NOUVEAU Formations et documents confidentiels

Il est maintenant possible d'établir le niveau de confidentialité d'un document ou d'une formation entre Publique et Confidentiel.

Lorsqu'un item est confidentiel, l'accès aux informations sensibles des utilisateurs sera limité en fonction des conditions suivantes:

• Les superviseurs doivent avoir la permission Accès aux documents confidentiels ou Accès aux résultats d'examen, selon le type d'item.
• Les superviseurs doivent avoir des groupes en commun avec l'utilisateur et l'élément ciblés.
• À noter que ces conditions ne s'appliquent pas aux super-administrateurs et aux administrateurs attitrés.

Document confidentiel

Les informations confidentielles incluent:

• Les résultats d'examen
• Le temps passé en formation
• Les pièces jointes soumises
• La note de l'utilisateur
• Les détails d'une attestation de conformité

Superviseurs attitrés

Pour les cas d'exception, il est possible d'ajouter un superviseur attitré à une formation ou à un document spécifique. Les superviseurs attitrés ne sont pas restreints par les groupes, ni le statut de confidentialité. Cela ne s'applique seulement qu'à la formation ou au document spécifié.

• Par exemple, il peut être nécessaire ou utile d'accorder l'accès à des éléments sensibles pour un autre superviseur qui n'appartient pas aux groupes requis.

NOUVEAU Accès aux superviseurs restreint en fonction des groupes

Les super-administrateurs peuvent désormais restreindre les superviseurs en fonction de leurs groupes assignés. Cela a de multiples implications dans l'ensemble de la plateforme:

• Les superviseurs ne sont plus en mesure de modifier leurs propres groupes.
• Les superviseurs restreints par leurs groupes ne peuvent apporter des modifications qu'aux utilisateurs et aux éléments qui appartiennent à l'un de leurs groupes.

Restriction des superviseurs en fonction des groupes

AMÉLIORATION Mise à jour de la section des Rôles et permissions

Afin de faciliter la gestion des permissions des superviseurs en fonction des nouvelles restrictions, la section des permissions a été mise à jour. Les modifications suivantes ont été mises en place:

• Les groupes de permission ont été renommés rôles afin d'éviter toute confusion avec la section des groupes de la plateforme.
• Les colonnes et les rangées ont été inversées pour offrir une vue plus intuitive et un meilleur défilement de la page.
• Les superviseurs peuvent désormais mettre en évidence les autorisations qui s'appliquent aux différents superviseurs dans le tableau.
• Les rôles par défaut ont été mis à jour:
  • Superviseur limité a été renommé Gestionnaire d'utilisateurs
  • Nouveaux rôles ajoutés: gestionnaire de mémos, instructeur de formation & gestionnaire de documents

Section Permissions mise à jour

Permissions mises à jour

Les permissions elles-mêmes ont été mises à jour afin de communiquer comment les nouvelles restrictions de confidentialité ou de groupes les affectent. Il suffit de cliquer sur une permission pour afficher une fenêtre contextuelle avec ses détails :

Détails d'une permission

AMÉLIORATION Page d'historique des tentatives pour un utilisateur mise à jour

La page présentant l'historique complet des items pour un utilisateur a été modifiée afin d'assurer que les informations confidentielles ne sont pas affichées aux superviseurs non-autorisés. Voici un résumé des changements :

• Section Information
• Les informations confidentielles ne sont désormais accessibles qu'aux superviseurs disposant des permissions nécessaires.
• Section Historique
• La section historique représente maintenant les Attestations de Conformité.
• Les entrées pour des tentatives échouées ne figurent plus dans ce tableau; Celles-ci sont accessibles à partir de la prochaine tentative réussie, car elles sont considérés comme des étapes à l'atteinte de conformité.
• Un drapeau rouge est affiché pour les attestations comportant une ou plusieurs tentatives échouées, lorsque les superviseurs ont la permission requise.
• Les colonnes du tableau contenant des informations confidentielles ont été retirées. (score, durée, etc.)

Historique d'un item modifié

NOUVEAU Page des détails d'une attestation de conformité

Suivant les ajustements apportés à la page d'historique des utilisateurs, la page des détails d'une attestation de conformité a été ajoutée pour afficher les informations confidentielles aux superviseurs autorisés, ainsi que les autres détails de l'attestation de conformité.

Page des détails d'une attestation de conformité

Pour plus de détails, consultez le Guide du superviseur.

NOUVEAU Auditeurs externes

Un nouveau type de superviseur a été ajouté au système, qui permet de créer et de gérer des auditeurs externes. Les comptes d'auditeurs externes diffèrent des superviseurs réguliers de la manière suivante:

• Aucune alerte par email n'est envoyée aux auditeurs externes par la plateforme
• Le filtre par groupes dans les tableaux est activé par défaut et ne peut pas être désactivé
• L'accès aux pages suivantes n'est pas accordé:
• Rôles et permissions
• Licences
• Superviseurs
• Paramètres de compagnie

Onglet Auditeurs externes

Les auditeurs externes ont les mêmes permissions que le rôle d'audit. Pour plus de détails, consultez le Guide du superviseur.

Autres améliorations et réparations de bogues :

• AMÉLIORATION 2.12.3 - Adapter le lecteur audio multimédia de diapositives pour permettre aux utilisateurs d'écouter de l'audio tout en lisant le contenu des diapositives.
• BUG FIX 2.12.2 - Correction d'un bug affichant les utilisateurs archivés avec un compte superviseur en tant que membre actif des groupes dont ils faisaient partie.
• AMÉLIORATION 2.12.1 - Maintenance et améliorations internes

NOUVEAU Prolongation de la période de validité

Il est maintenant possible pour les superviseurs d'établir une extension à la date d'expiration des utilisateurs pour leurs items complétés.

Cette nouvelle fonctionnalité a été implémentée afin de permettre l'ajustement de la période de validité des utilisateurs lors de situations exceptionnelles, sans avoir à modifier les entrés existantes. De cette façon, il sera beaucoup plus facile pour les gestionnaires de gérer les situations d'exceptions, tout en conservant une transparence complète des changements qui ont été mis en place.

Prolongation de la période de validité

NOUVEAU Invalidation progressive

Les superviseurs peuvent désormais établir une période de grâce lors de l'invalidation de l'éligibilité d'un utilisateur pour un item complété.

Cette nouvelle fonctionnalité permet aux gestionnaires d'offrir un délai à l'utilisateur pour compléter l'item invalidé à nouveau, sans qu'il soit immédiatement considéré comme étant expiré.

Invalidation progressive

NOUVEAU Invalidation en lot

Les superviseurs peuvent désormais invalider l'éligibilité de plusieurs utilisateurs simultanément pour une formation ou un document.

La nouvelle option "Invalider tous les utilisateurs éligibles" est disponible à partir de la page d'une formation ou d'un document. Celle-ci ouvrira une fenêtre contextuelle dans laquelle vous devrez fournir la justification expliquant pourquoi l'éligibilité des utilisateurs est invalidée. Vous avez ensuite l'option d'invalider tous les utilisateurs qui sont présentement éligibles, ou bien de sélectionner individuellement les utilisateurs à invalider.

Invalider en lot des utilisateurs

NOUVEAU Log des actions pour les tentatives de formation interne

Les superviseurs peuvent désormais accéder à la liste des actions effectuées par les utilisateurs lors d'une formation interne, ainsi que les changements apportés par les superviseurs. Cette nouvelle fonctionnalité permet aux superviseurs de savoir à quel moment les utilisateurs ont effectués leurs formations internes.

Log des actions d'une tentative interne

NOUVEAU Rapport des moments ou l'utilisateur est en formation

Un nouveau rapport est désormais disponible pour les superviseurs. Celui-ci permet de voir rapidement les différents moments durant lesquels un utilisateur a effectué une action lors d'une formation interne.

Rapport des moments auxquels les utilisateurs étaient en formation

Vous pouvez accéder à ce nouveau rapport à partir de la section des rapports sur les Utilisateurs.

AMÉLIORATION Modifier une formation ou un document archivé

Il est maintenant possible d'apporter des modifications à une formation ou à un document qui est archivé, sans avoir à le restauré au préalable.

Modifier une formation archivée

Les superviseurs ont un accès limité pour apporter des modifications à un item archivé. Lorsqu'un élément est archivé, il est possible à partir des options de la page de modifier:

• L'information de la formation ou du document.
• Les questions (Formations internes seulement).
• Les diapositives (Formations internes seulement).
• La durée des diapositives (Formations internes seulement).
• Les médias de la diapositive (Formations internes seulement).

AMÉLIORATION Permettre l'ajout de tentatives dans le futur pour les documents

Il est désormais possible de soumettre une tentative dans le futur pour un document, sous certaines conditions:

• La tentative ajoutée dans le futur doit avoir un lien de continuité avec une tentative valide déjà existante pour le document.
• La nouvelle tentative ne peut seulement être ajoutée que lorsque le document est disponible pour être renouvelé (dans la période de disponibilité).

Ajouter une tentative dans le futur

Cette nouvelle fonctionnalité permet aux utilisateurs et aux superviseurs de soumettre les documents et certificats dès qu'ils ont été reçus pour éviter un renouvellement à l'expiration, comme pour les renouvellements de permis de conduire reçus en avance.

AMÉLIORATION Permettre de retirer les groupes d'un mémo en vigueur

Il est maintenant possible de retirer les groupes assignés à un mémo qui est entré en vigueur.

Modifier les groupes d'un mémo en vigueur

Ceci est utile pour éviter que les nouveaux utilisateurs d'un groupe anciennement visé par un mémo ne soit assignés à ce dernier.

Autres améliorations et réparations de bogues :

• AMÉLIORATION 2.11.2 - Améliorations internes.
• AMÉLIORATION 2.11.1 - Améliorations internes.

NOUVEAU Modifier et Approuver une tentative en tant que superviseur

Les superviseurs peuvent désormais modifier les tentatives soumises par les utilisateurs lors de la révision d'une requête d'approbation.

Ce changement a été implémenté afin de permettre aux responsables de corriger les demandes sans avoir à refusé et attendre le retour de l'utilisateur lorsque possible. Ceci à également comme objectif d'éliminer les situations où un superviseur choisi d'approuver une tentative éronnée, pour ensuite la corriger manuellement. En conséquence, l'hisorique des modifications pour ces tentatives resterons en cohérence avec la situation réelle lors de leur approbation, réduisant ainsi les risques de questionnements lors d'un audit.

Page de requête d'approbation

Le formulaire d'approbation pour une requête à été mis à jour afin de simplifier l'expérience des superviseurs, et la nouvelle option Modifier puis approuver est maintenant disponible.

AMÉLIORATION Mise à jour de l'historique des modifications pour une tentative

Le tableau présentant l'historique des modifications pour une tentative a été remplacé afin d'offrir rapidement un apperçu global des changements effectués. Ce changement est également une amélioration requise en prévision de futures améliorations à la plateforme.

Historique des modifications (AVANT)

Historique des modifications (APRÈS)

Vous pouvez cliquer sur un des changements afin de voir les détails des modifications qui ont été apportées :

Détails d'une modification

NOUVEAU Notifications pour utilisateurs hybrides

Les superviseurs avec un compte hybride ont maintenant une nouvelle icône de notification afin de les avertir de mises à jour importantes pour leur compte utilisateur.

Ce chancement a été implémenté afin d'assurer que les superviseurs n'oublient pas de vérifier leur compte utilisateur lorsqu'ils ont des items à complété bientôt.

Notifications de comptes hybrides

AMÉLIORATION Ajout du score aux certificats de complétion

Les certificats de complétion pour les formations internes incluent maintenant le score de l'utilisateur pour la tentative en question.

Nouveau certificat de complétion

Autres améliorations et réparations de bogues :

• AMÉLIORATION 2.10.4 - Améliorations internes.
• AMÉLIORATION 2.10.3 - Ajustement pour les documents avec une date d'expiration prédéfinie afin de mieux s'adapter aux cas d'exception.
• AMÉLIORATIONS 2.10.2
  • Calcul de l'éligibilité des utilisateurs affectés à des formations sans contenu afin d'éviter les oublis lors de l'intégration.
  • Ajustement du email de surveillance de la conformité envoyé aux superviseurs pour éviter de le surcharger lorsque plusieurs formations sont désactivées, ce qui se produit lors de l'intégration.
  • Améliorations internes.
• AMÉLIORATION 2.10.1 - Pour faciliter l'intégration, les utilisateurs ne sont pas notifiés pour les formations internes non publiées (formations qui n'ont jamais été activées).

NOUVEAU Apperçu de formation interne

Les superviseurs peuvent désormais simuler une formation interne sans avoir à se l'attribuer dans un compte utilisateur. Cela permet de réviser et de tester l'expérience de formation du point de vue des utilisateurs, tant pour la partie théorique que pour la partie examen de la formation.

Apperçu d'un examen

Pour accéder à l'aperçu d'une formation interne, rendez-vous sur sa page et cliquez sur le bouton VOIR situé dans l'onglet général du panneau d'information. Pour plus de détails, consultez le Guide du superviseur.

NOUVEAU Réviser le contenu de formation pour les utilisateurs

Il est désormais possible d'accorder aux utilisateurs l'accès aux diapositives théoriques d'une formation interne une fois qu'elle est terminée. Cela permet aux employés de revoir le contenu d'une formation si nécessaire, même si elle n'est pas dans leur fenêtre de disponibilité.

Apperçu d'une formation interne

Les superviseurs peuvent activer cette fonction à partir de la page Modifier l'information de la formation. Pour plus de détails, consultez le Guide du superviseur.

NOUVEAU Assigner les dépendants d'une formation ou d'un document

Il est désormais possible pour les superviseurs d'assigner directement les dépendants des formations et des documents. Ceux-ci sont les autres documents et formations qui ne seront débloqués que lorsque l'utilisateur aura complété avec succès la formation en cours.

Assigner les dépendants d'un article

AMÉLIORATION Type des items dans la liste des prérequis & dépendants

Les prérequis et dépendants ont désormais un indicateur avant leur titre, ce qui permet d'identifier plus facilement leur emplacement dans la plateforme.

Indicateur du type des items

Les nouveaux indicateurs de type sont affichés dans les sections suivantes :

• Liste des dépendants et des prérequis lors de la création ou de la modification d'un item.
• Liste des dépendants et des prérequis dans la page d'information d'un item (onglet Prérequis).
• Liste des dépendants et des prérequis d'un item lorsque des formations & documents sont assignés à un utilisateur (exemple ci-dessus).
• Liste des prérequis qui seront automatiquement assignés lorsque des utilisateurs sont assignés à une formation ou à un document.

AMÉLIORATION Ajustement du contenu PDF lorsqu'un mémo est exporté

Des ajustements ont été apportés au format d'exportation PDF des mémos afin d'inclure des champs qui étaient auparavant manquants. Ceux-ci incluent le statut de priorité et les questions de validation posées aux utilisateurs.

Nouveau format PDF d'un mémo exporté

Autres améliorations et réparations de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ 2.9.4 - Correction d'un bug avec l'erreur 500 causée par la suppression d'un groupe enfant contenant des utilisateurs archivés lors de la visite de la page d'un groupe ancêtre.
• BOGUE RÉPARÉ 2.9.3 - Correction d'un bug qui pouvait amener un utilisateur à redémarrer une formation déjà en cours.
• BOGUE RÉPARÉ 2.9.2 - Correction d'un bug qui empêche les utilisateurs de démarrer une formation lorsqu'ils sont dans la fenêtre de disponibilité, mais ont toujours le statut éligible.
• AMÉLIORATION 2.9.1 - Améliorations internes.

AMÉLIORATION Améliorations internes

La version 2.9 consiste en une mise-à-jour interne n'affectant pas les fonctionnalités actuellement disponibles de la plateforme.

Autres améliorations et réparations de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ 2.8.1 - Correction d'un bug de tri pour les tentatives internes.

NOUVEAU Type de calcul de la date d'expiration: Expiration à date prédéfinie

Un nouveau type d'expiration est disponible lors de la création ou de la modification d'une formation ou d'un document récurrent.

Le type Expiration à date prédéfinie est destiné aux formations et aux documents qui expirent toujours à la même date dans un cycle donné, indépendamment de la date d'émission du document. Par exemple, les permis de conduire entrent dans cette catégorie, puisque la date d'expiration est toujours basée sur la date de naissance.

Nouveau type de calcul: Expiration à date prédéfinie

Les utilisateurs qui entrent leurs tentatives pour les items de ce type d'expiration pourront désormais entrer la date d'émission et la date d'expiration.

Pour plus de détails, consultez la section du FAQ au sujet des dates d'expiration.

AMÉLIORATION Expiration initiale personnalisée pour items à Date Fixe & Au premier du prochain mois

Il est maintenant possible de fournir une date de renouvellement personnalisée lors de l'ajout de la première tentative d'un utilisateur pour les éléments dont les types d'expiration sont Date fixe et Premier du mois suivant. Cela permet de préserver les séquences de renouvellement existantes lors de l'intégration de nouveaux utilisateurs à la plateforme.

Date d'expiration personnalisée

AMÉLIORATIONS Ajustements pour la performance et cohérence de la plateforme

Améliorations de performance

La plateforme Nabu Pro a été optimisée davantage afin d'augmenter ses performances. Des améliorations internes ont été apportées afin de rendre l'application plus rapide lors du chargement des sections principales de la plateforme (pages Utilisateurs, Formations et Documents).

Prévention des tentatives dans le futur

La plateforme ne permettra plus aux utilisateurs et aux superviseurs d'entrer des dates dans le futur pour les tentatives de complétion des formations et documents. Ce changement a été effectué car la saisie de dates d'achèvement dans le futur est incohérente, et pour éviter les erreurs de frappe.

Mémos actifs rennomés Mémos en attente

La section Mémos actifs a été renommée Mémos en attente afin de rester cohérent avec le statut des mémos et d'éviter toute confusion.
Cela ne change pas le comportement des mémos.

Tableau de bord neutre

Le tableau de bord du superviseur a été modifié pour être plus neutre afin d'éviter de donner une fausse image de la situation de conformité en cas d'exceptions. Les icônes Utilisateurs et Mémos n'afficheront plus une couleur en fonction du statut de tous les éléments.

Tableau de bord plus neutre

Autres améliorations et réparations de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ 2.7.3 - Correction d'un bogue qui pouvait définir des délais personnalisés pour les mémos plus tôt que la date effective réelle du mémo lors de l'attribution rétroactive d'utilisateurs.
• BOGUE RÉPARÉ 2.7.2
  • Améliorations internes.
  • Correction d'un bogue pouvant survenir lors de la génération d'un rapport pdf sur la conformité des utilisateurs.
• BOGUE RÉPARÉ 2.7.1 - Correction du bug dans lequel le logo de l'entreprise et la signature de l'instructeur n'apparaissent pas lors de la génération d'un certificat.

NOUVEAU Utilisateurs contractuels

La version 2.7 consiste en une mise-à-jour qui offre un nouveau type d'utilisateur lors de la création d'un nouveau compte. Par conséquent, elle n'amène aucune nouvelle fonctionnalité à la plateforme. Quant à la gestion des utilisateurs, les changements suivants sont apportés :

• Il est maintenant possible d'ajouter un nombre prédéterminé de licences contractuelles à votre plateforme Nabu Pro pour être en mesure d'activer des utilisateurs contractuels.
  • Pour dévérouiller cette fonctionnalité pour votre compte d'entreprise, veuillez nous contacter.
• Lors de la création d'un nouvel utilisateur, une nouvelle étape initiale permet aux superviseurs de choisir entre un compte contractuel et employé:

Créer un nouvel utilisateur

Pour plus de détails, consultez le Guide du superviseur.

Autres améliorations et réparations de bogues :

• AMÉLIORATIONS 2.6.4 - Améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ 2.6.3 - Correction d'un problème de régression avec l'attribution d'utilisateurs supervisés à un superviseur.
• AMÉLIORATIONS 2.6.2 - Améliorations internes.
• AMÉLIORATIONS 2.6.1 - Améliorations internes.

AMÉLIORATION Facturation des licences utilisateur

La version 2.6 consiste en une mise-à-jour affectant la facturation des licences utilisateur; Par conséquent, elle n'amène aucune nouvelle fonctionnalité à la plateforme. Quant à la gestion des licences, les changements suivants sont apportés :

• Lorsqu'un utilisateur est archivé, sa licence devient vacante et peut être réutilisée pour créer ou restaurer un autre utilisateur tant que celle-ci soit active.
• Des variations peuvent être apportées à la facturation. Les clients concernés seront contactés au préalable.

Les superviseurs avec permission ont également accès à une nouvelle page listant l'ensemble des licences actives de la plateforme :

Licences utilisateur

Cliquez sur une licence pour accéder à sa page d'historique des modifications :

Historique des modifications

Pour plus de détails, consultez le Guide du superviseur.

AMÉLIORATION Hiérarchies de groupes

Le module des groupes a été amélioré pour prendre en charge les hiérarchies. Cela permet aux superviseurs d'établir des relations entre les groupes.

Nous vous invitons à visionner la vidéo suivante pour savoir comment profiter pleinement de cette amélioration:

Pour plus de détails sur l'utilisation des hiérarchies de groupes, reportez-vous à la documentation.

Autres améliorations et réparations de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ 2.4.6 - Réparer le bogue avec le téléversement de fichiers de 1MO et plus suite au déploiement de 2.4.5.
• AMÉLIORATIONS 2.4.5 - Améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ 2.4.4 - Correction du bogue où le formulaire de modification d'une formation fixe par défaut le nombre de questions à poser à la valeur maximale.
• AMÉLIORATIONS 2.4.3 - Améliorer la validation pour empêcher les utilisateurs d'envoyer des tentatives externes ou des entrées de documents en double.
• AMÉLIORATIONS 2.4.2 - Donner accès aux fichiers d'archives du processus d'intégration (centralisation des fichiers de certification pré-Nabu Pro).
• AMÉLIORATIONS 2.4.1 - Ajustement UX pour les champs de sélection multiple pour améliorer la navigation avec clavier.

AMÉLIORATION Notifications automatisées pour les mémos

Les notifications par e-mail envoyées aux utilisateurs sont désormais envoyées automatiquement par la plateforme Nabu Pro, libérant ainsi les superviseurs de la tâche de les définir manuellement.

Ce changement s'aligne avec une modification des notifications de rappel destinées aux utilisateurs qui a pour but de:

• Centraliser l'ensemble des rappels dans une seule communication
• Simplifier la vie des superviseurs en éliminant les tâches automatisables.

Mise à jour du calendrier des rappels pour les utilisateurs

Le nouveau format de rappel unique notifiera les utilisateurs:

• Dès qu'un élément devient disponible
• Chaque lundi, avec un résumé de tout élément à compléter dans les 30 prochains jours, s'il y a lieu
• 4, 2, 1 jour avant l'expiration et le jour même, si un élément est encore dû

Voici un aperçu du nouveau format de rappel unique:

Courriel récapitulatif hebdomadaire

NOUVEAU Mémos urgents

Nabu Pro permet maintenant aux superviseurs de donner aux mémos un statut prioritaire Urgent. Définir des mémos comme Urgents obligera les utilisateurs assignés à lire le mémo avant de pouvoir compléter les autres éléments qui leur sont assignés dans la plateforme.

Mémos urgents

Les superviseurs peuvent utiliser cette nouvelle fonctionnalité pour s'assurer que les utilisateurs ont lu et compris toute information critique partagée dès que possible.

NOUVEAU Mémos archivés

Nabu Pro permet maintenant aux superviseurs d'archiver les mémos qui ne sont plus pertinents. Cette fonctionnalité est maintenant disponible pour les mémos qui sont En vigueur et est accessible à partir des options de la page du mémo.

Une nouvelle page pour vos mémos archivés est accessible depuis la page des mémos En vigueur, où vous trouverez un nouveau bouton Mémos Archivés dans le coin supérieur droit.

Page Mémos Archivés

Les superviseurs peuvent utiliser cette nouvelle fonctionnalité pour mieux gérer les anciens mémos et réduire l'encombrement de la plateforme, sans perdre l'accès aux informations recueillies.

Archive automatisée des mémos

Le formulaire de création de mémo comprend désormais un nouveau champ permettant de définir une période de temps prédéterminée après laquelle un mémo sera archivé automatiquement. Le décompte de cette période est commencé lorsque le mémo devient En vigueur.

Les mémos pour lesquels le délai d'archivage est dépassé seront archivés le dimanche suivant. Un courriel de rappel est envoyé le lundi précédent aux superviseurs qui ont créé les mémos qui seront automatiquement archivés à la fin de la semaine.

Par exemple, pour un mémo qui prend effet le 2023-01-01, établir un délai d'archivage automatique de 1 semaine fixera la date d'archivage automatique au 2023-01-08. Ce mémo sera automatiquement archivé le premier dimanche à partir du 2023-01-08 (dans cet exemple, le dimanche 8 janvier). Le superviseur qui a créé le mémo recevra un courriel de rappel le lundi précédent (dans cet exemple, le lundi 2 janvier).

NOUVEAU Questions de mémo

Les mémos créés dans l'application Nabu Pro peuvent désormais inclure des questions à choix multiples. Ceux-ci sont conçus pour fournir aux gestionnaires une validation instantanée que les utilisateurs aient bien compris son contenu.

Les superviseurs peuvent poser jusqu'à trois questions par mémo. Chaque question doit être unique et leurs réponses ne peuvent pas avoir de doublons.

Questions de mémo

NOUVEAU Période de grâce pour les utilisateurs assignés rétroactivement

Les superviseurs peuvent désormais définir une date limite personnalisée pour les utilisateurs qui sont ajoutés à un mémo après sa création. Cela permet de donner aux utilisateurs nouvellement assignés une fenêtre de temps durant laquelle ils pourront lire le mémo sans être considérés comme expirés dans la plateforme.

Ce changement a été fait pour éviter la situation où les utilisateurs apparaissent comme expirés dans la plateforme à cause des mémos nouvellement attribués.

Date limite pour les mémos

AMÉLIORATION Sérialisation des mémos

La plateforme propose désormais des suggestions pour les numéros de mémos lors de la création d'un nouveau mémo afin de simplifier leur sérialisation. Le système vous fournira automatiquement le numéro suivant pour votre série en fonction du préfixe saisi.

Suggestion du numéro de mémo

AMÉLIORATION Interface des mémos pour les utilisateurs

La présentation des mémos à lire a été améliorée pour les utilisateurs de Nabu Pro. La nouvelle mise en page permet aux utilisateurs de lire plus facilement et de se concentrer sur le contenu important.

Nouvelle présentation des mémos

AMÉLIORATION Nouvel assistant pour assigner des groupes

Les superviseurs disposent désormais d'un flux de travail amélioré lorsqu'ils attribuent ou modifient les groupes d'utilisateurs ou d'éléments. Le nouvel assistant fait maintenant passer les superviseurs par plusieurs étapes afin de faciliter l'ajustement des éléments affectés par le changement de groupe.

Le nouveau flux de travail varie en fonction de l'élément en cours de modification :

• Assigner des groupes aux utilisateurs: Modifier les groupes > Mettre à jour les formations et documents > Mettre à jour les mémos.
• Assigner des groupes aux formations, documents et mémos: Modifier les groupes > Mettre à jour les utilisateurs.

Affectation de groupes à un mémo, étape 1

Affectation de groupes à un mémo, étape 2

Ce changement minimise le risque de laisser des utilisateurs sans affectation pour des éléments qu'ils doivent compléter, ou de laisser des éléments assignés qui ne sont plus nécessaires pour les utilisateurs.

Autres améliorations et réparations de bogues :

• AMÉLIORATION 2.3.2
  • Améliorations internes.
  • Le nom du fichier du certificat de formation envoyé par e-mail doit contenir la date d'achèvement.
• AMÉLIORATION 2.3.1 - Ajustements mineurs pour améliorer l'utilisabilité :
  • Ajouter un raccourci pour créer à nouveau dans les assistants de créations.
  • Afficher les totaux dans les titres des onglets des items d'une formation. (matériel de référence, questions, prérequis, etc.)
  • Rendre accessible les documents de référence pendant une formation.

NOUVEAU Section Rapports

Nabu Pro offre désormais une section de rapports offrant aux superviseurs un moyen puissant d'extraire et d'interpréter les données recueillies par l'application.

La section des rapports vous offre une visibilité accrue et vous permet de mieux évaluer les processus de conformité au sein de votre entreprise. Utilisez ces nouveaux rapports pour obtenir un meilleur aperçu des performances et des tendances en matière de conformité.

La vidéo suivante présente un résumé des nouvelles fonctions :

Pour plus de détails, consultez la section des rapports du FAQ.

NOUVEAU Champ Commentaires pour les formations et documents

Les superviseurs peuvent désormais ajouter des notes internes à une formation ou à un document dans le nouveau champ Commentaires maintenant disponible lors de la création ou modification d'un item. Ces commentaires ne sont visibles que pour les superviseurs dans la plateforme ; Les utilisateurs ne les voient pas.

Nouveau champ Commentaires

AMÉLIORATION Filtrer les requêtes en attente d'approbation

Le tableau de bord du superviseur offre désormais la possibilité de filtrer les utilisateurs par vos groupes préférés dans la section Formation ou document en attente d'approbation.

Nouveau filtre

Autres améliorations et réparations de bogues :

• AMÉLIORATION 2.2.5 - Amélioration internes.
• NOUVEAU 2.2.4 - Un document et une formation ont désormais un champ pour les commentaires internes en plus d'un autre pour les instructions pour les utilisateurs. (Voir plus haut)
• AMÉLIORATION 2.2.3 - Amélioration internes.
• BOGUE RÉPARÉ 2.2.2 - Correction du bogue pouvant causer une tentative de formation d'être dupliquée lors de son commencement.
• BOGUE RÉPARÉ 2.2.1 - Correction du bogue causant certaines dates limites initiales pouvant être erronées lorsqu'on assigne des utilisateurs à une formation ou un document.

AMÉLIORATION Mise à jour des notifications par courriel pour les superviseurs

Le système d'alerte automatique de la plateforme Nabu Pro a été mis à jour afin de réduire le nombre de courriels envoyés aux superviseurs.

Nouveau format pour les alertes de conformité

Le nouveau format couvre l'ensemble de la situation d'éligibilité de l'entreprise, y compris les formations, les documents et les mémos dans un seul résumé. Il identifie trois situations importantes :

• Les utilisateurs dont l'éligibilité expire dans les 7 prochains jours.
• Utilisateurs actuellement expirés.
• Formations qui doivent être activées pour permettre à l'un des utilisateurs listés précédemment de la compléter.

Alerte de conformité

NOUVEAU Préférences de messagerie pour les superviseurs

Les superviseurs peuvent désormais personnaliser leurs préférences pour les notifications par e-mail reçues de l'application. Vous pouvez trouver une nouvelle section appelée Préférences des e-mails disponible en naviguant vers la page Mon compte en tant que superviseur :

Section Préférences des e-mails

Autres améliorations et réparations de bogues :

• AMÉLIORATION 2.1.7 - Améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ 2.1.6 - Correction d'un bug où les boîtes de dialogue sont partiellement masquées par la barre latérale sur les écrans de plus petite taille.
• BOGUE RÉPARÉ 2.1.5 - Correction d'un bug qui pouvait permettre de créer une question sans fournir de réponse correcte.
• AMÉLIORATION 2.1.4 - Améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ 2.1.3 - Correction d'un bogue qui empêche l'utilisateur de voir la pièce jointe en attente d'être sauvegardée pour une formation externe ou une entrée de document.
• BOGUE RÉPARÉ 2.1.2
  • Correction d'un bug qui empêche la suppression de certaines tentatives externes ou entrées de documents.
  • Correction d'un bug qui empêche un superviseur non Super Admin de joindre des fichiers à une tentative externe ou à une entrée de document.
• AMÉLIORATION 2.1.1 - Améliorations internes.

AMÉLIORATION Changement de l'interface utilisateur

Le côté utilisateur de la plateforme Nabu Pro a été mis à jour avec une nouvelle apparence, qui est similaire à l'interface superviseur récemment améliorée :

Tableau de bord utilisateur, Version 2.0

Tableau de bord utilisateur, Version 2.1.0

Section examen, Version 2.0

Section examen, Version 2.1.0

Nouveau UX de formation interne

Comme vous pouvez le voir sur les captures d'écran ci-dessus, l'interface utilisateur a également été mise à jour pour les formations internes suivies au sein de la plateforme. Ce changement affecte à la fois les sections théorique et d'examen des formations suivies dans l'application.

AMÉLIORATION Widget de téléversement des fichiers amélioré

Le widget utilisé pour téléverser des fichiers ou des pièces jointes sur la plateforme Nabu Pro a été amélioré. Cette mise à jour résout certains problèmes mineurs qui pouvaient se produire lors de l'ajout ou de la suppression de fichiers dans l'application.

Autres améliorations et réparations de bogues :

• AMÉLIORATION 2.0.2 - Améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ 2.0.1
  • Correction du bug lors de la suppression d'un instructeur d'une formation ou lors de l'ajout d'un instructeur sur une formation qui n'en avait pas.
  • Éviter les arrière-plans colorés sur les rapports PDF pour réduire la consommation d'encre.
  • Empêcher les notifications avec boîtes de dialogues de provoquer un échec de la page lorsque le bon scénario n'est pas respecté.
  • Effectuer instantanément la validation pour un titre unique lors de la création d'une formation ou d'un document.

AMÉLIORATION Changement de l'interface superviseur

La plateforme Nabu Pro présente désormais une nouvelle apparence, ce qui comprends des changements à l'interface des superviseurs :

Tableau de bord, Version 1.25

Tableau de bord, Version 2.0

Page Formations, Version 1.25

Page Formations, Version 2.0

Bouton d'options

Vous trouverez un nouveau bouton ( ) pour accéder aux options des pages de l'application. Celui-ci est accroché au côté droit de l'écran vers le haut, ce qui le rend accessible en tout temps, même lorsque vous défilez le contenu de la page vers le bas.

AMÉLIORATION Groupes remplacent les départements

La section Groupes remplace désormais l'ancienne section Départements.

Ce changement vise à encourager les superviseurs à établir leurs groupes au sein de la plateforme en fonction des différents profils d'utilisateurs qui demandent un portfolio distinct de critères d'éligibilité pour effectuer leurs opérations, et non seulement en fonction des différents départements existants au sein de l'entreprise. Ceux-ci peuvent tout de même demeurer pertinents, selon vos besoins.

Section Groupes

NOUVEAU Application des filtres: exclusifs ou inclusifs (OU/ET)

Une nouvelle fonction est disponible pour filtrer vos tableaux d'éléments au sein de la plateforme Nabu Pro :

Filtres exclusifs (OU)

Filtres inclusifs (ET)

Ce nouveau bouton, situé à droite du champ de filtre par groupe, permet de déterminer comment les filtres de groupes seront appliqués à votre tableau d'éléments:

• : Applique les filtres de façon exclusive; Tous les éléments appartenant à au moins un des filtre sélectionnés seront affichés dans le tableau.
• : Applique les filtres de façon inclusive; Seuls les éléments appartenant à tous les filtre sélectionnés seront affichés dans le tableau.

AMÉLIORATION Nouveau widget pour l'entrée de temps

Lorsqu'un superviseur ajoute une tentative de formation rétroactivement, un nouveau widget est disponible pour entrer la durée de la tentative plus facilement :

Nouveau widget d'entrée de temps

Celui-ci permet d'entrer la durée d'une formation en utilisant les trois champs (jours, heures, et minutes).

AMÉLIORATION Nouvelle interface pour gérer le contenu des formations internes

Une nouvelle interface est maintenant disponible lors de la création ou modification de questions, l'ajout de médias aux diapositives, et l'ajout de temps minimum pour chaque diapositive.

Ajouter une question

Lors de la création de nouvelles questions pour vos formations internes, un nouvel assistant de création est désormais présenté. Celui-ci vous guidera à travers toutes les étapes et les champs requis pour créer votre question.

Ajouter une question

Modifier une question

Lorsque vous modifiez vos questions, une nouvelle fenêtre s'affiche qui comprend maintenant tous les champs pertinents. Cliquez sur l'onglet Images pour ajouter ou modifier les images présentées avec la question.

Modifier une question

Modifier la durée des diapositives

La fenêtre offre une présentation améliorée, permettant de voir plus clairement le contenu des diapositives.

Modifier la durée des diapositives

Modifier les médias de la diapositive

Cette fenêtre présente toutes les diapositives disponibles pour la formation. Cliquez sur l'icône Modifier pour accéder au tableau des médias pour la diapositive sélectionnée. Dans ce tableau, vous pouvez modifier les médias de diapositive existants ou cliquer sur l'icône Plus pour créer un nouveau média. Une fenêtre contextuelle apparaîtra, vous permettant de sélectionner un fichier ou un lien externe à présenter avec la diapositive :

Créer un média de diapositive

AMÉLIORATION Préférences de groupes (anciennement départements) plus flexible

La version 2.0 de Nabu Pro offre désormais aux superviseurs le choix d'appliquer ou non les filtres automatiques par groupes pour les ressources affichées dans les tableaux. Ceci permet aux superviseurs de définir les groupes pour lesquels des courriels de notification seront reçus, sans affecter la présentation des tableaux au sein de la plateforme.

Vous trouverez une nouvelle case à cocher dans la section Mes Groupes (anciennement Mes Départements) de la Page Mon compte, vous permettant d'activer cette fonction :

Sélection des filtres automatiques

Si vous n'activez pas cette option, vous pourrez quand même filtrer rapidement vos tableaux en utilisant le bouton pour sélectionner vos groupes ( ). Lorsque l'option est activée, les items des tableaux seront filtrés automatiquement selon vos groupes préférés, comme c'était le cas par défaut avant la version 2.0 :

Filtres automatiques

Vous pouvez cliquer sur le bouton de raccourci ( ) afin de retirer ou réappliquer rapidement vos filtres automatiques au tableau.

Autres améliorations et réparations de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ 1.25.1 - Réparer le bug lors de l'attribution de formations ou de documents à un utilisateur qui amène certains items à être à la fois désactivés et non sélectionnés, ce qui peut les empêcher d'être sélectionné.

NOUVEAU Page de connexion universelle

Il est désormais possible d'accéder à la page de connexion Nabu Pro de votre entreprise directement depuis notre site Web, Nabupro.com.

Vous pouvez accéder à notre page de connexion universelle en cliquant sur le bouton Connexion situé dans le coin supérieur droit de notre site Web.

Bouton de connexion universelle

Pour accéder à l'application de votre entreprise, vous devez saisir votre code d'entreprise dans le champ. Le code de votre entreprise vous est fourni par Nabu Pro et comprendra une combinaison de chiffres et de caractères.

Les superviseurs peuvent accéder à ces informations en se rendant sur les options de leur compte dans le coin supérieur droit de l'application et en sélectionnant la nouvelle option disponible, Paramètres de compagnie.

NOUVEAU Section FAQ ajoutée à notre Documentation

Une nouvelle ressource est disponible dans notre Documentation pour répondre aux questions les plus fréquemment posées par les superviseurs. Vous pouvez accéder à cette nouvelle FAQ depuis notre page de documentation.

Page FAQ

Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle question figurant au début de la section pour accéder directement aux informations pertinentes. Vous pouvez également utiliser le champ de recherche situé dans le coin supérieur droit pour rechercher des questions spécifiques.

Nouveau Bouton d'Aide

Vous trouverez maintenant dans le coin inférieur droit de votre application superviseur un nouveau bouton d'aide. En cliquant ici, vous accédez rapidement à la nouvelle section FAQ ou au Guide du Superviseur.

Boutton d'aide

Autres améliorations et réparations de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ 1.24.9 - Réparer le bogue qui empêche de créer un tag de version avec un nom ayant été utilisé pour une autre resource.
• BOGUE RÉPARÉ 1.24.8 - Réparer le bogue où la séquence des dates de renouvellement n'est pas toujours prise en compte lors de l'ajour de tentatives rétroactives pour les types d'expiration premier du prochain mois et même date.
• BOGUE RÉPARÉ 1.24.7 - Réparer le bogue sur iOS 14.5 et plus avec la manipulation des fichiers à téléverser lors de la création d'une resource.
• BOGUE RÉPARÉ 1.24.6
  • Réparer le problème de crash de google chrome sur android lorsqu'une video est jouée pendant une formation.
  • Réparer le bogue qui empêche de supprimer les médias de diapositives qui contiennent certains caractères spéciaux dans leur titre.
  • Réparer le bogue lorsqu'on manipule des fichiers à téléverser dans un formulaire pour le navigateur Firefox.
• AMÉLIORATION 1.24.5 - Améliorations du UX dans la partie théorique du module de formation.
• AMÉLIORATION 1.24.4 - Améliorations au UX du widget pour l'importation de tentatives en lots.
• AMÉLIORATION 1.24.3 - Améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ 1.24.2 - Réparer le bogue sur la page de soumission d'un document ou d'une formation externe du côté utilisateur où les widgets pour téléverser un fichier et inscrire une note ne fonctionnent pas sur iPad.
• AMÉLIORATION 1.24.1 - Amélioration du module d'importation en lots des tentatives et entrées de document.

NOUVEAU Fenêtres de temps personnalisables Disponible et Expiration imminente pour les formations et documents

Il est maintenant possible de définir la fenêtre de temps durant laquelle les formations et documents auront le staut d'Expiration imminente pour les utilisateurs dans le tableau de bord du superviseur. Par exemple, en définissant la fenêtre de temps d'Expiration imminente à 15 jours pour une formation ou un document donné, les utilisateurs auront le staut d'Expiration imminente seulement 15 jours avant l'expiration de leur éligibilité.

Cela signifie également que le champ Fenêtre de temps pour compléter, désormais appelé Fenêtre pour la disponibilité, n'affecte plus le statut d'Expiration imminente de vos utilisateurs.

Nouveau widget pour définir vos fenêtres de temps

Là où vous trouviez précédemment le champ Fenêtre de temps pour compléter lors de la modification d'une formation ou document, vous aurez désormais accès à un widget utile vous permettant de définir dynamiquement vos paramètres désirés pour les deux fenêtres de temps. Vous pouvez toujours saisir manuellement les fenêtres horaires souhaitées dans les champs situés au-dessus. Le widget ajustera automatiquement sa position pour refléter visuellement les dates que vous avez choisies.

Voir l'exemple de comment fonctionne ce nouveau widget ci-dessous:

Dois-je faire des changements?

Si vous êtes satisfaits avec la configuration actuelle, aucun changement n'est requis. Les fenêtres de temps pour la disponibilité et l'expiration imminente de tous les nouveaux documents ou formations demeurent à la valeur par défaut de 30 jours. Autrement, vos formations et documents existants conserverons leur configuration actuelle.

Comment faire un changement

Pour apporter tout changement à vos fenêtres de temps, veuillez visiter la page de modification de l'information d'une formation ou d'un document:
Sélectionner une formation / document --> Options --> Modifier l'information de la formation / document..

NOUVEAU Liste des changements apportés à une formation ou un document

Désormais, toutes les modifications apportées à une formation ou à un document (à l'exclusion des utilisateurs et départements assignés) seront conservées dans l'application. Les superviseurs pourront accéder à ces informations, ce qui leur permettra de suivre les changements dans le temps et à travers différentes versions. Vous pouvez trouver cette nouvelle fonctionnalité en accédant à une formation ou un document, où la nouvelle option Liste des changements apportés est désormais disponible pour les utilisateurs disposant des permissions requises.

Tags de versions de documents et formations

Il est également possible pour les superviseurs de créer des tags de version dans la Liste des changements apportées, afin d'identifier clairement les séries de modifications associées à une version spécifique de la formation ou du document.

• Les tags créés apparaîtront dans la Liste des changements apportés et afficheront les détails qui ont été fournis sur la version.
• Les superviseurs peuvent générer un rapport PDF pour un tag, qui répertorie toutes les entrées du journal des modifications précédant le tag, jusqu'à la version précédente s'il y en a une.

Voir l'exemple de comment accéder la liste des changements, créer un tag et générer un PDF ci-dessous:

NOUVEAU Superviseur immédiat d'un utilisateur

Les superviseurs ont désormais la possibilité de définir un superviseur immédiat lors de la création ou modification d'un compte utilisateur. Ils peuvent maintenant voir le champ du superviseur immédiat dans les informations de profil d'un utilisateur. Ces informations apparaîtront également sur les factures reçues de Nabu Pro, vous permettant de suivre vos dépenses plus facilement.

Voir l'example ci-dessous:

Superviseur immédiat d'un utilisateur

NOUVEAU Mise à jour de l'échéancier des courriels automatiques

Des ajustements ont été apportés au nombre de notifications automatiques par e-mail envoyées par l'application. Voici les nouvelles règles:

UTILISATEURS:

• Le jour où un article devient disponible (8:30)
• 15 jours avant l'expiration (8:00)
• 5 jours avant l'expiration (8:00)
• 3 jours avant l'expiration (8:00)
• 2 jours avant l'expiration (8:00)
• 1 jour avant l'expiration (8:00)

SUPERVISEURS:

• 5 jours avant l'expiration (8:15)
• 1 jour avant l'expiration (8:15)
• Courriel hebdomadaire le mercredi des utilisateurs expirés (16:00)
• Courriel bihebdomadaire les mardis et vendredis des utilisateurs qui n'ont pas lu un mémo (9:00)

Autres améliorations et réparations de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ Réparation du bogue lors du téléversement de fichers à partir de la plateforme IOs.
• BOGUE RÉPARÉ 1.23.10 - Amélioration et ajustements pour le calcul des dates d'expiration et la validation de leur validité lors des cas particuliers où des tentatives rétroactives sont mélangées à des tentatives régulières.
• BOGUE RÉPARÉ 1.23.10 - Réparer le bogue où le journal des modificatiosn des tentatives rétroactives affiche des dates erronées.
• BOGUE RÉPARÉ 1.23.9 - Réparer le bogue avec la fonctionnalité de recherche des mémos qui n'affiche pas les mémos qui n'ont pas de départements.
• BOGUE RÉPARÉ 1.23.9 - Réparer le bogue où les utilisateurs avec de vieilles licences sont dupliqués dans la liste d'utilisateurs servant à assigner les utilisateurs d'un département.
• BOGUE RÉPARÉ 1.23.8 - Régler le problème où certains utilisateurs doivent parfois faire 3 tentatives de connection avant d'avoir accès à la plateforme.
• BOGUE RÉPARÉ 1.23.7 - Réparer le bogue empêchant d'afficher les prérequis d'une formation lorsqu'on assigne les formations à un nouvel utilisateur au moment de sa création.
• AMÉLIORATION 1.23.3 to 1.23.6 - Améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ 1.23.2 - Réparer l'affichage des périodes de temps lorsque ça dépasse 24 heures.
• BOGUE RÉPARÉ 1.23.1 - Résolution du bogue où certaines pièces jointes ne peuvent pas être supprimées lors de la modification d'une resource.

NOUVEAU Vue partielle des utilisateurs archivés

Les superviseurs ont désormais un accès limité aux profils des utilisateurs archivés. Ils peuvent visualiser ce que l'utilisateur a déjà complété et télécharger un résumé des éléments complétés.

• La liste des utilisateurs archivés permet de cliquer sur un utilisateur archivé et d'accéder à la page de détails.
• Le superviseur peut exporter le profil de l'utilisateur archivé vers un rapport PDF.
• Si le superviseur a la permission de le faire, il peut rétablir l'utilisateur à partir du bouton supérieur droit de la page des détails de l'utilisateur archivé.

Voir l'exemple des utilisateurs archivés ci-dessous:

AMÉLIORATION Meilleure indication des prérequis lors de l'attribution des formations et des documents.

En modifiant les formations et les documents attribués à un utilisateur, les superviseurs ont désormais une vision plus claire des prérequis d'une formation ou d'un document, ainsi que de ses dépendants (les formations ou documents pour lesquels il est lui-même un prérequis).

Comme précédemment, les formations ou documents qui ont des prérequis ont un icône d'avertissement jaune, et le fait de cliquer dessus ouvre un dialogue avec toutes les informations.

Dorénavant, vous constaterez également que certains items sélectionnés peuvent être bloqués. Un item bloqué indique qu'un ou plusieurs items pour lesquels l'item présent est un prérequis sont présentement sélectionnés. Pour désélectionner l'item bloqué, ses dépendants doivent être désélectionnés au préalable, tel qu'indiqué dans l'exemple ci-dessous:

AMÉLIORATION Personnalisation du rapport PDF sur la conformité des utilisateurs

Lors de la génération d'un PDF du profil de l'utilisateur sur la page des détails de l'utilisateur (coin supérieur droit du tableau des éléments à compléter), un nouveau dialogue offre la possibilité de modifier le rapport à générer de la manière suivante :

• Possibilité d'inclure tous les mémos lus précédemment par l'utilisateur.
• Possibilité d'inclure toutes les formations ou tous les documents qui ont été complétés précédemment et qui ne sont plus assignés à l'utilisateur.
• Possibilité d'inclure les mémos que l'utilisateur n'a pas encore lus.
• Possibilité de filtrer le rapport par les départements actuellement sélectionnés dans le filtre des départements du tableau des items à complétés.

Voir l'exemple d'affichage du rapport de conformité de l'utilisateur:

AMÉLIORATION Filtrer par département dans le rapport PDF sur la conformité des formations

Lors de la génération d'un Rapport de Conformité de la Formation, les superviseurs ont maintenant la possibilité de filtrer par les départements actuellement sélectionnés dans le filtre des départements du tableau des utilisateurs assignés à la formation ou au document. Cette amélioration est similaire à celle faite au rapport de conformité de l'utilisateur expliqué dans la section précédente.

Lorsque sur la page de détails d'une formation, cliquez le bouton Générer le PDF dans le coin supérieur droit du tableau. Une boîte de dialogue apparaît et offre à l'utilisateur d'appliquer le filtre des départements. Il est à noter que pour avoir cette option, des départements doivent être sélectionnés au préalable dans le filtre du tableau, tel que montré sur l'image suivante:

Boîte de dialogue pour le rapport de conformité de la formation

NOUVEAU Accès au mémos lus de l'utilisateur

Les superviseurs ont désormais accès à la liste des mémos qu'un utilisateur a précédemment lus.

Dans la page de détails de l'utilisateur, Sélectionner le menu Options ; vous y trouverez la nouvelle entrée Items complétés désassignés et mémos lus qui remplace l'entrée précédente Formations non assignées et documents complétés. Cette nouvelle entrée permet, dans une seule vue, de voir à la fois les mémos lus précédemment et, comme auparavant, les formations et les documents qui ont été complétés et qui ne sont plus assignés.

Voir ci-dessous pour accéder à la nouvelle section:

Options pour voir les items désassignés complétés et les mémos lus

Autres améliorations et résolutions de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ 1.22.11 - Résolution du bogue où les mises à jour appliquées sur les formations fournies par Nabu Pro écrasent les paramètres de la formation spécifiques au client, soit:
  • la période de validité
  • la durée de la fenêtre pour compléter une formation
  • le score minimum.

  Les paramètres du client qui ont été écrasés ont été rétablis et les dates de renouvellement qui ont été affectées par le bogue ont été rétablies pour correspondre aux paramètres du client.

• AMÉLIORATION 1.22.10 - Clarifier les instructions pour réinitialiser le mot de passe et appliquer une limite de 30 minutes pour la validité du lien de réinitialisation du mot de passe.
• BOGUE RÉPARÉ 1.22.09 - Réparer le bogue empêchant les utilisateurs de télécharger les pièces jointes pour des entrées de documents ou des formations externes.
• AMÉLIORATION 1.22.08 - Améliorations internes.
• AMÉLIORATION 1.22.07 - Amélioration de l'efficacité de l'utilisation des ressources pour l'outil de conversion des PDF en diapositives.
• AMÉLIORATION 1.22.06 - Augmentation de la résolution des diapositives créées avec l'outil de conversion des PDF en diapositives.
• AMÉLIORATION 1.22.05 - Augmentation des restrictions liées à la gestion des mots de passe.
• AMÉLIORATION 1.22.04 - Ajustements pour migrer au nouvel outil de conversion des PDF en diapositives.
• BOGUE RÉPARÉ 1.22.03
  • Améliorations internes.
  • Réparer l'erreur lors du chargement de la page d'historique d'une formation externe ou d'un document du côté utilisateur.
  • Réparer la suppression d'une pièce jointe de formation ou document.
• AMÉLIORATION 1.22.02 - Améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ 1.22.01 - Réparer l'affichage des pièces jointes multiples pour les formations et documents archivés.

AMÉLIORATION Plusieurs pièces jointes + Téléversement glissé-déposé

Tous les téléversements de fichiers peuvent désormais utiliser le "glissé-déposé". De plus, il est maintenant possible d'attacher plusieurs pièces jointes pour les éléments suivants:

• formation
• document
• mémo
• tentative pour une formation externe
• entrée d'un document

Voir l'exemple ci-dessous pour une formation:

AMÉLIORATION Ajout du média de diapositive de type image + Amélioration du module de téléversement

Il est désormais possible d'ajouter des images comme média de diapositive. De plus, le module d'ajout a été simplifié et utilise le "glissé-déposé" tel que mentionné précédemment. Voir l'exemple ci-dessous:

AMÉLIORATION Commentaires pour les formations internes

Il est désormais possible d'ajouter des commentaires à une formation interne de la même façon que cela peut être fait pour les formations externes et les documents. Les commentaires s'affichent dans le panneau d'information de la formation et ils peuvent être modifiés dans la page de modification de l'information d'une formation.

AMÉLIORATION Note pour une tentative rétroactive d'une formation interne

Il est désormais possible d'ajouter une note à une tentative rétroactive pour une formation interne. Cette note s'ajoute lors de la création ou modification de la tentative rétroactive et est accessible à partir des options de la tentative, tel qu'affiché dans les deux figures ci-dessous:

     

Options de la tentative rétroactive (gauche) et boîte de dialogue affichant la note (droite)

Autres améliorations et résolutions de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ 1.21.4 - Afficher les formations et utilisateurs archivés d'un département et permettre de les retirer afin de pouvoir supprimer le département.
• BOGUE RÉPARÉ 1.21.3
  • Réparer le lien raccourci pour modifier les départements d'une formation ou d'un document lorsque ce dernier n'en a aucun.
  • Réparer l'erreur de chargement de la page de détails pour une formation externe ou un document lorsqu'un superviseur a le rôle de "monitoring".
• BOGUE RÉPARÉ  1.21.2 - Calcul de l'expiration au premier du prochain mois:
  Si le renouvellement pour une formation/document expirant au premier du prochain est fait à la date limite (le premier du mois), la règle du premier du prochain mois doit être respectée, car il est légal de gagner un mois à chaque période de renouvellement selon la réglementation de transport Canada (voir TP 6533 - Dixième édition - Juin 2017 - page 104).
• AMÉLIORATION  1.21.1 - Améliorations internes.

NOUVEAU Deux Types de licences pour utilisateurs: Contrôle et Communication

Chaque utilisateur est désormais associé à un type de licence parmi les deux suivantes: Contrôle et Communication.

Licence Contrôle

La licence contrôle est assignée par défaut à l'ensemble des utilisateurs actuels. Celle-ci donne à l'utilisateur accès à l'ensemble des fonctionnalités: mémos, documents et formations.

Licence Communication

La licence communication vise les membres d'une équipe devant être informés des communications importantes, mais n'ayant pas le besoin de compléter des formations ou documents. Cette nouvelle licence permet de garder l'ensemble de l'équipe informé sans en payer le plein prix.

Gestion des licences

• Les nouveaux utilisateurs sont associés à une licence au moment de leur création.
• Les utilisateurs existants sont automatiquement assignés à la licence Contrôle.
• La licence d'un utilisateur peut être mise à niveau ou rétrogradée en tout temps. Il suffit d'accéder aux options de la page du profil de l'utilisateur pour faire le changement.
• Lors de la mise à niveau d'une licence Communication vers Contrôle, la différence est facturée au prorata en fonction du temps restant à la licence initiale. Par exemple, le coût pour la mise à niveau d'une licence annuelle expirant dans 45 jours est la différence de prix entre les deux licences facturée pour une période 45 jours.
• Lorsqu'une licence est rétrogradée, la différence n'est pas remboursée et l'utilisateur peut être remis à niveau librement jusqu'au renouvellement de la licence.

NOUVEAU Assigner plusieurs mémos à un utilisateur

Afin de faciliter le processus pour assigner des mémos à un utilisateur (spécialement lors de la création d'un nouvel utilisateur), nous avons ajouté la possibilité d'assigner des mémos de la même façon que les documents et formations sont assignés.

Assigner des mémos à un utilisateur

Tel qu'affiché dans la figure ci-dessus, les mémos sélectionnés sont mis en évidence et leur nombre est affiché dans la section de droite. Il est à noter que les mémos sont affichés par ordre chronologique inverse et les mémos déjà en vigueur ont leur date d'entrée en vigueur surlignée en vert.

Vous avez probablement remarqué le bouton Filtres au dessus de la liste des mémos. Ce dernier est une nouvelle fonctionnalité qui améliore la navigation sur les pages ayant du contenu assignable. Veuillez lire la section suivante pour en connaître les détails.

NOUVEAU Filtrer les items assignables

Toutes les pages où des items peuvent être assignés (assigner des mémos, formations, départements, etc.) ont désormais des filtres afin de faciliter la sélection des items. La vidéo qui suit montre comment un utilisateur peut:

• Filtrer par titre ou nom
• Filtrer par départements
• Filtrer rapidement par les départements du sujet (par exemple, filtrer par le département de l'utilisateur auquel on assigne des formations)
• Afficher les items d'un certain type seulement (formation vs document)
• Afficher les items sélectionnés seulement
• Savoir en tout temps le nombre d'items sélectionnés et le nombre parmi eux qui sont visibles lorsque des filtres sont appliqués
• Effacer les filtres

AMÉLIORATION Synchronisation entre les pastilles d'éligibilité et les filtres appliqués

Les nombres affichés sur les pastilles d'éligibilité sont désormais synchronisés avec les filtres appliqués. Par exemple, si la liste des utilisateurs est filtrée par départements, les nombres affichés sur les pastilles d'éligibilité s'adaptent en conséquence, comme on peut le voir dans la vidéo ci-dessous:

Autres améliorations et résolutions de bogues :

• AMÉLIORATION  1.20.8 - Ajustements internes
• AMÉLIORATION  1.20.7 - Ajustements mineurs pour ajouter des traductions manquantes et permettre de sauvegarder une formation sans instructeur
• AMÉLIORATION  1.20.6 - Ajuster la redirection lorsqu'un utilisateur a un mot de passe temporaire
• AMÉLIORATION  1.20.5 - Améliorations internes.
• AMÉLIORATION  1.20.4 - Ajustement d'affichage et améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ  1.20.3 - Réparer les permissions pour le rôle "superviseur".
• BOGUE RÉPARÉ  1.20.2 - Permettre aux superviseurs non Nabu Pro de modifier l'information des formations fournies par Nabu Pro.
• AMÉLIORATION  1.20.1 - Réduire le temps de téléchargement des fichiers pdf.

NOUVEAU Fenêtre de temps personnalisable pour compléter une formation ou un document

Il est maintenant possible de définir la fenêtre de temps durant laquelle une formation ou un document est disponible pour être complété par l'utilisateur. Par exemple, en établissant la fenêtre de temps pour une formation ou un document donné à 60 jours, les utilisateurs peuvent compléter la formation ou le document jusqu'à 60 jours avant leur expiration. Cela signifie également que les utilisateurs auront le statut d'Expiration imminente pour une durée de 60 jours avant leur expiration.

Comment est-ce que cela affectera les dates d'expirations?

Le calcul de l'expiration a été amélioré afin de s'adapter à cette nouvelle fonctionnalité. Il y a maintenant 3 options de calcul de l'expiration:

1. Expiration en fonction du dernier renouvellement:
   Par exemple, pour une formation annuelle ayant été complétée pour la première fois le 5 août 2020, la date d'échéance pour 2021 est établie au 5 août. Si la formation est renouvelée le 27 Juillet 2021, alors la prochaine date d'échéance est établie au 27 juillet 2022.
2. Expiration à date fixe:
   Par exemple, pour une formation annuelle ayant été complétée pour la première fois le 5 août 2020, toutes les dates d'expiration subséquentes sont établies au 5 août. Autrement dit, si, l'année suivante, la formation est renouvelée le 27 Juillet, la prochaine date d'échéance demeurera tout de même le 5 août, à condition que le renouvellement s'effectue à temps.
3. Expiration au premier du prochain mois:
   Par exemple, pour une formation annuelle ayant été complétée pour la première fois le 5 août 2020, l'expiration est établie au premier jour de septembre chaque année, à condition que le renouvellement s'effectue à temps.

Dois-je faire des changements?

Si vous êtes satisfaits avec la configuration actuelle, aucun changement n'est requis. La fenêtre de temps pour tous les documents et formations demeure à la valeur par défaut de 30 jours. Les documents et formations qui venaient à expiration au premier du prochain mois sont inchangés, et les autres expirent en fonction du dernier renouvellement, comme ce l'était précédemment.

Comment faire un changement

Pour amener tout changement à la fenêtre de temps ou à l'option du calcul de la date d'expiration, veuillez visiter la page de modification de l'information d'une formation ou d'un document:
Sélectionner une formation / document --> Options --> Modifier l'information de la formation / document.

NOUVEAU Nouveau logo et nouveau design des certificats

Nous avons un nouveau logo et un nouveau design pour les certificats!

Nouveau design du certificat

Autres améliorations et résolutions de bogues :

• BOGUE RÉPARÉ  1.19.4 - Réparer les mauvais messages d'erreur affichés dans le formulaire d'ajout de médias de diapositives lorsque le format du fichier n'est pas respecté.
• AMÉLIORATION  1.19.3 - Permettre d'invalider l'éligibilité d'un utilisateur lorsqu'il est en expiration imminente. Amélioration pour s'assurer que l'option est disponible que lorsqu'il a au préalable une tentative réussie ou une entrée de document valide.
• AMÉLIORATION  1.19.2 - Améliorations internes.
• AMÉLIORATION  1.19.1 - Ajout de la fonctionnalité d'importation en lots pour des documents.

NOUVEAU Prérequis pour formations et documents

À noter que toute l'information concernant cette fonctionnalité est également valide pour les documents.

Il est désormais possible d'établir des prérequis afin que les formations soient complétées dans un ordre spécifique. Lorsqu'une liste de prérequis est établie pour une formation, le système s'assure que l'utilisateur l'ait complétée entièrement avant de débloquer la formation. Si les prérequis ne sont pas satisfaits, l'utilisateur est informé des formations et documents qu'il doit compléter pour satisfaire ces prérequis, tel que démontré dans la figure suivante:

Prérequis non-satisfaits

La liste des prérequis peut être modifiée dans la page de modification de l'information d'une formation:

La gestion des prérequis peut facilement se compliquer, c'est pour cela que le système gère automatiquement les cas suivants:

• Lorsque les prérequis d'une formation sont modifiés, les utilisateurs assignés à cette formation sont automatiquement assignés aux nouveaux prérequis s'ils ne le sont pas déjà. Une notification par courriel leur est envoyée afin de les informer sur les nouveaux prérequis à remplir.
• Lorsque de nouveaux utilisateurs sont assignés à une formation ayant des prérequis, ces derniers sont automatiquement assignés aux prérequis s'ils ne le sont pas déjà. La notification par courriel les informera également des prérequis associés à la nouvelle formation.
• Lorsque des formations ou documents sont assignés à un utilisateur, les prérequis nécessaires sont automatiquement assignés à l'utilisateur.
• Les prérequis ne peuvent pas être archivés.
• Lorsqu'une formation ou document est dupliqué, les prérequis sont également transférés vers le duplicata.
• Une formation ne peut avoir comme prérequis une autre formation pour laquelle elle est elle-même un prérequis (pas de dépendance circulaire).

AMÉLIORATION Modifier le contenu d'une question ainsi que ses références

La page de modification du contenu d'une question inclut désormais les références. Cela permet de faire plus d'actions avec moins d'étapes de navigation. Le bouton de sauvegarde a été amélioré pour permettre de retourner au sommaire des questions ou d'aller directement à la page de création d'une nouvelle question.

Modification des références et du contenu d'une question sur une même page

Tel que démontré dans la figure ci-dessus, l'aperçu des diapositives n'a pas été ajouté pour accompagner le module de modification des références. Si un aperçu est nécessaire, l'utilisateur peut procéder ainsi:

• Ouvrir un onglet affichant la liste des diapositives;
• L'ancienne page de modification des références contenant l'aperçu des diapositives est toujours disponible.

Autres améliorations et résolutions de bogues :

• AMÉLIORATION L'affichage des blocs d'information du tableau de bord a été retravaillé afin d'éviter la juxtaposition de l'information lorsque la page est visionnée sur un écran de plus petite taille.
• AMÉLIORATION Lors de l'envoi de la notification par courriel pour une formation réussie, le certificat est automatiquement attaché au contenu du message. Cela est valable pour les formations pour lesquelles l'instructeur signataire des certificats est configuré.
• AMÉLIORATION  1.18.5 - Les notifications par courriel destinées aux superviseurs sont désormais envoyées uniquement aux superviseurs partageant un département avec au moins un des utilisateurs mentionnés dans le message.
  
  Initialement, les départements partagés avec les formations mentionnées dans le message étaient également considérés, et cela avait pour effet pour certains superviseurs de recevoir des messages à propos d'utilisateurs qui ne les concernaient pas.
• AMÉLIORATION  1.18.4 - Améliorations internes.
• BOGUE RÉPARÉ  1.18.3 - Réparer l'erreur survenant lorsqu'on tente de créer un superviseur à partir d'un utilisateur existant.
• BOGUE RÉPARÉ  1.18.2 - Réparer l'erreur lorsqu'un utilisateur hybride est créé au lieu d'un nouvel utilisateur lorsque le formulaire de l'utilisateur hybride est visité avant de créer le nouvel utilisateur.
• AMÉLIORATION  1.18.1 - Améliorations internes.

NOUVEAU Un seul email pour un compte superviseur et utilisateur

Il est désormais possible de créer un superviseur à partir d'un utilisateur existant, et, vice versa, créer un utilisateur à partir d'un superviseur existant. Ces utilisateurs auront une mention hybride dans la liste des superviseurs. Les utilisateurs hybrides ont un bouton switch dans leur barre de navigation pour alterner entre le compte superviseur et utilisateur.

NOUVEAU Dupliquer une formation ou un document

Les superviseurs peuvent désormais dupliquer une formation ou un document. L'item dupliqué partagera les éléments suivants:

• Configurations (fréquence, instructeur, document de référence, etc.) à l'exception de la date de commencement;
• Contenu de formation (pour les formations internes);
• Départements assignés;
• Utilisateurs assignés.

NOUVEAU Invalider l'éligibilité d'une formation ou d'un document pour un utilisateur

Il est désormais possible pour les superviseurs d'invalider l'éligibilité d'un utilisateur pour une formation ou un document afin de forcer un renouvellement immédiat. Attention, cette action est irréversible.

NOUVEAU Désactiver les courriels de notifications d'un superviseur

Un superviseur peut désormais désactiver les courriels de notifications. Ce dernier ne recevra plus les notifications suivantes:

• Achèvement d'une formation par un utilisateur;
• Soumission d'un document ou d'un certificat de formation externe par un utilisateur;
• Accusé réception pour l'envoi des rappels auprès des utilisateurs pour compléter une formation, lire un mémo ou soumettre un document;
• Utilisateurs expirés.

Ces notifications peuvent être désactivées à partir des paramètres du compte du superviseur.

Autres améliorations et résolutions de bogues :

• AMÉLIORATION  1.17.3 - Améliorer l'affichage des mémos lorsqu'exportés en pdf.
• BOGUE RÉPARÉ  1.17.2 - Réparer l'erreur survenant lorsqu'une formation est assignée à de nouveaux utilisateurs avec l'option d'envoyer une notification sélectionnée.
• BOGUE RÉPARÉ  1.17.1 - Réparer l'erreur obtenue lorsqu'un utilisateur tente de télécharger le document de référence d'une formation à partir de la page de l'historique des tentatives d'une formation.

NOUVEAU Sections des documents

Nous avons ajouté une section destinée aux documents afin de mieux séparer une formation externe d'un document. Les documents agiront de façon similaire aux formations externes, avec la seule différence qu'ils auront leur section spécifique.

Nous avons ajouté des permissions additionnelles pour les documents. Les groupes de permissions par défaut ayant présentement accès aux formations se sont vu accorder les permissions équivalentes en ce qui a trait aux documents. N'oubliez pas de mettre à jour vos groupes de permissions personnalisés en conséquence.

Il est possible pour les superviseurs de déplacer des formations externes actuelles vers la section des documents, et vice-versa via la nouvelle action Déplacer vers les documents à partir de la page de détails d'une formation externe:

NOUVEAU Meilleure vue d'ensemble du profil de l'utilisateur

La page de détails de l'utilisateur offre désormais une vue d'ensemble sur le profil de l'utilisateur en affichant les mémos en attente ainsi que les documents, en plus des formations.

Page de détails de l'utilisateur

NOUVEAU Historique des formations et documents désassignés

Il est désormais possible d'accéder facilement à l'historique des formations et documents qui ont été complétés mais qui ne sont plus assignés à l'utilisateur. Pour ce faire, visiter la page de détails de l'utilisateur, ensuite choisir l'option Documents et formations complétés qui sont désassignés:

Documents et formations complétés mais désassignés

Autres améliorations et résolutions de bogues :

• AMÉLIORATION Du côté utilisateur, lorsqu'un utilisateur effectue la section théorique d'une formation, il lui est désormais possible d'accéder aux médias des diapositives précédentes.
• AMÉLIORATION Du côté superviseur, dans la page de détails de l'utilisateur, la liste des formations à compléter indique désormais si une formation est désactivée ou n'a pas de contenu, permettant de savoir directement si l'utilisateur a présentement accès à la formation ou pas.
• BOGUE RÉPARÉ Les utilisateurs restaurés ne sont plus automatiquement assignés aux formations et documents qui ont été ajoutés au système pendant qu'ils étaient archivés.
• AMÉLIORATION La plateforme s'assure désormais que les médias de diapositives sont complètement téléversés sur le serveur avant de les rendre disponibles à l'utilisateur.
• AMÉLIORATION Le module pour modifier le contenu des questions a été amélioré avec une meilleure fluidité de navigation pour l'ajout de questions et réponses.
• AMÉLIORATION Lorsque des questions d'une formation sont supprimées et que le nombre total de questions qui en résulte est inférieur au nombre préétabli de questions devant être posées lors de l'examen, ce nombre préétabli est automatiquement ramené au nouveau nombre total de questions.
• BOGUE RÉPARÉ Dans l'étape 4 de l'assistant par étape pour créer un utilisateur, le problème causant la date d'échéance initiale à être établie à celle d'aujourd'hui lorsque le champ est laissé vide a été réglé.
• BOGUE RÉPARÉ 1.16.2 - Le problème expérimenté par certains utilisateurs pour débuter un examen après avoir complété la section théorique a été réparé.
• AMÉLIORATION 1.16.1 - La taille maximale pour un document de référence pour une formation ou un document a été augmentée à 50Mo.

NOUVEAU Assistant par étape pour la création d'un mémo, formation et utilisateur

Le processus de création d'un mémo, d'un utilisateur et d'une formation a été amélioré avec un assistant par étape. Ce changement rassemble les actions requises, en réduit leur nombre et amène une uniformité à l'ensemble de la plateforme. Le processus par étape a été divisé de la façon suivante:

1. Créer le mémo, l'utilisateur ou la formation;
2. Assigner les départements;
3. Assigner les utilisateurs ou les formations.

NOUVEAU Assigner les utilisateurs d'un mémo directement

Il est désormais possible d'assigner directement les utilisateurs devant lire un mémo, de la même façon qu'on assigne des utilisateurs à une formation. Ainsi, les options d'un mémo sont modifiées pour avoir:

1. Modifier le contenu;
2. Modifier les départements;
3. Modifier les utilisateurs.

Finalement, tout comme pour une formation, les départements du mémo servent désormais de raccourcis pour sélectionner plus facilement un groupe d'utilisateurs visés.

NOUVEAU Ajouter des départements et utilisateurs à un mémo en vigueur

Il est désormais possible d'ajouter des utilisateurs et départements pour un mémo en vigueur. Cela facilite le processus pour informer des nouveaux utilisateurs ciblés par des mémos déjà en effet. Lorsque des utilisateurs sont ajoutés, le mémo devient en état En vigueur - Non lu par tous jusqu'à ce qu'il redevienne lu par tous à nouveau:

AMÉLIORATION Raccourcis pour modifier les départements et ensuite les utilisateurs

La modification des départements d'un mémo, d'une formation ou d'un utilisateur entraîne souvent la modification des utilisateurs ou formations assignés par la suite. Afin d'accélérer le processus, le bouton de sauvegarde offre désormais la possibilité d'aller directement à la page de modification des utilisateurs ou formations assignés:

Autres améliorations et résolutions de bogues :

• AMÉLIORATION Le tableau listant les médias des diapositives dans la page de détails d'une formation est désormais filtrable et triable.
• BOGUE RÉPARÉ 1.15.3 - Réparer la validation de duplicatas lors de l'ajout d'une tentative pour une formation externe du côté utilisateur
• BOGUE RÉPARÉ 1.15.1 - Réparer le problème d'affichage du logo de compagnie dans les certificats.