles soient lues par tous les utilisateurs visés. Chaque mémo a une date d'entrée en vigueur qui consiste en la date à laquelle les informations partagées par le mémo entrent en vigueur. Les mémos peuvent avoir un des 4 statuts différents :

  1. En attente :
    Lorsque la date d'entrée en vigueur n'est pas encore passée. Dans ce statut, le contenu du mémo peut être modifié.
    (Accessible à partir de la page des mémos en attente.)
  2. En vigueur - Utilisateurs en retard :
    Lorsque la date d'entrée en vigueur est passée et qu'un utilisateur ou plus requis de lire le mémo ne l'a pas encore lu. Au moins un utilisateur est en retard pour lire le mémo. Le contenu du mémo ne peut plus être modifié.
    (Accessible à partir de la page des mémos en attente.)
  3. En vigueur - Utilisateurs nouvellement affectés en période de grâce :
    Lorsque la date d'entrée en vigueur est passée et qu'un utilisateur ou plus requis de lire le mémo ne l'a pas encore lu. Aucun utilisateur n'est en retard et au moins un utilisateur est à l'intérieur de sa date limite personnalisée pour lire le mémo. Le contenu du mémo ne peut plus être modifié.
    (Accessible à partir de la page des mémos en attente.)
  4. En vigueur :
    Lorsque la date d'entrée en vigueur est passée et tous les utilisateurs requis de lire le mémo l'ont lu. Le contenu du mémo ne peut plus être modifié.
    (Accessible à partir de la page des mémos en vigueur et mémos archivés .)

Les notifications par courrier électronique sont utilisées pour informer les utilisateurs sur les mémos qu'ils doivent lire et pour informer les superviseurs sur les changements de statut des mémos.

Références des notifications par courrier électronique :

Notification Événement déclencheur
Notifier l'utilisateur à propos d'un nouveau mémo
  • Lorsque le superviseur crée un nouveau mémo.
  • Lorsque le superviseur ajoute un utilisateur au mémo.
Noitifier l'auteur lorsque le mémo est lu par tous les utilisateurs requis de le lire
  • Lorsque le dernier utilisateur n'ayant pas lu le mémo lit le mémo.
  • Lorsqu'un superviseur marque manuellement tous les utilisateurs comme ayant lu le mémo.
  • Lorsqu'un superviseur retire des utilisateurs n'ayant pas encore lu le mémo de la liste des utilisateurs assignés et que les utilisateurs restants ont tous lu le mémo.
Notifier l'auteur lorsqu'un mémo qui était lu par tous les utilisateurs requis ne l'est plus
  • Lorsque de nouveaux utilisateurs sont requis de lire le mémo.
  • Après une mise à jour du mémo nécessitant une relecture.
  • Lorsqu'un superviseur marque un utilisateur comme n'ayant pas lu le mémo.
Rappel aux utilisateurs n'ayant pas lu le mémo
  • Un courriel récapitulatif hebdomadaire chaque lundi énumérant les items à compléter au cours des 30 prochains jours.
  • 4 jours avant que l'admissibilité n'expire.
  • 2 jours avant que l'admissibilité n'expire.
  • 1 jour avant que l'admissibilité n'expire.
  • Le jour que l'admissibilité expire.
Suivi des rappels pour les superviseurs
  • Courriel bihebdomadaire les mardis et vendredis des utilisateurs qui n'ont pas lu un mémo présentement dû ou qui est dû dans les 7 prochains jours.
    • Les courriels sont envoyés uniquement si certains utilisateurs ont des mémos à lire.

Page des mémos en attente


Cette page présente la liste des mémos en attente. Un mémo est considéré en attente s'il répond à l'un des critères suivants :

  • La date d'entrée en vigueur du mémo n'est pas passée ou;
  • Un utilisateur ou plus assigné au mémo ne l'a pas encore lu.

Symboles importants :

  • Urgent : Ce symbole indique que le mémo a un statut de priorité Urgent.
  • Eligible : Ce symbole indique que tous les utilisateurs ont lu le mémo.
  • Attente : Ce symbole indique qu'au moins un utilisateur n'a pas lu le mémo.
  • Expired : Ce symbole indique qu'au moins un utilisateur est en retard et n'a pas lu le mémo.

Cliquez sur le bouton Créer un mémo dans le coin supérieur droit pour ouvrir la page Créer un mémo.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En attente

Page des mémos en vigueur


La page des mémos en vigueur présente une liste de tous les mémos respectant ces deux critères :

  • La date d'entrée en vigueur est passée et;
  • Tous les utilisateurs assignés ont lu le mémo.

Cliquez sur le bouton Créer un mémo dans le coin supérieur droit pour ouvrir la page Créer un mémo.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En vigueur

Page des mémos archivés


La page des mémos archivés présente une liste de tous les mémos qui sont archivés.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En vigueur > Bouton Mémos archivés (Coin supérieur droit)

Page d'information d'un mémo


Cette page présente le contenu du mémo ainsi que des informations détaillées dans l'onglet Général. Si le mémo a des questions, elles seront listées dans l'onglet Questions. La section du bas affiche le statut de lecture des utilisateurs assignés. Le superviseur a également la possibilité de modifier la date d'expiration personnalisée et le statut de lecture de chacun des utilisateurs assignés (marqué comme lu ou non lu par l'utilisateur) en cliquant sur Actions button.

Symboles importants :

  • Conforme : Ce symbole indique que l'utilisateur a lu le mémo.
  • Attente : Ce symbole indique que l'utilisateur n'a pas lu le mémo.
  • Expiré : Ce symbole indique que l'utilisateur est en retard.

Options de la page Page Options :

  • Modifier le contenu: Modifier le contenu du mémo. Une fois que le mémo est en vigueur, le contenu ne peut plus être modifié.
  • Assigner des groupes: Modifier les groupes ciblés.
  • Assigner / Ajouter des utilisateurs: Modifier les utilisateurs assignés. Une fois le mémo est en vigueur, on peut seulement ajouter nouveaux utilisateur.
  • Supprimer: Supprimer le mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo n'est pas encore en vigueur.)
  • Lu par tous: Marquer tous les utilisateurs assignés comme ayant lu le mémo.
  • Exporter en PDF: Exporter toute l'information du mémo en format PDF.
  • Établir une date d'archivage automatique: Ajouter une date d'archivage automatique au mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo est En vigueur et ne possède pas de date d'archivage automatique.)
  • Modifier la date d'archivage automatique: Modifier ou retirer la date d'archivage automatique du mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo est En vigueur et possède une date d'archivage automatique.)
  • Archiver: Archiver le mémo. (Disponible uniquement lorsque le mémo est En vigueur.)
  • Rétablir: Rétablir le mémo archivé. (Disponible uniquement lorsque le mémo est Archivé.)

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En attente ou En vigueur > Sélectionner un mémo

Créer un mémo


Cette page consiste en un formulaire en étapes permettant de fournir les informations du mémo, les groupes ciblés et les utilisateurs requis de le lire :

  1. La section Information permet de saisir le contenu du mémo, ses détails et ses options. Il est également possible d'ajouter des pièces jointes et des questions de validation au mémo.
  2. La section Groupes permet d'assigner le mémo à vos groupes existants. Bien que les mémos puissent être attribués à tous les utilisateurs quel que soit leur groupe, il est utile de spécifier les groupes, car ils servent d'aide pour sélectionner rapidement les utilisateurs ciblés dans la prochaine section (par exemple, tous les utilisateurs du groupe de gestion).
  3. Enfin, la section Utilisateurs permet d'assigner le mémo aux utilisateurs qui doivent le lire.

Mémos urgents

Définir des mémos comme Urgents obligera les utilisateurs assignés à lire le mémo avant de pouvoir compléter les autres éléments qui leur sont assignés dans la plateforme.

Archiver automatiquement le mémo après un délai

Ce champ permet de définir une période de temps prédéterminée après laquelle un mémo sera archivé automatiquement. Le décompte de cette période est commencé lorsque le mémo devient En vigueur.

Pour plus de détails, consultez la section sur les mémos archivés dans les Notes de mise à jour.

Questions de mémo

Les superviseurs peuvent poser jusqu'à trois questions par mémo pour une validation instantanée que les utilisateurs aient bien compris son contenu.

Lorsqu'un mémo comprend des questions, les utilisateurs doivent fournir la réponse correcte à toutes les questions afin de confirmer que le mémo a été lu. Si une question a une mauvaise réponse, l'utilisateur devra relire le mémo et pourra le soumettre à nouveau après un délai d'une minute.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En attente ou En vigueur > Bouton Créer un nouveau mémo (Coin supérieur droit)

Modifier le contenu du mémo


Cette page permet de modifier le mémo. Dans l'onglet Général, il est possible de modifier le contenu, les champs d'informations, les options et les questions du mémo. Allez dans l'onglet Pièces Jointes pour ajouter ou supprimer les fichiers inclus avec le mémo. Le formulaire offre une option permettant de forcer les utilisateurs qui ont déjà lu le mémo à le relire si la modification l'exige.

Attention

Une fois qu'un mémo est En vigueur, il n'est plus possible d'en modifier le contenu.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En attente > Sélectionner un mémo qui n'est pas encore en vigueur > Options: Modifier le contenu

Assigner des groupes à un mémo


Cette page permet de modifier les groupes ciblés par le mémo.

Après avoir modifié les groupes, l'assistant vous enverra à la deuxième étape afin que vous puissiez ajuster les utilisateurs du mémo en fonction des groupes mis à jour. Consultez la section suivante pour plus de détails. (Voir: Modifier les utilisateurs d'un mémo).

Note

Après avoir modifié les groupes, le bouton de raccourci (raccourci) de la deuxième étape permet de filtrer rapidement les utilisateurs en fonction des groupes sélectionnés pour le mémo.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En attente > Sélectionner un mémo > Options: Modifier les groupes ou ajouter des groupes

Assigner des utilisateurs à un mémo


Cette page permet de modifier les utilisateurs requis de lire le mémo.

Cliquez sur la section Filtres pour faciliter la recherche des utilisateurs à assigner. Le bouton de raccourci (raccourci) permet de filtrer les utilisateurs rapidement par les groupes assignés au mémo.

Attention

Une fois qu'un mémo est En vigueur, il est seulement possible d'ajouter de nouveaux utilisateurs.

Emplacement

Mémos (Menu latéral) > En attente > Sélectionner un mémo > Options: Modifier les utilisateurs ou ajouter des utilisateurs

Groupes

Les groupes sont utilisés pour classer les différentes ressources sur la plateforme afin que les superviseurs puissent gérer plus facilement ce qui relève de leur responsabilité.

Le système de groupe de Nabu Pro est centré sur l'utilisateur. Autrement dit, seuls les utilisateurs appartiennent à des groupes, le reste (formations, documents, mémos et superviseurs) ciblent des groupes d'utilisateurs. Cela implique que:

  1. Lorsqu'on appartient à un groupe (les utilisateurs seulement), on appartient automatiquement à tous ses groupes parents, s'il en a.


    Dans l'exemple 1, un utilisateur appartenant au sous-groupe Capitaine appartient également aux groupes parents Aérien, Livraison et Opérations. On dit alors que pour Capitaine, il y appartient directement, alors que pour Aérien, Livraison et Opérations, il y appartient via un sous-groupe (indirectement).

  2. Lorsqu'on cible un groupe (les items autres que les utilisateurs), on cible indirectement les sous-groupes parce que les utilisateurs des sous-groupes font partie des groupes parents (point 1).


    Dans l'exemple 2, si une formation cible les utilisateurs du groupe Livraison, les utilisateurs des sous-groupes Routier, Aérien, Équipage et Capitaine sont également ciblés. Par conséquent, pour le groupe Livraison cette formation compte parmi celles qui ciblent directement le groupe, alors que pour Routier, Aérien, Équipage et Capitaine, elle compte parmi celles qui cible via un groupe parent (indirectement).

Page des groupes


La page des groupes présente la liste complète des groupes et affiche le résumé des détails pour un groupe sélectionné.

La section Hiérarchie de groupes située à gauche de la page affiche la liste des groupes sous forme d'arborescence. Les groupes parents ont une flèche à leur gauche et leurs sous-groupes sont listés en dessous. Le champ de filtre situé au-dessus permet d'effectuer une recherche par titre de groupe. Utilisez les boutons situés en dessous pour cacher ou afficher rapidement tous les sous-groupes, ou pour effacer le champ de filtre.

Lorsqu'un groupe est sélectionné dans la liste, un résumé de ses ressources assignées apparaît dans la section Détails du groupe à droite. Pour les groupes qui font partie d'une hiérarchie, une décomposition détaillée peut être révélée en cliquant directement sur une rangée ou le bouton plus ( Plus Button ).

Pour accéder à la page de détails d'un groupe sélectionné, cliquez sur le bouton Voir le groupe dans le coin supérieur droit.

Créer un nouveau groupe

Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton Créer un groupe dans le coin supérieur droit. Une fenêtre contextuelle va apparaitre, dans laquelle il est possible d'entrer le nom du groupe et de sélectionner un groupe parent si nécessaire. Pour plus de détails sur les groupes parents et les hiérarchies, consultez la section Groupes.

Note

Un groupe ne peut avoir qu'un seul parent.

Emplacement

Groupes (Menu latéral)

Page d'information d'un groupe


La page d'information d'un groupe affiche dans l'onglet Détails du groupe le nombre de ressources actives actuellement assignés au groupe. Pour les groupes qui font partie d'une hiérarchie, il est possible de voir la répartition détaillée du nombre d'éléments assignés directement ou indirectement en cliquant directement sur la rangée concernée ou sur le bouton plus ( Plus Button ). Le groupe parent et les sous-groupes sont listés à droite, s'il y en a.

La section en bas de page liste toutes les ressources qui sont assignés au groupe, sous leur onglet respectif. Le champ de recherche permet de filtrer les ressources par nom, et des filtres de colonne supplémentaires sont disponibles pour les listes avec différentes valeurs. Cliquez sur un élément pour accéder à sa page d'information.

Options de la page Page Options :

  • Modifier: Modifier le nom du groupe et/ou son groupe parent.
  • Modifier les utilisateurs du groupe: Modifier les utilisateurs qui appartiennent au groupe.
  • Modifier les formations qui ciblent le groupe: Modifier les formations internes et externes assignés au groupe.
  • Modifier les documents qui ciblent le groupe: Modifier les documents assignés au groupe.
  • Supprimer: Supprimer le groupe.

Attention

Un groupe peut être supprimé seulement lorsqu'il n'a pas de sous-groupes et aucun utilisateur, formation ou document actif.

Emplacement

Groupes (Menu latéral) > Sélectionner un groupe > Bouton Voir le groupe (Coin supérieur droit)

Rapports

Les rapports sont utilisés pour extraire et interpréter les données collectées par la plateforme afin que les superviseurs aient une visibilité accrue et puissent mieux évaluer les processus de conformité au sein de l'entreprise.

Page des rapports


La page vous permet d'accéder aux rapports et sert de répertoire pour les rapports enregistrés. Elle est divisée en deux sections :

  • La section Tous les rapports liste les différents rapports disponibles, regroupés par thèmes, et présente une courte description pour chaque type de rapport.
  • La section Mes rapports personnalisés affiche vos rapports enregistrés et vous permet de les organiser pour un accès rapide.

Gestion des rapports sauvegardés

Les superviseurs peuvent ajuster l'ordre dans lequel les rapports enregistrés apparaissent dans la section Mes rapports personnalisés. Il suffit de saisir le rapport en cliquant sur l'icône de sélection (Selection icon) et faites-le glisser jusqu'à la position souhaitée.

Détails

Il est possible d'accéder à plus d'informations et de fonctions en cliquant sur Détails pour un rapport enregistré :


Cliquez sur la flèche ( Arrow icon ) pour révéler les options supplémentaires. À partir d'ici, vous pouvez partager le rapport sauvegardé avec d'autres superviseurs au sein de l'application, ou le supprimer.

Emplacement

Rapports (Menu latéral)

Page d'information d'un rapport


La page d'information sur le rapport présente les données extraites à partir de la plateforme. Cette fenêtre permet aux superviseurs d'exécuter le rapport sélectionné et de manipuler les données pour révéler des informations utiles.

Options de la page Page Options :

  • Sauvegarder: Enregistrer les paramètres du rapport actuel et créer un raccourci dans la section Mes rapports personnalisés.
  • Sauvegarder sous: Enregistrer les paramètres du rapport personnalisé actuel sous un nouveau nom.
  • Partager: Partager le rapport personnalisé avec un ou plusieurs superviseurs.
  • Exporter en CSV: Exporter la vue actuelle du rapport vers un fichier CSV.
  • Exporter en PDF: Exporter la vue actuelle du rapport vers un fichier PDF.
  • Supprimer: Supprimer le rapport personnalisé de votre section Mes rapports personnalisés.

Emplacement

Rapports (Menu latéral) > Commencer un rapport

Gestion des superviseurs

Paramètres du compte superviseur


La page des paramètres du compte permet de modifier les informations, le mot de passe, les préférences de courriel et les groupes assignés du profil du superviseur.

Communications personnalisées

La configuration des préférences de groupe permet de filtrer les notifications par courriel destinées au superviseur, afin de recevoir seulement des notifications sur les utilisateurs appartenant aux groupes choisis. Notez que si un superviseur laisse ses préférences de groupe vides, aucun filtre n'est appliqué. La situation est identique pour les utilisateurs qui n'appartiennent à aucun groupe - les notifications à leur sujet sont envoyées à tous les superviseurs.


Filtrer automatiquement par groupes

Les préférences de groupes offrent également la possibilité de remplir automatiquement le filtre des groupes pour les tableaux des sections suivantes :

  1. Tableau des formations et documents
  2. Tableau des utilisateurs
  3. Tableau des utilisateurs assignés à une formation ou un document
  4. Tableau des items à compléter d'un utilisateur
  5. Tableaux des mémos
  6. Formation ou document en attente d'approbation

Pour ce faire, sélectionnez la case Filtrer automatiquement les ressources par mes groupes préférés, puis cliquez sur Sauvegarder.

Lorsque l'option est activée, vos tableaux seront filtrés automatiquement selon vos groupes préférés. Si vous n'activez pas cette option, vous pourrez quand même filtrer rapidement vos tableaux en utilisant le bouton pour sélectionner vos groupes ( sélectionner mes groupes ).


Vous pouvez cliquer sur le bouton de raccourci ( sélectionner mes groupes ) afin de retirer ou réappliquer rapidement vos filtres automatiques au tableau.

Note

Le bouton de raccourci n'est pas disponible si votre compte superviseur n'a aucun groupe préféré.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Mon compte

Gestion des superviseurs


La page Superviseurs dresse la liste de tous les comptes superviseur et permet leur gestion.

Cliquez sur le bouton Actions pour afficher des options supplémentaires pour chaque compte superviseur. C'est ici que vous pouvez choisir d'afficher et de modifier la liste des utilisateurs supervisés, de modifier les permissions, ou de supprimer le compte superviseur.

Attention

Lorsque vous supprimez un compte superviseur auquel des utilisateurs sont assignés, il vous sera proposé de transférer ces utilisateurs à un autre superviseur. Sélectionnez l'option N/A pour laisser ces utilisateurs sans superviseur immédiat.

Options de la page Page Options :

Comptes hybrides

Il est possible d'avoir des Hybrides, qui sont des superviseurs qui ont aussi un compte utilisateur régulier. Ces superviseurs ont l'indicateur Hybrid tag à côté de leur nom. Ils peuvent être créés à partir des pages de création de superviseur ou d'utilisateur régulier en sélectionnant l'option Créer à partir d'un utilisateur/superviseur existant.

Lorsqu'un utilisateur possède un compte hybride, un bouton additionnel est disponible dans le coin supérieur droit de l'application, à la gauche des options du compte. Celui-ci indique quelle interface de la plateforme est présentement utilisée :

  • L'indicateur compte utilisateur est visible quand la plateforme est en mode utilisateur. Cette interface permet de compléter vos éléments assignés et consulter l'historique du compte utilisateur.
  • L'indicateur compte superviseur est visible quand la plateforme est en mode superviseur. Cette interface permet de gérer l'application pour l'ensemble des utilisateurs et articles à compléter. Une icône de notification (notification hybride) est affichée dans le coin supérieur droit de la fenêtre superviseur et indique lorsqu'il y a un ou plusieurs éléments à compléter du côté utilisateur.
Pour accéder à votre autre type de compte, cliquez sur le bouton indiquant le type du compte.

Les comptes hybrides ont été conçus pour les employés qui ont besoin de suivre leur éligibilité pour les éléments à compléter, et qui ont également besoin de fonctionnalités de supervision au sein de la plateforme pour accomplir leurs tâches.

Note

Les comptes hybrides nécessitent une licence utilisateur active. Ils sont facturés comme un utilisateur normal, en fonction de la licence choisie.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Superviseurs

Créer un nouveau superviseur


La page consiste en un formulaire d'assistant permettant de créer un nouveau profil de superviseur. Après avoir soumis le formulaire, un courriel est envoyé à l'adresse électronique fournie avec un mot de passe temporaire. Le compte du superviseur sera activé lorsque l'utilisateur y accédera et changera le mot de passe temporaire.

Il est possible de créer des comptes Hybrides, qui possèdent à la fois un compte superviseur et un compte utilisateur ordinaire. Le formulaire de création offre la possibilité de créer le nouveau superviseur à partir d'un compte utilisateur existant. Consultez la section sur les comptes hybrides pour plus de détails.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Superviseurs > Options: Ajouter un superviseur

Gérer les groupes de permissions

Toutes les actions des superviseurs sont contrôlées par un système de permissions fonctionnant de la façon suivante :

  • Chaque action du superviseur est associée à une permission spécifique;
  • Les permissions sont réparties entre différents groupes de permission (rôles);
  • Les superviseurs sont affectés à un ou plusieurs groupes de permissions et ils héritent les permissions des groupes dont ils font partie.

Il existe 5 groupes de permissions par défaut et des groupes personnpsés supplémentaires peuvent être créés. Les groupes de permissions par défaut sont les suivants :

  1. Monitoring: Le superviseur ne peut que visualiser les informations et générer des rapports, sauf s'il s'agit de voir le contenu d'un examen. Ceci est utile pour les superviseurs qui sont également des utilisateurs.
  2. Audit: Le superviseur ne peut que visualiser les informations et générer des rapports, incluant le contenu d'un examen. Ceci est utile pour accorder des permissions de lecture seulement aux auditeurs externes.
  3. Superviseur Limité: Toutes les permissions du groupe précédent Audit plus des permissions limitées de gestion et entrée de données (le superviseur ne peut pas créer de contenu tel que des mémos ou des formations, ni gérer d'autres permissions et superviseurs).
  4. Superviseur: Toutes les permissions du groupe Superviseur Limité ainsi que les permissions pour créer du contenu (mémos, formations et documents).
  5. Super Admin: Toutes les permissions sont accordées.

Le widget de la figure ci-dessus permet de visualiser en détails l'ensemble des permissions dans le système et de voir leur répartition entre les groupes de permissions. Pour un groupe de permissions donné, un carré vert indique que la permission est accordée, tandis qu'un carré rouge indique le contraire.

Pour les groupes de permissions personnalisés, un bouton d'édition est disponible et permet de modifier l'ensemble des permissions accordées au groupe. La fonction Modifier les permissions pour choisir le groupe auquel un superviseur appartient (tableau des superviseurs > bouton de modification des permissions, voir section précédente: Gestion des superviseurs), utilise le même widget.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Permissions

Créer et modifier des groupes de permissions personnalisés


Pour chaque action du superviseur, il existe une permission. Les pages Créer et Modifier un groupe de permissions permettent d'accorder ou refuser ces permissions au groupe personnalisé.

Notez que chaque fois qu'une nouvelle fonctionnalité impliquant une action du superviseur est ajoutée à la plateforme, une nouvelle permission est également créée.

Attention

Par défaut, les nouvelles permissions ne sont pas ajoutées aux groupes personnalisés et il incombe à un superviseur de les ajouter aux groupes désirés.

Emplacements

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Permissions:
  • Bouton Créer un groupe de permissions personnalisé (Coin supérieur droit)
  • Options du groupe personnalisé > Modifier

Paramètres de compagnie


La page Paramètres de compagnie affiche les informations du compte de l'entreprise, y compris son nom, le niveau de l'abonnement, la limite de licences contractuelles, le nombre de licences contractuelles restantes, la date d'anniversaire du contrat, le code de compagnie, la langue par défaut de l'application, et le fuseau horaire. Les superviseurs avec la permission appropriée peuvent modifier le nom de la compagnie et la langue par défaut.

Archives du processus d'intégration

À partir de cette page, les superviseurs ayant la permission appropriée peuvent accéder aux fichiers qui ont été fournis lors de l'intégration à la plateforme. Ceci permet de conserver tous les dossiers utilisés avant la transition de l'entreprise vers Nabu Pro pour un accès facile et centralisé depuis la plateforme. Cliquez sur le bouton Télécharger pour naviguer la liste des fichiers disponibles et les télécharger au besoin.

Note

Si vous voulez changer votre code de compagnie, niveau d'abonnement, fuseau horaire, ou apporter une modification aux archives du processus d'intégration, veuillez nous contacter à support@nabupro.com.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Paramètres de compagnie

Licences utilisateur


La page liste l'ensemble des licences actives de la plateforme. Cliquez sur une licence pour voir son historique des modifications (Voir: Historique des modifications d'une licence).

Les licences sont actives lorsqu'elles sont assignées à un utilisateur ou lorsque leur date de renouvellement n'a pas encore été atteinte.

La date de renouvellement des licences pour les comptes employés est établie en fonction de la date d'anniversaire du contrat pour votre plateforme. Il est possible de voir votre date d'anniversaire du contrat à partir de la page des Paramètres de compagnie. La date de renouvellement des licences pour les comptes contractuels est établie en fonction de la date de création du compte.

Pour plus de détails sur les différents types d'utilisateurs et niveaux de licences, consultez la section des Utilisateurs.

Note

Les licences qui ne sont pas assignées à un utilisateur au moment du renouvellement seront archivés automatiquement.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Licences utilisateur

Historique des modifications d'une licence


La page liste l'ensemble des modifications apportées à une license.

La plateforme Nabu Pro effectue le suivi automatique des changements apportées aux licences depuis le déploiement de la version 2.6. Les superviseurs peuvent accéder à ces informations, ce qui leur permet de suivre les changements dans le temps et à travers différents utilisateurs.

Vous pouvez cliquer sur une modification pour ouvrir une fenêtre contextuelle, présentant plus de détails à propos du changement effectué :


Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Licences utilisateur > Sélectionner une licence

Licences utilisateur archivées


La page liste l'ensemble des licences archivées de la plateforme. Cliquez sur une licence pour voir son historique des modifications (Voir: Historique des modifications d'une licence).

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Licences utilisateur > Bouton Licences archivées (Coin supérieur droit)

Transferts de licences


La page liste l'ensemble des transferts de licences qui ont été effectués entre utilisateurs.

Un transfert a lieu chaque fois qu'une licence est assignée à une personne différente de celle à laquelle elle était précédemment rattachée et le nouvel utilisateur remplit un élément attribué (formation, document ou mémo).

Attention

Le nombre de transferts de licences sans frais est limité pour chaque cycle de facturation, en fonction de votre contrat.

Emplacement

Menu du compte superviseur (Coin supérieur droit) > Licences utilisateur > Bouton Transferts de licences (Coin supérieur droit)